Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Что прописать в Положении о кадровом резерве

1 ноября 2013
811
Средний балл: 0 из 5

Когда из компании ушел руководитель отдела сбыта, а затем специалист по МСФО, замену им нашли только через четыре месяца. По сути, это было время простоя. Гендиректор сказал HR-директору: «Давайте создадим скамейку запасных из своих наиболее способных сотрудников, чтобы потом назначать их на освобождающиеся должности. Пусть руководители подразделений скажут, кого из их подчиненных включить». Но это не помогло: многие из этих запасных, заняв высокие должности, не справлялись.

HR-директор объяснил руководителю, в чем причины. Во-первых, как известно,руководители подразделений не всегда рекомендуют действительно самых способныхВедь их могут забрать из подразделения и руководителю это не нужно. Во-вторых, даже если предположить, что начальники отделов пытаются выдвинуть лучших, нельзя полагаться только на их рекомендации. HR-директор убедил гендиректора, что надо решать проблему основательно – формировать полноценный кадровый резерв. Отбирать в него кандидатов не только по рекомендациям, но и по результатам оценки профессиональных и личностных качеств. Материалы для оценки надо предварительно разработать. И вообще прописать, как будет проходить отбор в кадровый резерв. Гендиректор поддержал идею, и HR-директор начал писать «Положение о кадровом резерве».

Документ этот основополагающий. Стремясь все тщательно в нем прописать, некоторые компании вносят в него положения, которые касаются не только самих резервистов, но и их руководителей, а также тех, кого «запасные игроки» заменят. Например, в одном банке в Положении о кадровом резерве прописали, чторуководитель сотрудника, включенного в резерв, обязан пройти тренинг по делегированию полномочий и затем подключать резервиста к управлению подразделением. А в промышленном холдинге в положении есть пункт, который гласит: «Если руководитель любого уровня выходит на пенсию сразу, как только достиг соответствующего возраста, ему выплачивается премия в размере пяти окладов. Если позже, премия не выплачивается». Такое правило призвано стимулировать людей пенсионного возраста освобождать места для резервистов.

Включать в резерв принудительно или добровольно? Можно ли выдвинуть себя? Пропишите принципы

Иначе говоря, сформулируйте основные правила формирования резерва и узаконьте их, прописав в положении. Это нужно сделать, чтобы всем было ясно, кого могут включать в резерв и как: выбирают достойного кандидата по результатам работы и решением руководства записывают в резерв либо проводится конкурс, в котором может участвовать каждый. Это означает по сути, что разрешается выдвигать себя в претенденты на место в резерве.

И еще один момент, который может показаться странным: «Вправе ли сотрудник отказаться от вхождения в пул будущих руководителей?» Есть категории сотрудников, у которых практически отсутствует желание продвигаться по карьерной лестнице. Например, IT-специалисты, профессионалы в области рынка ценных бумаг и МСФО. Часто они делают ставку на то, чтобы стать настоящим специалистом своего дела, которого высоко ценят и чей труд щедро оплачивают.

Пример

HR-директор «Объединенной судостроительной компании», формулируя правила работы по созданию «скамейки запасных», выявил шесть главных принципов и включил их в Положение о кадровом резерве. Формулировки выглядели так:

1. Принцип объективности.
Всесторонне и объективно оцениваются результаты профессиональной деятельности, знаний, навыков, компетенций и личностных качеств кандидатов для зачисления в кадровый резерв. Критерии для оценки разрабатывает специальная комиссия.

2. Принцип равных возможностей.
Любой работник компании может подать заявку на включение в кадровый резерв и участвовать в отборочном конкурсе.


Узнайте подробнее, как создать резерв кадров


3. Принцип добровольности.
Войти в кадровый резерв сотрудник может только добровольно. Принуждение не допускается.

4. Принцип гласности.
Информация о формировании резерва и работе с ним не скрывается, доступна всем сотрудникам.

5. Принцип мобильности.
Сотрудник, успешно прошедший программу подготовки кадров, может быть выдвинут и назначен на должность, подходящую по уровню развития профессиональных и личностных компетенций, в любое время и в любом подразделении компании.

6. Принцип личной ответственности.
Работники, включенные в кадровый резерв, несут ответственность за саморазвитие и обучение. Руководитель, выдвинувший работника в кадровый резерв, отвечает за успехи подчиненного.

Обозначьте, кто отвечает за работу с резервом. Укажите конкретно состав комиссии и то, чем она занимается

Исполнительным органом резерва не может быть какое-то одно должностное лицо/служба. Нужен коллегиальный орган, в который войдут топ-менеджеры, сотрудники – эксперты в своей сфере, а также HR-директор и менеджеры HR-службыСловом, специальная комиссия из нескольких авторитетных в компании людей. Чтобы она реально функционировала, четко и конкретно пропишите, что именно она должна делать. Обрисуйте и круг задач, которые будет решать HR-служба.

Пример

Описывая функционал комиссии по формированию кадрового резерва и организации ее работы, HR-директор решил предельно точно обрисовать, что она обязана делать. Получился такой перечень:
– разрабатывает профили должностей, на которые готовятся резервисты;
– определяет критерии оценки кандидатов, привлекая руководителей и сотрудников-экспертов;
– проводит отбор самих кандидатов и формирует список лиц, включенных в кадровый резерв;
– составляет план и программу обучения (самообучения) резервистов;
– координирует работы по профессиональной подготовке и стажировке резервистов;
– оценивает и отбирает кандидатов, которых можно назначать на более высокую должность.

Комиссия заседает не реже одного раза в квартал. Ее решения оформляются протоколом. Решения считаются правомочными, если на заседании присутствуют не менее 2/3 ее состава. При равенстве голосов решающим является голос председателя.

Далее следовал пункт о задачах HR-службы: «Служба по персоналу осуществляет общий контроль за работой комиссии, координирует всю деятельность по формированию кадрового резерва».

Чтобы в компании не говорили, что отбор субъективный, четко пропишите требования и этапы отбора

Иными словами, сделайте процесс формирования кадрового резерва по возможности прозрачным и определенным. Пусть все знают, кто именно может претендовать на включение в состав резерва и как туда попасть. Как правило, компании проводят конкурсный отбор. Укажите, как именно он проводится и кто в нем может участвоватьНапример, какой стаж работы в компании должен быть у претендента, каким опытом, а также личностными и профессиональными качествами он должен обладать. Определите и то, как и кто может выдвинуть сотрудника в число претендентов на включение в кадровый резерв.

Пример

«…4.1. Участвовать в конкурсном отборе могут сотрудники компании, работа и поведение которых отвечает следующим требованиям: стаж работы в компании – не менее двух лет; высокие производственные показатели в работе; лояльность компании и добросовестное отношение к выполнению служебных обязанностей; соблюдение трудовой дисциплины; систематическое повышение профессионального уровня; развитое чувство ответственности; организаторские способности.

4.2. Стать участником конкурсного отбора можно одним из трех способов:
– путем самовыдвижения, заполнив заявку на корпоративном внутреннем сайте;
– кандидата в резерв выдвигает непосредственный руководитель, подав в комиссию рекомендацию;
– кандидата в резерв выдвигает HR-служба по итогам ежегодной оценки профессиональных и личностных компетенций. Заполняется рекомендация и подается в комиссию.

Этапы отбора в кадровый резерв можно прописать, просто перечислив их либо разместив в таблице (таблица 1).

Таблица 1. Как проводится отбор в кадровый резерв: этапы, виды работ и ответственные

Этап Что необходимо сделать Кто ответственный
Создание конкурсной комиссии 1. Анализируется потребность в создании новых и замещении уже имеющихся должностей, которые станут вакантными
2. Издается приказ о создании комиссии по отбору претендентов на руководящие должности, ее полномочиях, сроках и порядке деятельности
HR-служба
Разработка профилей должностей (или проверка уже сущест-вующих), на которые готовится резерв 1. Приказ генерального директора о создании рабочей группы по разработке профилей должностей. В нее включаются руководители подразделений и специалисты HR-службы
2. Формулирование требований к участникам конкурса: уровень образования, квалификация, возраст, стаж, опыт, специальность
Линейные руководители, топ-менеджеры, курирующие направления, где предполагается замещение должностей резервистами
Подготовка инструкции о порядке выдвижения в резерв 1. Определяется порядок представления в комиссию документов
2. Объявляется дата, когда состоится конкурс, место и время работы комиссии 3. Принимаются заявления и другие документы в соответствии с выработанными требованиями
Комиссия по формированию кадрового резерва и организации его работы
Отбор кандидатов в кадровый резерв 1. Анализ заявок на включение сотрудников в кадровый резерв – сверяются данные анкеты с требованиями, указанными в профилях должности /
2. Собеседования с подходящими кандидатами
3. Формирование списка тех, кто допущен к оценке
4. Разработка материалов и организация оценки
5. Формирование списка кадрового резерва по результатам оценки
Комиссия по формированию кадрового резерва и организации его работы
Утверждение состава кадрового резерва 1. Оформляется протокол комиссии, составляется список резерва
2. Издается приказ за подписью гендиректора, утверждающего список резервистов и определяющего порядок, сроки и условия их стажировки
Комиссия по формированию кадрового резерва, генеральный директор
Обратная связь участникам конкурсного отбора 1. Результаты отбора доводятся до его участников
2. Проводятся беседы с теми, кто успешно прошел отбор, предоставляется информация о том, что и как должны делать новые резервисты в дальнейшем 3. Организуются интервью с теми, кто не прошел отбор
HR-служба

Комиссия должна знать, как оценивать кандидатов в резерв. Определите инструменты и критерии

Вообще, оценку придется проводить как минимум дважды. Один раз – в начале конкурса, когда из списка претендентов отбираются сами резервисты. Второй раз – после того, как зачисленные в резерв прошли обучение. Какие инструменты оценки Вы будете использовать в каждом случае, Вы решите сами, исходя из того, что именно Вам нужно измерить, учитывая специфику вашего бизнеса. В Положении пропишите все те методы оценки, которые Вы в принципе можете использовать:анкетирование; тестирование; интервьюирование; экспертную оценку; деловые игры; ассессмент-центр; кейсы; составление рейтинга качеств сотрудника; метод эталона; метод «360 градусов»; метод моментных наблюдений; результаты аттестации.

Что именно оценивать с помощью перечисленных выше методов, понятно – компетенции. Их Вы также перечислите в положении. К примеру, клиентоориентированность, способность работать в команде, умение делегировать полномочия. Но как именно измерить, насколько развита та компетенция, которой обладает кандидат? Предусмотрите шкалу, по которой конкурсная комиссия и будет определять, в какой степени компетенция развита у кандидата в резерв. Какой может быть эта шкала, смотрите в таблице 2.

Таблица 2. Так может выглядеть шкала для оценки степени развития компетенции у кандидатов в резервисты

Компетенция и ее описание Шкала уровней развития компетенции (от самого низкого до самого высокого)
Уровень понимания Базовый уровень Средний уровень Сильный уровень Лидерский уровень
Профессионализм – умение выполнять любую задачу на самом высоком уровне Выполняет свои задачи своевременно и качественно Выполняет задачи быстрее, чем требуется, при этом не страдает качество, быстро учится на своих ошибках Хочет развиваться профессионально, сам посещает тренинги и курсы, берет уроки мастерства у коллег Проводит неформальные тренинги, инициирует наставничество, хочет работать с молодыми, передавать им опыт Делится с коллегами секретами своего профессионального мастерства, помогает им сделать так же, как и он
Сплоченность, вера в команду – умение объединять свои усилия с усилиями других, готовность выполнить работу на 100 % Хорошо работает в команде, своевременно информирует других, делится нужной информацией Ждет позитивных результатов от команды, обеспечивает обратную связь, выказывает оптимистические ожидания Выражает желание учиться у других (даже у подчиненных), стимулирует мозговые штурмы и дискуссии Поддерживает других, помогает сотрудникам почувствовать свою силу и значимость. Публично благодарит лучших Урегулирует конфликты, стремится создать команде хорошую репутацию, формирует дух сотрудничества
Клиентоориентированность – понимание того, что хочет клиент компании, и выстраивание своей работы под его потребности Приветлив с клиентами, помогает им сориентироваться и выбрать то, что им действительно нужно Разработал разные модели своего поведения, подстраивается под клиента в зависимости от ситуации Рекомендует продукцию/услуги, рассказывает о возможных проблемах/нюансах, иногда может убедить Выработал подход к каждому клиенту, старается предотвратить негативные ситуации в пользу клиента Умеет преодолевать возражения клиента, выстраивает стратегию убеждения и презентацию на основе фактов, а не догадок

Укажите, какие виды резерва будете формировать: три вида – по уровню, два вида – по скорости назначения

Резервисты могут быть разными. Одно дело – резерв из рядовых сотрудников, которые могут быть назначены на позиции линейных руководителей, другое – скамейка запасных для топовых позиций. И по тому, как быстро кандидаты могут быть назначены на высокие должности, резерв тоже различается. Если у Вас есть такие различия (не все сотрудники с потенциалом повышаются через приблизительно одинаковое время), то пропишите их в Положении.

Пример

«…1.4. Кадровый резерв состоит из трех групп:
– I группа – сотрудники, которые способны занять освободившиеся высшие руководящие должности, согласовываются с собственниками бизнеса и с советом директоров;
– II группа – резерв для замещения позиций заместителя исполнительного директора, главного бухгалтера, главного инженера, руководителей подразделений;
– III группа – претенденты на должности начальников отделов, цехов, бюро, заместителей начальников, главных специалистов (узконаправленных профессионалов).

Кроме того, кадровый резерв делится на оперативный и стратегический. В оперативный включаются работники, которые способны приступить к работе на более высокой должности немедленно или в ближайшие год-два. В стратегический резерв входят молодые специалисты с лидерскими качествами, способные занять руководящие должности лишь через некоторое время».

Пропишите, чему и как должны обучаться резервисты, пока не заняли руководящие должности

Четко укажите, из чего будет складыватьсятеоретическая подготовка (базовая, для всех), а из чего – практическая (индивидуальная), какие семинары и конференции надо будет посещать, а что можно изучить дистанционно. Например, в рамках теоретической подготовки нужно пройти тренинги и семинары: «Навыки системного мышления», «Финансы для нефинансовых менеджеров», «Креативное мышление в бизнесе», «Навыки эффективной коммуникации», «Командное лидерство».

Установите, какая доля (из всей программы) должна приходиться на самообучение. Для этого внесите в положение пункт, обязывающий каждого резервиста составлять План самоподготовки (на основе разработанной программы). Предусмотрите порядок: в конце года каждый резервист составляет отчет о работе за год.

Пример

Сотрудникам, успешно завершившим обучение и прошедшим все испытания при отборе в кадровый резерв, гарантируется, что они смогут реализовать свой потенциал посредством инструментов:
– стать наставником для коллег путем назначения на эту позицию непосредственным руководителем;
– руководить новыми (и/или текущими) проектами в компании, подав заявку на позицию руководителя проекта в службу управления персоналом;
– перемещаться на равноценные должности (при нехватке свободных вышестоящих) в других подразделениях организации, чтобы наращивать дополнительные компетенции;
– замещать наставника/непосредственного руководителя на период его отсутствия (болезни, командировки, отпуска);
– проходить стажировки в других подразделениях компании, в том числе за границей.

Предусмотрите и бенефиты резервистам, и наказание – исключение из резерва на какой-либо срок или насовсем

Бенефиты могут быть самые разнообразные: прибавка к зарплате (в процентах от ее размера) после включения в кадровый резерв; материальная помощь, выплачиваемая, когда сотрудник идет в отпуск; улучшенный соцпакет. Если есть возможность,предусмотрите премию за инновации, внедренные с подачи резервистов.

Предусмотрите и нематериальные блага. Например, создайте «Клуб кураторства»,где резервисты будут общаться с руководством компании. На любые темы. Важно, чтобы в этом общении так или иначе будущие управленцы перенимали опыт у успешных руководителей, делились с ними своими идеями. Пропишите в Положении, как часто собираются члены клуба, как проходят заседания.

Исключать из резерва на год или насовсем можно как по личному желанию сотрудника (по его заявлению), по состоянию здоровья, так и по объективным причинам – за то, что он не стремился обучаться, показал низкие результаты оценки. Еще одна возможная причина для исключения из пула талантов – резервист отказался занять вакансию, которую ему предложили.

Составляя списки резерва для разных должностей, не включайте одного и того же сотрудника в несколько списков

Нередко HR-ы действуют вопреки этому правилу, стремясь подготовить универсальные кадры: если резервист не подойдет для назначения на одну позицию, его можно будет назначить на другую. Но на самом деле у такого подхода много минусов. Во-первых, Вы можете запутаться – назначив резервиста, не вычеркнете его из других списков и будете думать, что там есть кадры. А потом неожиданно может оказаться, что нет – они все уже назначены. Во-вторых, качество подготовки резервиста будет страдать. Ведь для каждой должности надо готовить людей по своей программе.

Для удобства разработайте формы документов и сделайте их приложениями к Положению

Тогда никто – ни члены комиссии по формированию кадрового резерва и организации работы с ним, ни сами резервисты, ни HR-специалисты – не будет думать, как лучше оформить тот или иной документ. Скажем, заявку на участие в конкурсном отборе в кадровый резерв (для самовыдвиженцев и для руководителей, выдвигающих своих подчиненных), рекомендацию от HR-отдела, план теоретического и практического обучения, план самостоятельной подготовки, список лиц для включения в кадровый резерв, профиль должности.

Заложите основу для надежного и профессионального кадрового резерва. Грамотно составьте Положение об этом резерве. Что прописать?

*Полный текст Положения и всех приложений к нему смотрите в прилагаемых документах.

Подписка


logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать
Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

Это займет менее 2 минут

А кроме того, ваc ждут подарки:
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам,
- профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.