Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Отказ кандидату после собеседования: пример письма

13 ноября 2019
32627
Средний балл: 0 из 5

Не все HR-ы в совершенстве владеют искусством правильного отказа кандидату. Часто это ведет к негативным отзывам о компании или еще хуже — судебным искам. Как этого избежать, расскажем в статье.

Материалы по теме:

Что об отказе после собеседования говорится в законе

Собеседование — испытание и для соискателя, и для менеджера по персоналу. Для ответственного HR-а интервью с кандидатом требует особенной подготовки, что сильно усложняет ситуацию, когда кому-то приходится отказывать в трудоустройстве. Поэтому некоторые рекрутеры вообще не отвечают кандидатам, которые им не подошли. Это вредит HR-бренду компании и репутации самого рекрутера. Некоторые HR-ы, отказывая кандидату, руководствуются только статей 64 ТК РФ. Письменный отказ соискателю с перечнем причин они отправляют, только если претендент этого потребует. Но подобное поведение неверно. Согласно деловому этикету, соискателю необходимо сообщать об отказе и указывать причины. По поведению менеджера по персоналу потенциальные работники судят обо всей организации.

Уважение к кандидату в случае отказа после собеседования проявляется, прежде всего, в своевременном сообщении о решении работодателя. Даже если у HR-менеджера мало времени, или отказать нужно большому количеству соискателей, сделать это вежливо — его обязанность. К слову, оперативное сообщение об отказе соискателю, который не прошел собеседование, сэкономит время представителя компании. Не придется лично встречаться с кандидатом, который может захотеть уточнить решение работодателя лично. Или хуже: представлять интересы компании в суде.

Почему можно отказать кандидату после собеседования

Отказать соискателю в приеме на работу можно по разным причинам. Главное, чтобы они были обоснованы и связаны с его деловыми качествами. При этом работодатель вправе предъявлять к соискателю также дополнительные требования, обусловленные спецификой работы, например владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере. Отказ в заключении трудового договора соискателю, который таким требованиям не отвечает, также обоснованно. Если претенденту отказать в трудоустройстве необоснованно, работодателю грозит ответственность.

Обратите внимание

Чтобы обосновать отказ в приеме на работу отсутствием у соискателя определенных деловых качеств или несоответствием специальным требованиям, такие требования и качества нужно зафиксировать документально. Оптимальное решение — оформить должностные инструкции. В тексте должностной инструкции четко укажите требования к образованию, стажу работы, знаниям, которым должен соответствовать претендент для замещения той или иной должности.

Необоснованным считается отказ по таким основаниям:

  • беременность;
  • пол;
  • возраст;
  • национальность;
  • социальное или должностное положение;
  • местожительство, в том числе отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания;
  • наличие детей.

Обоснован только отказ по деловым качествам. Они делятся на два группы:

  1. Профессионально-квалификационные: наличие профессии, специальности, квалификации.
  2. Личностные: состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по специальности или в отрасли.

Как не ошибиться на собеседовании: 9 карточек-подсказок для интервью

Отказ кандидату после собеседования: пример письма

Скачать эту и еще 8 карточек-подсказок

Например, претенденту можно отказать, если у него нет подходящего для должности образования, не хватает опыта работы, нет нужной квалификации, есть медицинские противопоказания для труда.

Определенные требования, которые свойственны конкретному виду труда, могут установить и на федеральном уровне. Например, специальные требования есть для кандидатов, которые поступают на работу:

  • в ФСБ;
  • таможню;
  • прокуратуру.

Если соискатель этим требованиям не соответствует, ему также можно отказать в работе. Такой отказ будет правомерным.

Как отказать соискателю после собеседования

Есть два способа отказать после собеседования:

  • по телефону:
  • письмом на электронную почту.

Обычно HR-ы предпочитают письма. Такой способ поможет избежать нелицеприятных отзывов, вопросов и просто негативной реакции от человека, который не ожидает отказа. Однако, составляя подобное письмо, HR-специалист должен помнить, что оно является официальным документом. Значит, кандидат сможет использовать его в суде, чтобы доказать неправомерность отказа.

Выбор способа отказа зависит и от должности, на которую выбирали работника, и от способа найма и количества соискателей. Например, если отказать приходится потенциальному топ-менеджеру, лучше будет найти время для телефонного звонка. В ходе разговора необходимо привести доводы, которые стали причиной отказа, и высказать сожаление и надежду на то, что желание работать в компании у соискателя сохранится. Заканчивая беседу, стоит пообещать кандидату связаться с ним, как только появятся новые вакансии.

Отказ в трудоустройстве после собеседования: пример письма

Когда составляете отказ кандидату, следуйте нескольким несложным правилам. Они уберегут вас от судебных разбирательств и негативных отзывов о компании в сети.

Правило 1. Никакой дискриминации. Согласно действующему трудовому законодательству, любая дискриминация при трудоустройстве, не обусловленная деловыми качествами, запрещена. Однако зачастую кандидаты воспринимают любой отказ после собеседования как ущемление их прав. Поэтому в отказе избегайте любых формулировок, которые можно трактовать как дискриминацию.

Пример правильного и неправильного отказа соискателю

Отказ кандидату после собеседования: пример письма

Другие дискриминирующие формулировки и как их переписать

Правило 2. Не ссылайтесь на конкурс. Некоторые HR-ы в письме-отказе пишут: «Благодарим за участие в конкурсном отборе». Это неправильная формулировка. В Трудовом кодексе конкурс — не выбор из множества резюме кандидатов, а избрание на вакантную должность в соответствии с нормами закона или уставом компании (ст. 18 ТК). Если прием в вашу организацию не регулирует федеральный закон или в уставе не прописан порядок проведения конкурса, упоминать его как причину отказа вы не имеете права.

Правило 3. Не бравируйте юридическими терминами. Особенно, если не понимаете их. Например, отказали женщине в должности, сославшись на то, что для нее труд считается тяжелым. А в перечне работ, которые входят в понятие «тяжелый труд» для несовершеннолетних и женщин, такой должности нет. Прежде чем отказывать по этому основанию, сверьтесь со списком тяжелых работ, а также вредных и опасных условий труда, которые запрещены именно для женщин.

Правило 4. Ищите предлог, который касается только деловой компетенции соискателя. Например, причины отказа, которые не оспариваются, — недостаточный уровень опыта или образования.

Образец письма-отказа кандидату

Отказ кандидату после собеседования: пример письма

Скачать образец

Вывод

Обязательно ставьте в известность кандидата, что решили отказать ему в трудоустройстве. Замалчивание может стоить компании дорого. Как и неверный отказ. Поэтому, прежде чем отправлять письмо, еще раз проверьте формулировки в отказе. Посмотрите, нет ли там фраз, из-за которых вас могут обвинить в дискриминации, не сослались ли вы на несуществующий конкурс или заявили, что выбрали другого претендента по рекомендации.

logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать
Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

Это займет менее 2 минут

А кроме того, ваc ждут подарки:
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам,
- профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.