Чтобы всегда знать, как работает HR-служба филиала. Разработайте простые, но действенные способы контроля

639
Филиалы по-разному выплачивают премии, хотя в компании есть единые стандарты поощрений. HRдиректору стало ясно, что надо тщательнее контролировать работу филиалов. Как это сделать?

В питерской компании подвели итоги за полугодие и увидели, что расходы на персонал в филиалах, сопоставимых по размеру, численности сотрудников и выручке, заметно различаются. Выяснилось, что филиалы по-разному выплачивают премии, хотя в компании есть единые стандарты поощрений. А где-то проиграли судебные тяжбы с уволенными сотрудниками из-за ошибок в оформлении документов. Словом, HRдиректору стало ясно, что надо тщательнее контролировать работу филиалов.

Во-первых, придется следить, как сотрудники региональных HR-служб соблюдают общие стандарты работы с персоналом и корпоративные правила, не проявляют ли самодеятельности там, где не нужно. Почему филиалы премируют лучших сотрудников по своему усмотрению, выходя за рамки системы мотивации персонала, разработанной головным офисом? Это плохо, так как возрастают расходы. Нужно добиться, чтобы все филиалы следовали единым правилам. Во-вторых, потребуется контролировать, как ведется документооборот, правильно ли оформляются приказы и распоряжения, трудовые книжки. Нарушения чреваты серьезными потерями для компании, если возникает спор с сотрудником и дело доходит до суда. И в-третьих, наблюдать за тем, чем более всего загружены HR-службы региональных подразделений: как идет подбор новых сотрудников, насколько быстро закрываются вакансии и кем, что предпринимается для адаптации новичков и удержания давних специалистов.

Как правило, именно эти функции в основном возлагают на службы персонала филиалов – подбор сотрудников и документооборот. Остальные направления HR-работы ведутся по корпоративным стандартам.

Чтобы всегда знать, как работает HR-служба филиала. Разработайте простые, но действенные способы контроля

Анна ФЕДОТОВА,
и. о. директора департамента управления персоналом компании «КРОКУС»
Разделите задачи головного офиса и филиалов. Контролировать будет легче

Допустим, головной офис спускает в филиалы годовой план практических мероприятий по работе с персоналом, набор методов и форм, а филиалы в свою очередь адаптируют этот план под региональную специфику и внедряют в жизнь. Словом, головной офис отвечает за стратегию, региональные подразделения – за тактику. Такое четкое разграничение функций помогает грамотно и своевременно контролировать филиалы. Ведь каждая из сторон четко понимает свою задачу и стремится ее решить. Проверить, как HR-менеджеры филиалов справляются с задачами, несложно. Достаточно просто запросить бюджет и отчеты по основным показателям филиала – штатной численности, количеству принятых/уволенных за отчетный период, текучести (в том числе покинувших компанию на испытательном сроке), числу открытых/закрытых вакансий.

Назначьте в филиале HR-а, ответственного за сбор и предоставление информации

Это может быть руководитель HR-подразделения или его заместитель. Отправлять данные (о приеме новых сотрудников, увольнениях, введении новых должностей) в головной офис может и офис-менеджер, предварительно запросив их у специалистов по управлению персоналом. Если есть конкретный человек, отвечающий за такую работу, Вам будет проще контролировать HRслужбу филиала. Вы будете знать, с кого спрашивать.

Периодически запрашивайте сканы документов. А когда приедете в филиал, проверьте оригиналы

Отсканированные копии документов легче всего переслать по электронной почте. Но можно сделать это и используя ICQ и Skype. Эти программы тоже способны передавать текстовые и pdf-файлы. Установите периодичность, с которой назначенный менеджер будет Вам передавать отсканированные документы, а Вы будете проверять, правильно ли они заполнены. Периодичность зависит от того, какие именно документы Вы получите. Например, приказы о принятии на работу, об отпусках и другие текущие документы просматривайте раз в месяц. Реестр документов, внутреннюю отчетность HR-службы филиала проверяйте раз в год. Кроме того, время от времени, например раз в квартал, запрашивайте документы, связанные с работой в определенном направлении (например, отчеты о том, сколько новых сотрудников и за какой период найдено).

Если в вашей компании функционирует автоматизированная система электронного документооборота, то Ваша задача упрощается. Скорее всего, Вам не потребуется запрашивать копии документов и получать их по электронной почте. Работники всех филиалов компании выкладывают туда документы, которые оформляются, поэтому Вы увидите их в системе. Единственное, что потребуется делать, – следить, чтобы новые документы появлялись в новой системе своевременно.

Пример

Директор по персоналу зернового холдинга раз в месяц запрашивал из Ижевского филиала копии приказов об увольнении и приеме на работу. HR-менеджеры оперативно пересылали отсканированные документы по электронной почте, и у HR-директора сложилось впечатление, что его подчиненные в филиале работают организованно и четко, все делают своевременно. Но когда руководитель службы персонала приехал в филиал и увидел рабочее место инспектора по кадровому делопроизводству, то усомнился в этом. Весь стол был завален документами, папками, стикерами, ручками и карандашами. Руководитель подумал, что, возможно, беспорядок не только на столе у подчиненной, но и в шкафу, и попросил ее показать все приказы по приему сотрудников на работу и отпускам за последний месяц, а также трудовые книжки новых сотрудников (их фамилии указаны в приказах). Долго копаясь в документах и судорожно перебирая папки, инспектор по кадрам все же нашла необходимые документы. Часть трудовых книжек остались незаполненными. Директор по персоналу понял: у сотрудницы нет четкого понимания, как вести дела и планировать свою работу.

Он поговорил с ней. Девушка пожаловалась, что раньше не выполняла такой большой объем работы. Руководитель посоветовал ей, как распределить время, что сделать в первую очередь, а что отложить, чтобы навести порядок с документацией. Все это было зафиксировано в плане работы на месяц (образец плана смотрите ниже).

Чтобы всегда знать, как работает HR-служба филиала. Разработайте простые, но действенные способы контроля

Светлана ПОПОВА,
Директор по персоналу компании «Связной»
Доверяйте руководителю HR-службы филиала, проводите онлайн конференции

Благодаря онлайн конференциям и вебинарам я получаю живую обратную связь от своих подчиненных. А они от меня. В режиме реального времени мы обмениваемся мнениями, обсуждаем изменения, которые планируются в компании. В итоге и та и другая сторона получает четкое представление о том, кто и что должен делать, я знаю, каково положение дел в филиале. Конечно, это не заменяет моих командировок в регион, но помогает решать оперативные вопросы. Кроме того, я доверяю руководителям HR-служб филиалов. Они – проверенные сотрудники с большим опытом работы. Некоторые из них когда-то трудились в головном офисе компании, поэтому понимают, в чем ее стратегия и цели. Используя современные средства связи, я наладила систему отчетности. По электронной почте я получаю все сведения и показатели, необходимые для того, чтобы анализировать эффективность работы HR-службы филиала.

Введите практику: сотрудники филиала раз в квартал сами проводят аудит документов

Действуйте следующим образом. Проверяя документы в первый раз, укажите на ошибки, объясните, что именно неправильно оформлено и как нужно делать, попросите при Вас все исправить. Потом разработайте (в головном офисе) образцы заполнения документов и передайте их в филиал. Требуйте, чтобы HR-менеджеры сами устраивали аудит документов, которые готовят. Например, раз в квартал проверяют, правильно ли все заполнено. Если появляется неясность, пусть смотрят образцы и исправляют ошибки.

Если Вы сможете сделать такой аудит регулярным, то избавите себя от необходимости тщательно проверять каждый документ и вылавливать массу ошибок. Это сделают сами подчиненные.

Требовать ли, чтобы HR-служба филиала ежемесячно сдавала отчеты? Минусов больше!

С одной стороны, ежемесячные отчеты дают некоторое представление о работе менеджеров службы персонала филиала. Скажем, Вам представили таблицу, которая отражает текучесть персонала или количество подобранных и обученных новичков. Бесспорно, это полезно знать. Но с другой стороны, это лишь цифры или проценты. За ними не видно истинной причины, предположим, низких показателей. А это намного важнее! Ведь нужно работать над тем, чтобы динамика снижения не закрепилась. Количественные данные можно получить и более простым путем. Скажем, установить в компании автоматизированную систему учета и формирования документации. Она сама будет генерировать отчет по запросу. Например, на платформе «БЕСТ ЗВИТ ПЛЮС», SAP BPC или Microsoft EPM.

Имейте в виду: практика требовать от подчиненных отчеты настолько распространена в российских компаниях, что часто ни их руководители, ни HR-директора не задумываются, как много минусов у этого вида контроля.

Чтобы всегда знать, как работает HR-служба филиала. Разработайте простые, но действенные способы контроля

Людмила ПЕТРЯХИНА,
Директор по персоналу EFES RUS
Вовлеките HR-ов филиалов в формирование целей и стандартов работы, постоянно общайтесь с ними

Чтобы контролировать HR-процессы, необходимо в первую очередь сформировать стандарты работы и процедуры, определить, что в результате станет индикаторами успеха. Чем больше будут вовлечены HR-менеджеры филиалов в формирование этих процессов, тем лучше они будут понимать сами процессы. А это сильно упрощает контроль в будущем. Важную роль в процессе контроля играет коммуникация: постоянная, двусторонняя, понятная. Огромное значение имеет и личное присутствие. Я не говорю о том, чтобы каждую неделю ездить в филиалы, но определенная регулярность в этом должна быть. Важна и обратная связь не только со стороны HR-службы, но и со стороны подразделений, которые являются функциональными клиентами HR-службы. Иначе говоря, важно услышать мнение внутреннего заказчика.

Помните: контроль – это не только проверка и надзор, но и поддержка, помощь, совет

Например, сверяя реестр документов с тем, что есть по факту, Вы заметили, что менеджер все время путается, в каких папках искать тот или иной приказ или распоряжение. И Вы понимаете, что некоторые документы, исходя из их сути, можно классифицировать по-разному, а потому их можно подшить как в одну папку, так и в другую. Помогите подчиненному четче выделить критерии, по которым приказы и распоряжения распределяются по разным папкам, чтобы он лучше вел архив.

Пример

НR-директор холдинга заметил, что у менеджеров филиала все время возникают проблемы с технологами производства. Тогда во время своего визита в филиал Директор по персоналу решил разобраться, в чем проблема. Выяснилось, что все делается, как обычно, по общему трафарету: размещают вакансии в Интернете и в газетах бесплатных объявлений, а затем ждут откликов. Ждут долго. Когда отклик приходит, с претендентом проводят собеседование в привычном формате. Директор по персоналу объяснил, что нужно использовать другие подходы, и вместе с подчиненными разработал план поиска редких специалистов. Объявления о вакансиях надо размещать в специализированных СМИ, вывешивать на проходных предприятий, где работают нужные специалисты, на автобусных остановках рядом с этими предприятиями. Кроме того, HR-директор разъяснил, что, интервьюируя кандидатов в технологи, надо упирать на соцпакет и возможности развития, на повышение зарплаты. Более того, руководитель сам провел одно из собеседований в присутствии подчиненных и проанализировал его. После этого проблем с подбором технологов не было.

Подозреваете, что сотрудники филиала постоянно и надолго отлучаются? Воспользуйтесь Microsoft Lync

Эта компьютерная программа фиксирует, работает человек или нет и как долго продолжается тот или иной процесс. Если человек не печатает на компьютере, не «ходит» в Интернете (словом, никак не задействует ни клавиатуру, ни мышку), то программа начинает отсчет «времени безделья». Обращайте внимание только на длительные отсутствия на рабочем месте. И не во время обеда. Если сотрудник в отпуске или в командировке, Microsoft Lync отметит это в опции длительного отсутствия.

Как работают HR-менеджеры филиала, покажут опросы его сотрудников, неформальные беседы с ними

Это один из самых действенных инструментов проверки. Главное – не забывать про него и получать обратную связь от работников филиала. Проводите опросы*, а когда приезжаете в регион, общайтесь с сотрудниками, в том числе доверительно и неформально. По тому, что говорят люди, Вы поймете, какое внимание HR-менеджеры уделяют адаптации новых сотрудников, их мотивации, соблюдают ли корпоративные правила компании.

Пример

HR-директор крупной торговой компании поручил своему заместителю провести ежегодный опрос сотрудников на корпоративном сайте. Заместитель подготовил анкету и передал ее в IT-службу. Вопросы стандартные: «Устраивает ли Вас график работы?», «Считаете ли Вы свою работу важной для компании?», «Получаете ли Вы моральное удовлетворение от своей работы?» Опрос проводили в течение месяца, результаты были неоднозначными. Некоторые сотрудники филиала отмечали, что делают двойную работу, при этом не понимают, в чем ее смысл. HR-директор понял, что есть проблемы в коммуникациях руководителей и подчиненных. Он сам поехал в филиал и лично пообщался с руководителями и некоторыми рядовыми сотрудниками, самые важные моменты записал и затем собрал совещание руководителей. На нем Директор по персоналу разъяснил, как важно доводить всю информацию до подчиненных, пояснять им смысл и цель поручений. А HR-менеджеру филиала установил новый KPI – уровень коммуникаций и обратная связь снизу вверх и сверху вниз).

Схема. Пять правил: как эффективно контролировать работу HR-службы филиала

Чтобы всегда знать, как работает HR-служба филиала. Разработайте простые, но действенные способы контроля

Чтобы всегда знать, как работает HR-служба филиала. Разработайте простые, но действенные способы контроля

 
* Образец опросника, который позволит оценить удовлетворенность сотрудников работой и HR-службой, смотрите в материалах для скачивания к данной статье и на сайте www.HR-director.ru/files.
Материалы для скачивания:

Галина ПОГОДИНА,Директор по персоналу компании «Юнилин»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!