Система адаптации: анализируем и исправляем ошибки

765
Целенаправленная работа по адаптации новичка, когда надо начинать с команды, процесс адаптации – неформальная процедура, обсуждение должностной инструкции, знакомство нового человека с коллективом и другими отделами, включение в работу, «незамыленный» взгляд, попробовать с новичками новые методы работы

Позади праздничные каникулы, начался новый деловой сезон. Самое время корректировать систему адаптации. Ведь известно, что подходы к адаптации в системе управления персоналом должны постоянно обновляться с учетом требований рынка, развития корпоративной культуры компании. И конечно, адаптация является уникальным процессом, по которому можно оценить уровень кадрового менеджмента в организации. Мы расскажем вам о том, как избежать ошибок, которые допускают многие работодатели.

Система адаптации во многих компаниях идет по одной схеме: знакомство с коллективом – вхождение в работу – оценка результатов. Все верно, однако адаптация каждой категории специалистов имеет свои особенности. Так, например, адаптация сотрудников низшего звена и обслуживающего персонала, как правило, сводится к подписанию всех необходимых документов. В небольших компаниях и фирмах «семейного» типа целенаправленную работу по адаптации новичка тоже обычно не проводят, пускаяделона самотек. Практика показывает, что чаще всего в адаптации нуждаются рядовые специалисты и менеджеры среднего звена. О них и пойдет речь в этой статье.

Ошибка № 1. Все адаптационные мероприятия направлены на нового сотрудника.Зачастую ситуация складывается таким образом, что:

  • новый сотрудник пришел на должность, которую не прочь были бы занять другие члены команды. Отсюда – ревность, обида со стороны коллег;
  • сотрудник пришел, по мнению многих, на все готовое, большинство из старожилов говорят: «Со мной так не возились». Это так называемая офисная дедовщина;
  • новичка представляют как «звезду», «надежду» и «новый взгляд». У старых сотрудников появляется защитная реакция, которая связана с желанием обезопасить свою компетентность. Особенно это касается работников старшего возраста;
  • вопросы новенького нередко раздражают старожилов, так как на половину из них нет четкого объяснения. Ведь часто бывает, что многие, возможно, даже нелогичные вещи сложились исторически;
  • сотрудники не знают о новичке ничего, поэтому вполне естественно, что возникает любопытство, порождающее различные слухи.

Правильный путь. На самомделеначинать нужно с команды. Менеджер по персоналу обязательно должен побывать в отделе, куда придет новый сотрудник, и пообщаться с коллективом, ответить на вопросы, рассказать всем о программе тренингов, инструктажей, бесед и т. п., что предстоит новичку, и «включить» коллектив в эту систему. На наставника и неформального лидера следует возложить особую роль – профессиональное и социальное покровительство. Можно также в первые две недели назначить «негласное» дежурство: по очереди приглашать новичка ходить вместе на обед. Если менеджер по персоналу спрашивает, зачем все это нужно, – значит, он ленивый психолог или сторонник теории «Спасение утопающих –делорук самих утопающих».

Старожилы должны быть настроены на то, чтобы мотивировать нового сотрудника задавать как можно больше вопросов. Как вариант можно использовать такой юмористический лозунг, который объявляется и самому новичку: «Бойся того новичка, который ничего не спрашивает». Команду также нужно убедить в том, что новые знания об опыте других компаний – это расширение профессионального кругозора, поэтому порекомендуйте сотрудникам расспрашивать новичка об особенностях бизнес-процессов его предыдущих компаний. Это отличная возможность обменяться опытом.

Мнение специалиста

Оксана ЛЫНДИНА,
руководитель консалтинговой компании «Внештатный HR»:

– Адаптация сотрудников, работающих «в полях», например, торговых представителей, мерчандайзеров, агентов, имеет свои особенности. Специфика их работы не предполагает тесное «вхождение в коллектив» и постоянную работу в офисе. Эти сотрудники работают как самостоятельные профессионалы-одиночки вне офиса. Они – посредники между торговой точкой и ком-панией. Их рабочее место – подотчетная территория. Поэтому для адаптации этой категории специалистов понадобятся штатные тренеры, они – первое звено в построении системы. Задача тренера – обучить новичка коммуникации с клиентами, аргументации, работе с возражениями, техникам заключения сделок. Второе звено в адаптации «полевого» персонала – супервайзеры (руководители группы торговых представителей), задача которых – наставничество, обучение «в полях», на собственном опыте и контроль работы. Супервайзеры играют главную роль в адаптации торговых представителей. Именно они занимаются формированием своей команды, оказывают помощь, несут идеологию и корпоративную культуру компании в массы.

Кроме того, можно предложить новичку написать о себе так, как он сам захочет: где учился, чем увлекался, какой опыт получил и т. п. С неформальной фотографией такую заметку можно разместить на сайте компании или информационной доске под объявлением, что в такой-то день в таком-то отделе приступил к работе новый сотрудник.

Ошибка № 2. Непосредственный руководитель оценивает результаты работы нового сотрудника и передает заполненные формы в отдел персонала.Процесс адаптации превращается таким образом в формальную процедуру и сводится к заполнению бланков, которые благополучно «оседают» в отделе персонала.

Правильный путь. В этих действиях не будет ошибок, если им предшествовали следующие события:

  • в первые дни работы менеджер по персоналу сообщает сотруднику, как проходит процесс оценки результатов испытательного срока: какие формы заполняются, какие критерии лежат в основе оценки, когда и в каком порядке будет проходить обсуждение;
  • непосредственный руководитель четко разъясняет должностные обязанности сотрудника, индивидуальное задание на период испытательного срока, правила, нормы и стандарты поведения в офисе;
  • новый сотрудник понимает, что он также будет сам оценивать себя и обсуждать с руководителем возможности улучшения своей работы.

Если сотрудник делает что-то не так – он первым должен узнать об этом. Причем от своего непосредственного руководителя и не позже, чем через месяц работы в компании. Если руководитель авторитарен, желательно, чтобы в беседе участвовал HR-менеджер компании.

Совет

Если на момент вашего прихода в компанию программа адаптации вообще отсутствует или оставляет желать лучшего, утвердите программу адаптации для себя и пройдите ее сами. Так вы опробуете программу и сможете своевременно ее скорректировать.

Таким образом, подведение итогов испытательного срока – это не только заполнение бланков, предоставленных кадровой службой. Это трехсторонний процесс: активное взаимодействие руководителя, менеджера по персоналу и нового сотрудника. Как результат этого процесса – комментарии руководителя и HR-а – ходатайства, рекомендации, заявки (например на дополнительное обучение). А также сведения о самооценке сотрудника, уровне самокритичности, его пожеланиях по дальнейшему обучению и развитию. Обсуждение с сотрудником результатов и возможностей совершенствования его деятельности – знак уважения его как личности.

Ошибка № 3. Инспектор по кадрам: «Это вашадолжностная инструкция. Подпишите».Такой подход может означать только то, что инструкция формальна и может подойти под любую профессию, стоит лишь изменить несколько слов. В этом случае лозунги о приветствии инициативы, конструктивном диалоге и вовлеченности сотрудников в общееделозвучат несколько фальшиво и неубедительно.

Правильный путь. Чтобы избежать этой ошибки, необходимо, чтобы в первые дни работы непосредственный руководитель обсудил с новичком все пункты егодолжностной инструкции. У них должно быть одинаковое понимание того, что означает та или иная фраза, не должно быть расхождений в терминологии. Если должность новая, то целесообразно дать неделю-другую на обкатку содержаниядолжностной инструкцииили как вариант дать возможность сотруднику приготовить свой проект на основе корпоративного образца. Участие сотрудника в составлении, редактировании или хотя бы обсуждении своейдолжностной инструкциис непосредственным руководителем до момента ее подписания – проявление уважения и пример двустороннего сотрудничества.

Ошибка № 4. Адаптация – этоделоменеджера по персоналу и в крайнем случае – непосредственного руководителя.Это довольно распространенный стереотип. Однако сотруднику в процессе выполнения работы придется сталкиваться с гораздо большим количеством людей. И будет лучше, если вы представите нового человека всем, с кем он будет взаимодействовать.

Правильный путь. Чем с большим числом сотрудников познакомят новичка, тем больше у него будет возможностей понять специфику работы в вашей компании, взаимоотношений в коллективе, с сотрудниками. HR-у следует внести в адаптационную программу расписание встреч, которые в зависимости от должности нового сотрудника могут занимать от 15 минут до часа. Сотрудник должен побывать в каждом структурном подразделении компании, с которым ему придется взаимодействовать в дальнейшей работе. Благодаря таким встречам он узнает, чем занимается тот или иной отдел, каков порядок работы, а также получит информацию о новых проектах и познакомится с коллективом. Будущим коллегам всегда найдется, что обсудить, разъяснить, обучить, проинструктировать. Если менеджер по персоналу задает вопрос: зачем столько людей отвлекать от работы, он не на своем месте или что-то недопонимает в профессии. Отправьте его учиться.

Совет

Давая новичкам ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка, используйте такой прием: после прочтения документа все новые сотрудники должны задать два вопроса именно о том, о чем не написано в ПВТР. Благодаря этому можно будет скорректировать текст таким образом, чтобы в будущем подобных вопросов не возникало.

Ошибка № 5. Новый сотрудник вряд ли сможет предложить что-то интересное в первые дни работы.А зря Недооценка способностей новых сотрудников может лишить вас многих интересных предложений.

Правильный путь. Нужно сразу включать новичка в работу и привлекать к принятию решений. Компании, в которых проводится анкетирование сотрудников через два–три месяца их работы, серьезно подходят к диагностике корпоративной культуры. Это хорошая возможность выявить проблемы, лежащие, казалось бы, на поверхности. Новые сотрудники еще могут взглянуть «незамыленным» взглядом на действительность, сравнить компанию со своими предыдущими работодателями (возможно, даже конкурентами), внести предложения, задать руководству те вопросы, на которые они пока не получили ответа.

А как у вас?

Мы задали вопрос работодателям: что необычного есть в программе адаптации в вашей компании?

Мария ЛЕОНИДОВА,
менеджер по персоналу (Москва):

– Мы всегда назначаем кандидату, прошедшему конкурсный отбор, так называемый пробный день. Человек выходит на работу, но он еще не связан с компанией никакими договорными отношениями, он присматривается. Таким образом, мы даем человеку возможность еще раз подумать: а туда ли он попал? Ведь не зря говорят, что человек решает, насколько долго он задержится в компании, в первый день своей работы.

Николай БАЛУЕВ,
начальник службы персонала (г. Нижний Новгород):

– Мы обычно набираем специалистов группами. По крайней мере стараемся, чтобы на работу одновременно вышли 3–4 человека. Это облегчает новичкам процесс вхождения в коллектив, во время обучения они быстро знакомятся между собой и впоследствии чаще всего поддерживают хорошие отношения. Благодаря этому мы также сокращаем временные затраты уже работающих сотрудников, занятых в обучении новичков.

Вопросы можно объединить и предложить руководителю ответить на них в личной беседе или на обеде с группой новичков, успешно прошедших испытательный срок. Руководителям высшего звена также полезно узнать мнение новых сотрудников. Ведь иногда какие-то инициативы старожилов, положенные под сукно, повторяются в словах новичков и влияют на процессы изменений в компании.

Совет

В первый рабочий день нового сотрудника обязательно получите от него обратную связь, дайте ему возможность поделиться впечатлениями. Для новичка это будет хорошей поддержкой в незнакомой среде, а вам позволит уже на начальном этапе спрогнозировать возможные проблемные моменты и вовремя на них отреагировать.

Ошибка № 6. Программа адаптации должна включать в себя только хорошо отлаженные технологии.Многие HR-ы боятся предлагать эксперименты новичкам, чтобы лишний раз их не смущать. Однако как раз с новыми работниками можно попробовать новые методы работы.

Правильный путь. Многие новшества, которые отдел персонала хотел бы предложить на суд взыскательной, давно работающей публики, можно «обкатывать» на новичках в качестве пилотных проектов. Например, какой-нибудь новый тренинг по особенностям эффективных коммуникаций, на новогодней вечеринке ввести традицию тоста от самого почетного ветерана самому «зеленому» сотруднику или традиционное выступление новичков года с веселой импровизацией. Новые работники компании не знают, как было раньше, поэтому если вы их убедите, что принято вносить предложения по улучшению программы, которую они сами прошли, – в творчество будут вовлечены и они.

Ошибка № 7. Время, потраченное на адаптацию нового сотрудника, не должно превышать период испытательного срока.Если по условиямтрудового договораиспытательный срок завершен, это вовсе не означает, что сотрудник успешно адаптировался в компании.

Правильный путь. При разработке программы адаптации нужно учитывать специфику работы и индивидуальные качества работника. Так, например, в повышенном внимании со стороны сотрудников службы персонала и со стороны непосредственного руководителя нуждаются вчерашние выпускники школ и вузов. Ведь у них еще нет опыта работы, им нужно усвоить огромный объем информации. Кроме того, значительно больший срок для того, чтобы полностью освоиться в должности, требуется руководителям подразделений и топ-менеджерам. Так как на этих сотрудниках лежит ответственность за принятие решений, им необходимо как можно лучше узнать специфику бизнеса и корпоративной культуры компании. Что не всегда можно сделать за два–три месяца, которые обычно длится официальный период испытания.

Как видите, адаптация может быть очень интересным и постоянно развивающимся процессом, который естественным образом развивает команду и компанию в целом. И в этом смысле адаптация как часть процесса развития и обучения – самая творческая кадровая технология.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!