Как добиться, чтобы фрилансеры все сдавали в срок. Упирайте на психологию, введите поощрения

566
Часть работы компания вынуждена поручать фрилансерам. Но они часто подводят – не сдают работу в срок. Руководители отделов стонут. Как заставить фрилансеров делать все вовремя?

Производственному холдингу, который специализируется на изготовлении встроенных кухонь и установке пластиковых окон по датской технологии, периодически требуются переводчики и инженеры-проектировщики. В штат принимать их нет смысла, поэтому работу поручают фрилансерам. Но они часто подводят – не сдают работу в срок. Руководители отделов стонут. Они попросили HR-директора посоветовать им, как заставить фрилансеров делать все вовремя.

Грубо надавить на фрилансера, как, скажем, на нерадивого штатного сотрудника, невозможно. Ведь он по идее ничего не должен компании – просто пропадет и все. Тогда руководителю отдела или службы придется срочно искать другого внештатника. Но насколько быстро он найдется? И будет ли другой фрилансер лучше предыдущего? На эти вопросы нет однозначного ответа. Кроме того, иногда среди внештатников встречаются очень хорошие специалисты своего дела. И компания не хочет их терять, а потому боится применять к ним решительные меры за опоздания со сдачей работы. Но и мириться с задержками сроков нельзя, так как они стоят нервов и денег.

Конечно, договариваясь с внештатными специалистами о работе, представители компании чаще всего заранее оговаривают сроки, а если заключают договор гражданско-правового характера, то прописывают их и там, а также устанавливают штрафы за задержку. Но парадокс в том, что даже под страхом потерять деньги фрилансеры срывают сроки. Возможно, потому что сотрудничают сразу с несколькими компаниями и порой сами расставляют приоритеты – мирятся со штрафами в одной компании ради более внушительного заработка в другой. Так или иначе, надо найти способы выстроить отношения с внештатниками, чтобы они соблюдали сроки. Какие рекомендации Вы дадите руководителям отделов?

Как добиться, чтобы фрилансеры все сдавали в срок. Упирайте на психологию, введите поощрения

Анна ШИХОВА,
 Директор по персоналу компании «Простые решения»
Прошу у фрилансера контакты тех, с кем он работает, и узнаю у них, соблюдает ли он сроки

Заказчики расскажут об этом. Спрашиваю, как реагирует фрилансер на ошибки, которые у него находят, исправляет ли их, признает свою вину или ищет виноватых. Письменные рекомендации, которые представляет фрилансер от бывших заказчиков, тоже обязательно проверяю – звоню и узнаю, довольны ли они были работой со специалистом. И наконец, стараюсь общаться с самим фрилансером хотя бы по скайпу с режимом видео. Главное – видеть глаза человека. Тогда можно составить о нем некое представление. Словом, я всегда за живое общение. Потому что, если не пообщаешься с людьми, с которыми собираешься работать в дальнейшем, никогда не составишь о них правильной объективной оценки.

Четко ставить задачу и оговаривать сроки. Определите промежуточные даты контроля

От того, правильно ли фрилансер понял, какое именно задание ему дают, чего от него ждут, зависит, выполнит он задание в срок или нет. Ведь может случиться так, что внештатный сотрудник не обратит внимание на какие-либо важные нюансы или требования, а потому необъективно оценит, за какое время он сможет все сделать. И потом окажется, что задача была невыполнимой в те сроки, о которых шла речь*.

Пример

Когда руководитель отдела рекламы обсудил задание с фрилансером, то спросил, сможет ли он выполнить работу за две недели – придумать логотип новой дочерней компании, сделать макет для изготовления ролл-апа (переносного складывающегося стенда). Фрилансер ответил, что сможет. Но две недели прошли, а ролл-апа нет. Руководитель отдела рекламы позвонил фрилансеру. Оказалось, что он не уложился в срок, так как позже, когда уже приступил к работе, понял, что для ролл-апа недостаточно логотипа. Чтобы сделать его стильным и узнаваемым, нужно разработать еще по сути корпоративный стиль. А на это тоже нужно время. Руководитель-рекламщик был раздосадован и недовольно сказал: «Почему ты не позвонил мне сразу, как только понял, что срок нужно увеличить?! Мы бы все обговорили, и я перенес другие мероприятия, на которых планируется использовать ролл-ап. А что делать сейчас? Это выглядит, как будто ты сорвал срок!»

Как действовать: порекомендуйте руководителям отделов серьезно готовиться к постановке задачи фрилансерам. Она должна быть понятной, четкой и детальной, чтобы никто ничего не упустил из виду. Пусть напишут мини-ТЗ или спецификацию, создадут визуальные примеры или небольшую презентацию в Power Point, подготовят нужные образцы, нарисованные от руки. Обязательно нужно уточнять, действительно ли специалист понял задачу.

Необходимо сразу четко оговорить и конечную дату, когда работа должна быть сделана, и даты промежуточного контроля – когда и что именно (какую часть своей работы) фрилансер продемонстрирует Вам. Это будет подстегивать его не оставлять все на потом, а приступить к работе как можно раньше, помнить о том, что придется показать частичные разработки. Причем даты указывайте конкретно, скажем 25 октября, 14 ноября, а не «в следующий понедельник» или «где-то через недельку».

Как добиться, чтобы фрилансеры все сдавали в срок. Упирайте на психологию, введите поощрения

Алексей ЗАХАРОВ,
 президент компании Superjob.ru
Проверенному дисциплинированному фрилансеру предлагайте возглавить проект или отдел

Успешным фрилансерам нередко предлагают хорошую работу в компании. Во-первых, у таких специалистов уровень, скорость и качество работы в разы выше, чем у штатных сотрудников, занимающихся тем же. Кроме того, если человек смог стать успешным фрилансером, он скорее всего обладает высокой самоорганизацией, умеет себя продать, является лидером. А это значит, что он может стать успешным руководителем или возглавить проект. О том, что такие перспективы интересны самим фрилансерам, говорит наш опрос. 26 % респондентов ответили, что пошли бы работать в штат, в офис, если бы им предложили возглавить интересный проект, 8 % – если бы их попросили занять высокую должность (полную версию результатов опроса в диаграмме ниже).

Вопреки общей практике, посоветуйте руководителям не делать предоплату

Обычно предоплату платят для того, чтобы продемонстрировать серьезность намерений компании. Представители компании полагают, что, получив предоплату в размере 10–30 % от всей стоимости заказа, внештатник станет испытывать чувство долга перед ней, постыдится срывать сроки. Возможно, в таком подходе есть здравое зерно. Но бывает и наоборот: получив предоплату, фрилансер спокойнее относится к тому, что не выполняет работу в срок. Он рассуждает примерно так: «Они мне уже заплатили часть, так что теперь отказаться от моих услуг не смогут и никуда не денутся, подождут меня, если я задержу работу». После того как ударили по рукам, через неделю попросите показать первые наброски. Если их нет, значит фрилансер не приступил к работе.

Осторожнее со штрафами за просрочку! Это может привести к тому, что фрилансер прекратит выполнять заказ

Считается, что штраф за задержку со сдачей работы – действенный инструмент, дисциплинирующий внештатников. Многие руководители стремятся сразу оговорить, за что и насколько уменьшится оплата, если будет сорван срок (в том числе промежуточный, на одном из этапов). Это может, конечно, заставить фрилансера быть пунктуальнее, но может и отбить у него охоту продолжать проект, если один из промежуточных этапов сорван по срокам и стало понятно, что гонорар уже уменьшился.

Пример

Руководитель отдела производственного холдинга договорился с IT-специалистом, работающим в качестве фрилансера, о том, что тот разработает дизайн сайта для новой линии продукции. Руководитель сразу наметил промежуточные даты контроля. Если свою промежуточную работу фрилансер не представит вовремя, взимается штраф в 10 % от общей стоимости заказа за каждый день просрочки. Если будут выявлены недостатки, они должны быть исправлены в течение двух дней. Если не исправлены – еще минус 10 % от общей цены заказа. IT-специалист согласился с этим. Но уже через месяц не уложился в срок, позвонил руководителю отдела и сказал, что переоценил свои силы и представит промежуточные результаты через два дня. Принципиальный руководитель сразу предупредил, что оштрафует фрилансера на 20 %. Прошло два дня, а от фрилансера ни слуху ни духу. Он понял, что уже нет смысла делать работу из-за штрафов, и отказался.

Оформляя заказ, проговаривать: «Ты сдаешь работу позже – я задерживаю оплату»

Это более мягкий способ воздействия на фрилансеров, чем, скажем, угроза штрафовать за просрочку. При этом фраза предельно ясна, логична и справедлива. Усвоить смысл сказанного довольно легко. Возможно, внештатник возьмет себя в руки и настроится на рабочий лад. Такой способ дисциплинирования подойдет и на тот случай, если руководитель отдела работает с давним и хорошо знакомым фрилансером, который считает, что связи уже налажены, и компания в любом случае будет с ним работать.

Диаграмма. Что заставило бы фрилансеров пойти в штат на постоянную работу?

Как добиться, чтобы фрилансеры все сдавали в срок. Упирайте на психологию, введите поощрения

Не платить за работу, пока фрилансер не устранил недостатки

Недостатки выявите в ходе тестирования или проверки того, что сделал внештатник. Подход простой: «Вы доводите работу до нужного качества. И только после этого деньги будут перечислены». Если же Вы рассчитаетесь с фрилансером до того, как он исправит свои ошибки, то рискуете остаться с ними еще надолго.

Назначить ответственного за взаимодействие с фрилансерами

Этот сотрудник будет постоянно на связи с фрилансерами. Он должен обладать всей информацией о том, как у каждого из них идет работа над заказом. Определите, с какой периодичностью этот штатный сотрудник звонит каждому внештатнику, предположим, раз в два дня. Либо общается по skype или icq. Разумеется, не для того, чтобы грозным голосом спрашивать о том, как идет работа. Сотрудник должен находить самые разные темы для разговора, обсуждать политические события, природу и погоду, рассказывать о новостях компании. Словом, его задача – делать вид, что он звонит им просто так, чтобы поболтать на отвлеченные темы. На самом деле истинная цель – понять, как идет работа над заказом. Возможно, в легкой дружеской беседе и сами фрилансеры будут информировать сотрудника компании об этом.

Кроме того, он будет выдавать заказы внештатникам, вести документооборот, контролировать сроки и следить за своевременной сдачей работ и выплатой гонораров. Этот человек должен быть лидером по натуре, уметь ставить задачи и добиваться их выполнения.

Какой договор выгоднее всего заключить с фрилансером?

Возможны два варианта оформления юридических отношений. Первый – заключить гражданско-правовой договор: подряда или возмездного оказания услуг. Тогда вознаграждение выплачивается исполнителю за каждый проект. Второй вариант – это регистрация фрилансера как индивидуального предпринимателя. Стороны взаимодействуют как равноправные участники хозяйственной деятельности, каждая из них платит налоги и может оспаривать действия контрагента в суде. Этот вариант и является для заказчика выгодным, потому что он просто перечислит деньги на расчетный счет ИП, а налоги предприниматель исчисляет и уплачивает сам.

Пример

В крупной юридической компании за работу с фрилансерами отвечала секретарь-референт. Девушка отправляла им и получала от них документы, информировала об оплате работ. Но делала она все это как робот. Если фрилансеры и спрашивали ее о чем-то, что выходило за рамки оформления документов, то их ждало разочарование – она ничего не знала и по сути не отвечала на их вопросы. Руководство стало замечать, что часть ценных специалистов-фрилансеров стали сотрудничать с другими компаниями и все чаще отказываются от заказов. Тогда решено было назначить ответственным за работу с внештатными сотрудниками заместителя руководителя практики трудового и налогового законодательства. Он быстро нашел общий язык с фрилансерами (и как профессионал, и как человек). Со временем они стали активнее сотрудничать с компанией, при этом не нарушая сроков.

«Погружайте» фрилансера в дела компании, чтобы он лучше понимал, чего от него ждут

Согласитесь: фрилансеры далеки от офисных событий, живут собственной жизнью в том ритме, который им удобен. Возможно, отчасти поэтому они не считают большой бедой задержку работы на один-два дня, так как не осознают и не чувствуют ритма вашей компании. Для нее один-два дня могут быть очень важны. Порекомендуйте руководителям подразделений сблизить внештатников с компанией, чтобы они прониклись спецификой ее работы.

Как действовать: почаще приглашать фрилансеров в офис, знакомить с сотрудниками, с которыми взаимодействуют, организовать встречу с топ-менеджером, курирующим деятельность подразделений, куда собственно и привлекают фрилансеров. Пусть штатные сотрудники дарят им фирменную продукцию компании или корпоративные сувениры (если есть возможность), зовут внештатников на корпоративные мероприятия – конкурсы, тренинги, праздники. Лояльность фрилансеров повысится, и они будут более ответственно подходить к выполнению заказов.

Как добиться, чтобы фрилансеры все сдавали в срок. Упирайте на психологию, введите поощрения

Павел ВОРОБЬЕВ-ОБУХОВ,
 Директор по персоналу компании «Марка НН»
Если руководитель любит все контролировать, работа с фрилансером не сложится

Фрилансеры хорошо контактируют с руководителями, которые не склонны ежедневно контролировать своих подчиненных. Консервативный же начальник будет испытывать беспокойство и пребывать в раздражительном состоянии, так как просто не сможет лично ежедневно проверять, как движется работа. В результате руководитель и фрилансер утомят друг друга и разбегутся.

За соблюдение сроков – повышающий коэффициент или премия

Мало кто из работодателей прибегает к такому виду поощрения, но, поверьте, материальный стимул может сработать и в отношении фрилансеров. Ведь всем хочется получить побольше за свою работу. Премия может составлять от 10 % до 50 % от стоимости заказа, а коэффициент – 0,5 до 2. Словом, Вы увеличиваете платеж, причем в два раза, если примените коэффициент 2. Это мотивирует. «Мне пообещали премию, если я сдам работу в срок и в надлежащем качестве. Я посчитал: могу получить тысячу евро и поехать в тур по Италии. Это заставило меня работать вдохновенно и быстро! Я сдержал слово и через две недели был на берегу Адриатического моря», – рассказал фрилансер Игорь МАТВЕЕВ.

Таблица. Достоинства и недостатки работы с фрилансерами для компаний

Достоинства Недостатки
Не надо платить оклад, как штатному сотруднику Если возникает форс-мажор, фрилансера может не оказаться рядом (работает в другом городе, сделал заказ и уехал в отпуск)
Не требуется предоставлять сотруднику соцпакет, обучать его за счет компании Если фрилансер сам платит за свое обучение, то и стоимость его услуг может возрасти
Хороший специалист привлекается на сезонную работу или на разовый проект На фрилансера трудно надавить – если ему не понравятся условия заказчика, он просто уйдет, а Вы останетесь без хорошего специалиста
Рассчитываясь с фрилансером лишь после того, как он сдаст выполненную работу, компания страхуется от недобросовестного исполнения Если внести предоплату, то есть риск, что фрилансер исчезнет и деньги не вернет, и работу не сделает
Оформить и прервать отношения проще, чем со штатным сотрудником Есть риск, что фрилансер уведет клиентов компании
Обычно фрилансеры обладают более широким кругом знаний и набором навыков, чем штатные сотрудники, так как работают сразу на несколько заказчиков Нанимая сотрудника через Интернет, Вы не можете проверить достоверность всех сведений – образования, опыта, представленных работ

Пример

Крупная нефтяная компания решила раз в квартал выпускать корпоративную газету. Руководить подготовкой издания поручили маркетологу. Он подобрал фрилансеров-журналистов и верстальщика, которые взялись писать тексты и верстать газету. Но ни разу не удалось сдать газету в печать в обозначенный срок. Когда понадобилось срочно выпустить ее к юбилею компании, HR-директор разрешил предусмотреть 20-процентную премию всем фрилансерам, если они подготовят издание за четыре дня. Руководитель отдела маркетинга озвучил это внештатным журналистам и верстальщику. HR-директор был удивлен, но красочную, оптимистичную, праздничную газету фрилансеры сдали в указанный срок.

Как добиться, чтобы фрилансеры все сдавали в срок. Упирайте на психологию, введите поощрения

Елена АЛТУХОВА,
 директор управления по работе с персоналом нижегородского отделения компании «Росгосстрах»
Работайте только с теми фрилансерами, которые дорожат своей репутацией

Благодаря этому они безопасны для компании, так как стараются качественно выполнять каждый заказ, чтобы их репутация не пострадала. Есть лишь один недостаток: за свою работу такие фрилансеры берут больше, чем неизвестные вольные профессионалы без репутации. Найти специалиста со сформировавшимся имиджем не так и сложно. У него, как правило, есть свой блог в Интернете, он ведет активную предпринимательскую деятельность и обычно довольно заметен. Например, журналист-фрилансер публикуется в разных изданиях, дизайнер делает макеты десяткам компаний. Занимаясь этим из года в год, качественно выполняя работу, они становятся известными благодаря сарафанному радио, которое разносит весть о них по рынку. Человек старается не компрометировать себя плохой работой.

Обратите внимание: пообещать премию или повышающий коэффициент можно не за отдельный заказ, а за то, что фрилансер стабильно, качественно и своевременно выполнит несколько заказов. Скажем, сдал три проекта в срок и на уровне - получил больше, чем обычно.

Ставить сроки с запасом. Но не говорить об этом фрилансеру

Если штатный сотрудник вашей компании, ответственный за работу с фрилансерами, будет следовать этому правилу всегда, то вероятность того, что заказ не будет выполнен в срок, сведется к минимуму. Например, реальный срок, когда работа должна быть готова, – пятница, а фрилансеру пусть руководитель поставит в качестве последнего дня среду. Два-три дня всегда надо держать в запасе. Если фрилансер сдал все вовремя – отлично! Не сдал по каким-то причинам вовремя, спокойно переносите срок на следующий день. Ведь на самом деле просрочки не будет.

Пусть руководитель обещает оставить в Интернете хороший отзыв

Разумеется, если он будет выполнять все в срок и с нужным качеством. Имейте в виду: фрилансеры очень ценят положительные отзывы о себе. Ведь это продвигает и популяризирует их на рынке труда, делает заметными для других работодателей, которые смогут стать очередными заказчиками. Но это позитивное обещание действенно вдвойне! Насколько фрилансеры дорожат позитивными отзывами, настолько же боятся они отзывов негативных. И когда сотрудник компании говорит, что готов оставить позитивный отзыв о хорошей работе внештатника, то этот внештатник думает, что сотрудник может оставить и отзыв негативный. Чтобы избежать этого и получить именно позитивный отзыв, фрилансер, возможно, постарается работать для компании как надо.

* О том, как правильно поступать подчиненным, когда руководитель ставит невыполнимые задачи, читайте здесь.

Роман МАЯЧКИН,Директор по персоналу компании «Абсолют-Инжиниринг»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль