Как встретить Новый год большой компанией

425
Самостоятельная подготовка праздника, разбить проект на подзадачи, план подготовки мероприятия, подготовить списки приглашенных, Новый год – только для сотрудников компании, приезд сотрудников филиалов, сценарий и программа праздника, детальный анализ допущенных просчетов, корпоративная жизнь сотрудников

Если компания большая, состоит из нескольких разрозненных подразделений, то единственная возможность собрать всех вместе предоставляется только на общем празднике. И сотрудники, ответственные за организацию мероприятия, особенно стараются, чтобы это событие стало ярким и запоминающимся, продумывают весь сценарий до мелочей. О том, как с этим непростым делом справляется компания «ЛЕМАН СТАЛЬ», расскажет начальник отдела персонала

Наши праздники

В нашей компании традиционно отмечаются три больших события: Новый год, 8 Марта и День металлурга – наш профессиональный праздник (в июле). До моего прихода в компанию в 2003 году организацией корпоративных мероприятий занимались сотрудники отдела персонала совместно с офис-менеджерами. Но затем руководство решило полностью передать эти обязанности в ведение нашего отдела. И для остальных сотрудников теперь каждый праздник становится сюрпризом. Мы всегда стараемся хранить интригу до самого последнего дня.

Все праздничные мероприятия мы проводим в пятницу, перед выходными днями. Конечно, для этого приходится заранее подыскивать помещение для масштабного празднования, утверждать дату. Особенно это касается Нового года: всем, кто занимается организацией праздников, хорошо известно, какой ажиотаж по этому поводу начинается уже в сентябре. Поэтому подготовку к Новому году мы начинаем заранее, с июля, так как хочется иметь в запасе побольше времени.

Весь проект мы разбиваем на подзадачи со своими сроками и назначаем ответственных за каждую из задач (см. схему). Подготовку праздника мы осуществляем самостоятельно, не прибегая к помощи event-агентств: выбираем место, определяем технические требования, разрабатываем развлекательную программу. Благо у нас достаточно времени и возможностей.

План подготовки корпоративного мероприятия

Как встретить Новый год большой компанией

Готовим списки приглашенных

Несмотря на то что управляющая компания находится в Донецке, все корпоративные мероприятия мы проводим в московском филиале. Праздники организуются в среднем на 400–500 человек. Конечно, непросто бывает найти площадку для того, чтобы собрать на ней всех сотрудников компании. Поэтому мы чаще всего останавливаем выбор на территориях дворцов культуры и бизнес-центрах.

Когда приглашено такое число гостей, нужно серьезно просчитать каждый шаг и подстраховаться от возможных проблем. В такомделеважна каждая мелочь. Мы творчески подходим даже к такому моменту, как рассаживание гостей. Так, например, однажды банкетный зал был оформлен как географическая карта. Гости садились на те места, которые соответствовали расположению городов, из которых они приехали. Более того, даже столы были оформлены в стиле разных городов.

Мы считаем, что новогоднее корпоративное празднование – это праздник только для сотрудников компании. Поэтому не приглашаем мужей и жен наших сотрудников. Ведь одна из целей проведения праздника – это объединение персонала компании. А в случае если все будут семьями, то получится, что каждый сам по себе.

Чтобы оповестить всех сотрудников о готовящемся мероприятии, отделу персонала необходимо составить списки работников, клиентов и партнеров компании, заказать в типографии приглашения (заранее продумав дизайн) и разослать их по филиалам и подразделениям. В регионы приглашения высылаются по электронной почте, а по приезде сотрудников в Москву вручаются им лично в руки. Эти приглашения становятся пропуском на мероприятие. Мы уже опробовали на практике такую систему, когда при входе в зал празднования служба охраны просит предъявить пригласительный билет. Это избавляет нас от непрошенных гостей. Поэтому наша задача – проследить, чтобы все приглашения были вручены по адресу.

Также на наш отдел возложена обязанность по организации приезда сотрудников филиалов. Перелет и номера в московской гостинице для сотрудников удаленных подразделений финансируются компанией. Доставка от офиса к месту проведения праздника, а после него – до ближайшей станции метро осуществляется тоже за счет компании. Чтобы всем было комфортно, мы заказываем минимум шесть автобусов. И при отправлении используем так называемое правило двух автобусов. То есть мы отправляем первые пять автобусов в строгом соответствии с назначенным временем, а последний задерживаем на 10–15 минут, чтобы на него успели все опаздывающие. А первые автобусы едут не спеша, чтобы отстающий мог их догнать. При выборе места празднования мы стараемся предусмотреть, чтобы рядом была большая парковочная зона для автомобилей наших сотрудников.

Сценарий и программа праздника

Раньше, готовясь к проведению новогоднего праздника, мы каждому подразделению давали задание сочинить и отрепетировать развлекательные номера. А чтобы поддержать в наших сотрудниках дух здорового соперничества, авторитетное жюри, состоящее из высшего руководства компании, выбирало лучшие из представленных номеров и присуждало победителям призы. Таким образом после торжественной (официальной) части новогодний вечер проходил в духе капустника. И конечно, учитывая, что коллектив компании – это в основном молодые люди от 25 до 35 лет, ни один праздничный вечер не обходился без дискотеки.

В этом году впервые мы решили пригласить профессиональных ведущих и артистов. И здесь нужно быть внимательными: ведущим следует подать списки с именами руководителей и даже проставить ударения. Ведь неверно произнесенная фамилия может испортить человеку праздник. Необходимо просчитать даже количество микрофонов – их должно хватить для всех выступающих руководителей.

Фуршет обеспечивает профессиональная кейтеринговая компания, имеющая опыт работы на мероприятиях такого масштаба. Представители кейтеринговой компании предлагают «проверенные» площадки для проведения мероприятия. Кроме того, они предлагают в аренду различные элементы декора – оригинальные скатерти, подсвечники и прочее. Ведь оформление должно соответствовать мероприятию – елка, флористические композиции, символика компании и т. д.

И обязательный атрибут Нового года – фейерверк, которым занимается наша хозяйственная служба. Сотрудники службы умеют создавать оригинальные композиции, правильно сочетать цвета и формы залпов. Одним словом, профессионально делают фейерверк-шоу, которое захватывает гостей полностью. Хлопки, звезды, огни – все это также создает атмосферу праздника. Все происходящее снимает профессиональный фотограф. А мы затем раздаем диски всем участникам праздника на память.

Конечно, мы не повторяем сцена-рий новогоднего праздника из года в год, а постоянно стараемся придумывать что-то новое, чтобы удивить и заинтересовать наших сотрудников. Проводятся различные викторины, например по истории компании, различные конкурсы. Мы устраиваем лотереи, в которых можно выиграть весьма ценные призы – ноутбуки, телевизоры и прочее.

Спокойствие на празднике обеспечивает служба охраны той площадки, где проходит наше мероприятие. Но от охраны зависит далеко не все. Мы неоднократно просим сотрудников не омрачать самим себе веселье: не превышать норму алкоголя, не терять номерки от верхней одежды в гардеробе и не оставлять свои вещи без присмотра (особенно это касается женских сумочек). Мы не всегда можем проследить за сторонним обслуживающим персоналом и поэтому просим не брать с собой на праздник ценные вещи.

Работаем над ошибками

После проведенного мероприятия мы детально анализируем все наши просчеты и недоработки, так как они тоже имеют место быть. Например, выясняется, что были проблемы с уборкой мусора или такие неприятные моменты, как выдворение из зала празднования излишне выпивших сотрудников.

Затем после подробного анализа ситуации мы разрабатываем анкеты для работников с вопросами о впечатлениях от празднования. Мы благодарны всем сотрудникам, что они находят время для подробного заполнения анкеты. Результаты анкетирования мы также скрупулезно анализируем и делаем для себя соответствующие выводы. Не все предложения удается реализовать, но мы очень благодарны за любые советы и стараемся сделать каждый следующий праздник более комфортным и интересным. В прошлом году, например, мы решили не затягивать торжественную часть, а приготовили полностью развлекательное мероприятие в стиле ночного клуба эпохи диско.

Практика показала, что большинству сотрудников проводимые нами мероприятия все-таки нравятся. А это значит, что отдел персонала старался не зря. Что еще можно добавить – праздники в нашей компании были, есть и будут! Это наша традиция, которую год от года мы будем развивать и совершенствовать. Ведь отдел персонала – это не только место, где выдаются трудовые книжки и проходят собеседования. Это в первую очередь люди, которые стараются сделать корпоративную жизнь сотрудников интересной и увлекательной.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль