Начинаем слежку: контроль за Интернетом, видеонаблюдение. Как минимизировать негативные последствия

2600
Что нельзя говорить сотрудникам, организуя за ними слежку? Как проводить видеонаблюдение за действиями персонала? Как избежать негативных последствий во время отслеживания действий работников?

Руководители отделов все чаще говорят о том, что сотрудники стали опаздывать, много времени проводят в курилке и в буфете. На одном из совещаний у гендиректора решили, что надо установить электронную систему доступа, фиксирующую время прихода и ухода. Но это помогло лишь отчасти: сотрудники стали приходить вовремя, но по-прежнему работают, мягко говоря, с прохладцей. Уже и клиенты жалуются, что дозвониться трудно. И руководство решилось на непопулярную меру.

Топ-менеджеры высказались за то, чтобы следить, чем занимаются сотрудники на работе, – установить видеокамеры в офисе и контролировать пребывание в Интернете, а также переписку с корпоративной электронной почты (это помогает понять, сколько сотрудники работают и много ли времени тратят на посторонние дела). Отъявленных лодырей выявить и уволить. На других сотрудников система наблюдения может подействовать как профилактическая мера: узнав про слежку, они прекратят подолгу сидеть в Интернете или болтать по телефону.

Но не исключены негативные последствия – кадровые и юридические. И Вам вместе с подчиненными предстоит нивелировать их. К примеру, есть риск, что большинство сотрудников воспримет установку видеокамер и просмотр переписки как ущемление свободы и чувства личного достоинства. А значит, начнет думать об уходе из компании. Причем в первую очередь такая мысль может возникнуть именно у самых добросовестных и ценных сотрудников: «Я и так работаю по полной, а тут еще слежка!»

Кроме того, необходимо соблюсти некоторые юридические формальности. Дело в том, что законодательство запрещает вести наблюдение за сотрудниками, не уведомив их об этом. Иначе могут возникнуть трения с правоохранительными органами.

Пример

В офисе компании установили камеры видеонаблюдения не только в коридорах, но и в рабочих помещениях, в курилках, на кухнях и в столовой. Сделали это тихо, ничего не говоря работникам. Один из специалистов, у которого были трения с руководителем и который собирался увольняться, заметил камеры. Чтобы сделать неприятность работодателю, специалист написал и подал в отдел внутренних дел заявление о нарушении своих прав. В компанию нагрянули вооруженные представители охраны правопорядка с проверкой. Они наложили штраф на организацию и на генерального директора, а также обязали прекратить наблюдение за сотрудниками, убрать видеокамеры и системы слежения, установленные на компьютеры.

Ваша задача – правильно преподнести новость о введении мониторинга, обосновать эту меру и, по сути, психологически подготовить коллектив, и предпринять действия, оберегающие от упреков в нарушении законодательства.

Совет

Объявляя о введении наблюдения в компании, не употребляйте слово «следить». Оно носит негативный оттенок и сразу переводит одних в ранг «надсмотрщиков», других представляет в виде заключенных, отбывающих восьмичасовой срок. Лучше говорить об учете рабочего времени персонала либо о мониторинге. Ведь работник продает свое рабочее время, а работодатель покупает этот ресурс, необходимый для функционирования бизнеса. Рабочее время тоже подлежит учету. Как и на что оно тратится? Какие результаты приносит? Сколько времени требуется в норме для достижения тех или иных результатов? Донесите до сотрудников мысль: учет рабочего времени становится просто частью общей системы управленческого учета компании.

Объясните сотрудникам, что наблюдение – не против них, а для них

Прямо объявите всем работникам компании о том, что будет установлена система наблюдения. Но затем приведите аргументы в поддержку этого шага. Намекните, что сознательным сотрудникам нечего бояться. Более того, у них, наконец, появится надежда, что они перестанут выполнять работу чуть ли не за весь отдел, в то время как лодыри ничего не делают. Также обязательно подчеркните, что главная цель системы не наказание, а возможность принять справедливое решение в сложных ситуациях. И для сотрудников может быть выгодно, что в офисе есть такая система.

Комментирует Алексей Первенцев, HR-директор компании «Иннова»:

Начинаем слежку: контроль за Интернетом, видеонаблюдение. Как минимизировать негативные последствияУ видеонаблюдения могут быть цели, не связанные со слежкой

В офисе нашей компании установлены камеры и действует пропускная система. Об этом знают все. Мы не используем видеонаблюдение для контроля за сотрудниками. Мы решаем другие задачи. Например, обеспечиваем безопасность, выявляем, какие зоны в офисе наиболее посещаемые, и изменяем офисное пространство в лучшую сторону, оцениваем результаты некоторых инициатив компании. К примеру, на одном из этажей офиса мы сделали библиотеку. Она расположена рядом с ресепшн, поэтому доступ к книгам имеют не только сотрудники, но и посетители офиса. Мы проанализировали видеозаписи и увидели, кто и как пользуется книгами, что мешает сотрудникам. Благодаря этому мы, не докучая работникам опросниками, сделали библиотеку более удобной.

Пример

В ресторане в зоне приема посетителей (там поставлен стол и выставлены спиртные напитки – на посошок) решили организовать видеонаблюдение. Сотрудники были резко против. Но их отношение полностью изменилось после одного инцидента. Как-то вечером в ресторан зашли молодые люди и нагло потребовали, чтобы официант бесплатно напоил их спиртным. Официант, конечно же, отказался. Тогда они пообещали оставить в книге для посетителей такой отзыв, который точно приведет к увольнению! Отзыв оставили. Но, просмотрев видеозапись, официанта не уволили, а премировали. Теперь против наблюдения никто не возражает.

Еще один аргумент в пользу системы наблюдения с точки зрения сотрудников – сохранность личных вещей.

Пример

В отделе продаж установили камеры видеонаблюдения. А перед тем как это сделать, руководство объяснило коллективу, что в офис часто приходят посторонние люди – курьеры, экспедиторы и водители клиентов. Некоторые не прочь прибрать к рукам все, что плохо лежит. Эти аргументы подкрепили недавней пропажей мобильного телефона одной из сотрудниц. После этого попросили работников подписать Положение о политике безопасности, где среди прочего был пункт о мерах по предотвращению хищений, краж и других противоправных действий в офисе компании. Большая часть персонала восприняла установку видеонаблюдения как вполне обоснованное мероприятие.

Не говорите, что вся электронная почта будет просматриваться

Объясните персоналу, что руководство может контролировать входящие и исходящие сообщения, чтобы препятствовать утечке конфиденциальной информации. Или, скажем, объявите, что мониторинг исходящих сообщений возможен лишь тогда, когда компания будет готовиться к тендеру. А в Положение о мониторинге включите следующий пункт: «Руководство компании имеет право отслеживать почту на предмет соответствия проводимой политике компании» или «Мониторинг проводится в целях предотвращения распространения неподобающего или незаконного контента».

Информировав сотрудников о наблюдении за ними, получите их роспись

В Конституции Российской Федерации закреплено право каждого гражданина на неприкосновенность частной жизни, на тайну переписки, телефонных переговоров и почтовых сообщений. А согласно статье 21 Трудового кодекса, каждый работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте. О том, что устанавливаются камеры видеонаблюдения, записываются телефонные переговоры и проводится перлюстрация писем, работодатель обязан предупредить сотрудников, получив их роспись.

В Правилах внутреннего распорядка нужно указать, что в компании существует конкретная система слежения (например, система видеонаблюдения, мониторинга интернет-трафика, адресов электронной почты). Кроме того, приведите обоснование производственной необходимости в их установке. В здании офиса разместите специальные таблички, извещающие о том, что ведется наблюдение. Новым сотрудникам говорите о внутреннем мониторинге на собеседовании до заключения трудового договора.

Пример

Сотрудник торговой компании установил на свой компьютер программу, которая способна обнаружить агента слежения. Программа обнаружила агента, и работник понял, что за ним следят, хотя не предупреждали и не давали соответствующих документов на подпись. Сотрудник пришел в службу управления персоналом и пригрозил обратиться в правоохранительные органы и в трудовую инспекцию. Его удалось отговорить, а за понимание и неразглашение информации выплатили вознаграждение. Но через некоторое время он все равно уволился. А позже заявления об увольнении принесли еще несколько работников.

Порой достаточно муляжей видеокамер

Сама новость об установке систем наблюдения за сотрудниками может стать хорошей профилактической мерой. Работники начинают работать более эффективно, придерживаются трудового распорядка, ведут себя в коллективе вежливо и доброжелательно относятся к клиентам. И самое главное – практически полностью исключается вероятность мошенничества, краж и других противоправных деяний. В некоторых компаниях вместо камер ставят муляжи, предупреждают сотрудников о том, что их телефонные разговоры записываются, хотя на самом деле этого не делается. А эффект все равно ощутимый.

Пример

В одном провинциальном городе власти поставили чиновников перед фактом: каждая минута их рабочего времени будет под контролем, а все их хамские выходки запишут на пленку и покажут по местному телевидению. На сотрудников благотворно подействовала уже сама эта новость: на работу не опаздывают, с посетителями вежливы.

Комментирует Оксана МОРОЗОВА, HR-директор RosLogistics:

Начинаем слежку: контроль за Интернетом, видеонаблюдение. Как минимизировать негативные последствияСделайте так, чтобы сотрудники проявляли свои лучшие качества

Негативные эмоции возникают у персонала, если разрушаются его ожидания. Еще во время собеседования с кандидатом говорите о том, что в компании ведется мониторинг работы сотрудников. Подчеркивайте, что это несправедливо, мкогда недобросовестных сотрудников не наказывают, в то время как большинство честно и эффективно трудятся.

По статистике, 10 % работников всегда злоупотребляют безнаказанностью, 10 % – никогда не используют служебное положение в личных целях. А вот поведение 80 % сотрудников формируется в зависимости от того, какая рабочая атмосфера царит в компании. Создайте условия, в которых сотрудники будут проявлять свои лучшие как профессиональные, так и человеческие качества. Например, с помощью грамотной политики безопасности и корпоративной культуры. Люди стараются не совершать те поступки, которые осуждаются большинством.

Когда можно обойтись видеокамерой, а когда нужна программа-шпион для компьютера

Видеонаблюдение оправдано в тех случаях, когда нужно проверять, как трудятся рабочие в производственных цехах, продавцы в магазине, менеджеры по продажам, официанты. Но как с помощью камеры понять, чем занимается сотрудник, с серьезным видом часами сидящий за компьютером, – занимается делом или ходит по интернет-сайтам? Чтобы получить ответ на этот вопрос, установите специальную программу на компьютер, которая будет собирать информацию обо всех действиях работника.

Пример

В московском офисе крупного производственного холдинга установили так называемый агент слежения, который собирал информацию обо всех действиях человека за компьютером. Например, программа фиксировала время включения и выключения компьютера, все операции с файлами (создание, копирование, удаление), какие программы и сайты человек открывал и на какое время, что писал в ICQ, MSN, какие письма отправлял в Mail.ru-агенте, в Yahoo Messenger. Кроме того, агент слежения периодически делает снимки с экрана монитора, показывает, какие файлы распечатаны и многое другое. IT-служба могла в режиме реального времени просматривать данные о каждом пользователе, а также создавать статистические отчеты для руководства компании. Сначала система слежения была установлена так, что пользователи не могли ее видеть. Но после того как выяснилось, что около 80 % сотрудников больше половины рабочего времени тратят на личные дела, Директор по персоналу посоветовал руководителю компании предупредить персонал и сделать программу видимой. Правда, руководство объяснило, что мониторинг будет проводиться только с 9 до 18. В итоге большая часть сотрудников вообще перестала заходить в социальные сети и сидеть в чатах в рабочее время.

Прослушка стационарных и мобильных телефонов, система радиометок с Wi-Fi

Система прослушивания и регистрации телефонных звонков необходима, если Вы хотите контролировать сотрудников, которые по работе должны часто звонить. Это в основном персонал колл-центров, секретари, иногда менеджеры по продажам.

Не самый этичный вариант – прослушка мобильных телефонов – подходит в том случае, если необходимо контролировать специалистов, которые часто ездят. Посоветуйте генеральному директору предоставить таким сотрудникам бесплатную мобильную связь, в которую уже вшиты подслушивающие устройства. Компания убьет двух зайцев – и лояльность повысит, и мониторинг обеспечит.

Если Ваше предприятие занимает огромную площадь, и важно, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, покидая его лишь в определенное время, можно воспользоваться системой на основе Wi-Fi, разработанной компанией Hitachi. В одежду персонала (например, в униформу) вшиваются радиометки, и система следит за ними, сообщая обо всех перемещениях сотрудника. Это особенно важно, если работа специалистов связана с материальной ответственностью (например, в огромных складах) и в определенных помещениях некоторым работникам вообще не рекомендуется находиться. Если сотрудники службы безопасности вашей компании сообщат, что кто-то из работников слишком часто бывает там, где ему не нужно, это повод внимательнее понаблюдать за таким сотрудником.

Комментарий Наталья Цветкова, исполнительный директор издательской группы «ЕЖЕ»:

Начинаем слежку: контроль за Интернетом, видеонаблюдение. Как минимизировать негативные последствияВсегда можно найти альтернативу слежке

Естественно, система слежения не может быть востребована абсолютно во всех организациях. Во-первых, многие люди в принципе не согласятся работать в компании, где за ними так жестко следят, и их можно понять. Во-вторых, многие (особенно люди творческих профессий) работают «на результат» и никого не волнует, как они этого результата добиваются. Так что каждый руководитель для себя должен решить сам – стоит ли таким образом контролировать сотрудника. Или, может, лучше работать над повышением лояльности и качеством подбора персонала?

За топ-менеджером – особый контроль

Это необходимо в том случае, если есть существенные подозрения, что топ-менеджер, к примеру, передает конфиденциальную информацию или замечен во взаимосвязях с рейдерами. Тогда стоит проводить тотальный мониторинг: видеонаблюдение, прослушку телефона, контроль за активностью в Интернете. Не лишним будет приставить к такому руководителю «своего человека». Причем делать все это нужно незамедлительно! Игра стоит свеч.

Если видеокамера зафиксировала преступление

Предположим, сотрудники службы безопасности информировали Вас о краже, мошенничестве, умышленном уничтожении или повреждении имущества, либо о другом уголовно наказуемом преступлении. Посоветуйте руководству компании обратиться с заявлением в правоохранительные органы. Не стоит пытаться действовать самостоятельно, так как ваша компания не имеет права вести скрытое наблюдение в офисе, даже если речь идет о криминале. На это есть право только у оперативных подразделений госорганов (ст. 13 и ч. 5 ст. 6 ФЗ от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»). Но даже если Вы представите запись, сделанную скрытой камерой, она не будет принята правоохранительными органами или судом как доказательство. Ведь они получены с нарушением требований законодательства. Правда, не всегда дело доходит до суда. Как рассказала Оксана МОРОЗОВА, HR-директор RosLogistics, нередко записи, уличающие сотрудника в преступлении, используются неофициально, чтобы побеседовать с вредителем и расстаться.

Если сотрудник постоянно нарушает дисциплину

На основании только материалов системы слежения уволить нарушителя нельзя. Причина та же – записи не признаются доказательствами. Судебная практика тому подтверждение.

Пример

В рамках судебного разбирательства работодатель предъявил видеозапись, из которой явно следовало, что официант грубо общался с клиентом, не оказал ему услуги. Это означает, что официант не выполнил свои служебные обязанности, совершил дисциплинарный проступок. При этом представитель работодателя отметил, что устройства видеозаписи установлены в зале ресторана, то есть в месте общего пользования, где не предполагается частной жизни работника. Однако суд встал на сторону работника и восстановил его на работе. Судья мотивировал такое решение тем, что доказательства, представленные работодателем, были получены с нарушением закона. Поэтому они не имеют юридической силы (ст. 60 ГПК РФ) и не могут являться основанием для наложения дисциплинарной ответственности на работника – увольнения. А иных доказательств у работодателя не было.

Чтобы уволить сотрудника, действуйте традиционно: составляйте акты о нарушении, требуйте объяснительные записки у работника, делайте замечания, выносите выговоры.

Чтобы не было произвола со стороны службы безопасности

Сотрудники этой службы, получив функции контроля над остальными работниками, попадают в некую «привилегированную касту». Чтобы они действовали тактично и в правовом русле, во-первых, в обязательном порядке ознакомьте их под роспись с положением о защите персональных данных. Во-вторых, четко регламентируйте функции сотрудников службы безопасности. Важно определить перечень лиц, имеющих право собирать информацию, обрабатывать ее, просматривать и распространять. К примеру, установите, что просматривать видеозапись может только генеральный директор и непосредственный руководитель. В-третьих, работу тех, «чья служба и опасна и трудна», тоже контролируйте, в том числе с помощью мониторинга. И пусть они об этом не забывают!

Если Вы решили следить за персоналом

Обратите внимание на следующие советы:

1. Взвесьте еще раз все за и против наблюдений за сотрудниками: возможные негативные последствия и позитивный эффект. Как они соотносятся? Если перевешивает негатив, подумайте об альтернативных методах.
2. Стоит ли овчинка выделки в финансовом смысле: покроют ли выгоды от введения системы наблюдения затраты на нее?
3. Объясните сотрудникам, чем вызвана необходимость наблюдения (не раскрывая всех секретов, например необходимости понять, кто ворует).
4. Не проводите наблюдение там, где сотрудники должны быть в интимной уединенной обстановке, например в туалете, раздевалке, сауне (если, конечно, нет оснований подозревать кого-то в серьезном уголовном преступлении).
5. Выделите помещение без системы слежения, чтобы там сотрудники могли решить без лишних глаз и ушей срочные личные проблемы (поставьте телефон, компьютер с доступом в Интернет).

А. Пляскин,

руководитель проектов «Агентства стратегических инициатив по продвижению новых проектов»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!