Используем Excel для работы с персоналом

1576
Основные термины для работы с программой (книга, таблица, строка, столбец, ячейка). Сортировка и фильтрация данных. Расчеты в таблицах. Алгоритм создания диаграммы. Одновременный доступ к документу. Защита информации

Работа с персоналом - это не только общение с людьми. Подготовка отчетов по эффективности работы, ведение базы данных кандидатов и обработка сведений о работниках компании... Со всеми этими задачами поможет справиться Excel. Возможности программы велики и помогут ускорить и облегчить работу с информацией. Давайте посмотрим, какие функции электронных таблиц Excel могут пригодиться вам в ежедневной работе.

Для начала напомним основные термины. Документ, созданный в Excel, называется книгой. Книга состоит из листов (на одном листе располагается одна таблица или диаграмма). Таблица состоит из строк и столбцов, имеющих соответственно цифровое и буквенное обозначение. Строки обозначаются цифрами. Столбцы - латинскими буквами и их сочетаниями. Клетки в таблице называются ячейками. Каждая ячейка имеет адрес, который образуется пересечением строки и столбца. Например, первая ячейка имеет адрес А1, так как находится в столбце А и строке 1. Теперь, когда мы вспомнили основные термины, можем перейти к самым необходимым функциям Excel.

Сортировка и фильтрация данных

Предположим, вам нужно составить таблицу со списком сотрудников, уволившихся из компании за определенный период. В таблице должны быть обозначены должности, подразделения, даты приема иувольнения, а также причиныувольнениясотрудников. Допустим, вы ввели в таблицу несколько десятков фамилий. И только после выполнения этой сложной работы выяснилось, что фамилии необходимо было расположить в алфавитном порядке. В Excel есть решение для такой проблемы - функция сортировки данных. Сортировка - упорядочение данных в выделенных строках или списке по алфавиту, величине или дате. Чтобы отсортировать ячейки в алфавитном порядке, выделяем их, затем обращаемся к меню «Данные» / «Сортировка» и выбираем параметры сортировки - по убыванию или по возрастанию. Все содержимое ячеек будет мгновенно отсортировано по указанным параметрам.

Совет

Для сложения чисел в одной строке или столбце пользуйтесь кнопкой «Автосумма». Сначала выделите ячейку, в которую нужно записать результат сложения, нажмите кнопку «Автосумма», а затем укажите диапазон суммируемых ячеек.

Рис. 1. С помощью функции «Автофильтр» можно быстро отсортировать информацию по нужному критерию

Excel для работы с персоналом

Кроме того, в Excel есть удобный и быстрый способ сделать выборку по какому-либо параметру и вывести на экран только необходимые данные. Для этого следует выделить строку с названиями столбцов, открыть «Данные» / «Фильтр» и поставить галочку на функции «Автофильтр» (рис. 1). На рисунке видно, что в верхних ячейках появляются списки, в которых можно выбрать условия фильтрации, например по причинамувольнения- низкая оплата труда, высокая нагрузка и т. д.

Рис. 2. Формулу для расчетов можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку функций

Excel для работы с персоналом

Расчеты в таблицах

Предположим, что в нашей таблице нужно просчитать, сколько времени уволившийся сотрудник проработал в компании. Конечно, можно посчитать все нужные данные вручную и ввести полученное число в таблицу. Но такой подход неэффективен при работе с большой таблицей. Ведь таблица состоит из многих строк и столбцов (в совокупности несколько тысяч ячеек). Здесь-то и придет нам на помощь возможность создавать формулы в таблицах Excel.

В нашей таблице (см. рис. 1) необходимо в ячейку G3 записать результат вычитания ячейки E3 (даты приема сотрудника на работу) из ячейки F3 (датыувольнениясотрудника). Выделяем ячейку, ставим в нее знак «=», выделяем мышью ячейку F3, ставим знак «-» и выделяем мышью ячейку E3. Подтверждаем всю проделанную нами работу кнопкой Enter. Теперь результат вычислен и записан в ячейку.

Обратите внимание: если выделить эту ячейку, в строке функций, которая находится непосредственно под панелями инструментов вверху окна, будет показана записанная формула. Эту формулу можно изменять как непосредственно в ячейке, так и в строке функций (рис. 2).
Так как в нашем случае мы работаем с датами, то и результат вычитания у нас получится в формате даты. Чтобы перевести в общий (или какой-либо другой по вашему усмотрению) формат, воспользуйтесь функцией «Меню» / «Формат ячеек». Выберите необходимый формат, в нашем случае нужно выбрать «Общий», и вы получите количество дней, которое сотрудник проработал в компании (рис. 3).

Рис. 3. Вы можете выбрать любой формат ячейки. Формат «Дата» легко трансформируется в «Общий»

Excel для работы с персоналом

Создаем диаграммы

Диаграмма - отличный способ наглядно представить информацию, которая находится в таблице. Предположим, вам необходимо построить диаграмму по столбцу B (перечень причинувольнения) и столбцу G (количество уволенных по указанной причине) (см. рис. 4). Эти столбцы удалены друг от друга, поэтому для их выделения необходимо нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее мышью, выделить один столбец, затем другой. После этого воспользуйтесь кнопкой «Мастер диаграмм», которая находится на стандартной панели. Вам будет предложен список всех возможных типов диаграмм, из которых вам нужно будет выбрать тип диаграммы (круговая, биржевая и другие на ваше усмотрение). Следуя подсказкам «Мастера диаграмм», выберите диапазон ячеек, расположение диаграммы и нажмите кнопку «Готово».

Совет

Чтобы скопировать заданную формулу во все ячейки столбца или строки, подведите курсор к полученному значению - «протяните» формулу за значок, который появится в правом нижнем уголке ячейки. Формула будет автоматически скопирована во все выделенные ячейки и вам не придется вводить ее заново.

Рис. 4. Диаграмма наглядно покажет, в чем суть проблем и в каком направлении следует проводить работу с персоналом

Excel для работы с персоналом

Одновременный доступ к документу

Бывает так, что сотрудникам одного отдела необходим постоянный доступ к книге. Например, для учета количества звонков по телефону. Если вам нужно, чтобы с файлом одновременно могли работать несколько человек, воспользуйтесь функцией «Сервис» / «Доступ к книге» и поставьте галочку в окне «Разрешить совместный доступ». После этого с файлом одновременно смогут работать все сотрудники отдела. Этот режим позволяет нескольким пользователям сети одновременно изменять книгу и сохранять изменения.

Совет

Чтобы отредактировать полученную диаграмму, сделайте двойной щелчок мышью на той части диаграммы, которую нужно изменить, и введите новое значение. Таким образом можно производить настройку цвета, шрифта, размера и т. д.

Защита информации

Все сведения о сотрудниках конфиденциальны, поэтому следует позаботиться о сохранности персональных данных работников. Для того чтобы это сделать, вы можете наложить защиту на книгу, то есть установить пароль. Можно защитить лист: воспользуйтесь меню «Сервис» / «Защита» / «Защитить лист...», для установки защиты введити пароль, и вашу информацию, которая содержится в листе, никто без пароля изменить не сможет. Пароль вводить необязательно, можно защитить лист от случайного изменения с помощью той же функции, но без ввода пароля. Защита листа - это запрет на изменение ячеек листа, элементов диаграмм, графических элементов и т. п. По такому же принципу вы сможете защитить всю книгу, то есть запретить изменение ее структуры и окон: «Сервис» / «Защита» / «Защитить книгу...». Защита книги позволяет запретить удаление, перемещение, скрытие, переименование и добавление листов. Если же книга находится в совместном доступе, воспользуйтесь меню «Сервис» / «Защита» / «Защитить книгу и дать общий доступ». Тогда все, кто имеет совместный доступ, смогут вносить свои изменения.

И в заключение еще одни совет. Составляйте список паролей и имен соответствующих книг и листов и храните его в надежном месте. В противном случае вы не сможете узнать забытый пароль.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль