Квартира в подарок  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Кадровый резерв

  • 2 апреля 2019
  • 9291

В статье рассказано о том, как формировать кадровый резерв, каким этапам уделять внимание. Ответы экспертов помогут избежать ошибок начинающим руководителям.

Материалы по теме:

Что значит кадровый резерв

Кадровый резерв (КР) подразделяют на два типа — внешний и внутренний. Обычно это группа лиц, прошедших предварительный отбор на любую должность в организации, чаще на позиции среднего или высшего звена. Специалистов оценивают особенно тщательно, выявляют личные, профессиональные и деловые качества, нужные для выполнения должностных обязанностей. 

Внешний кадровый резерв состоит из резюме кандидатов, которые соответствуют требованиям, поэтому могут быть приглашены в любой момент на освободившуюся вакансию. Главный минус базы данных — она устаревает, ведь люди растут, развиваются, находят работу и больше не нуждаются в ваших предложениях. 

Справка: иногда внешний кадровый резерв состоит из специалистов, которые время от времени участвуют в проектах, выполняют определенные задачи. 

Внутренний кадровый резерв — уже трудоустроенные сотрудники, которые обладают высоким потенциалом к карьерному росту, имеют управленческие навыки. Как правило, это давно работающие специалисты, успевшие зарекомендовать себя, показать свою благонадежность. 

Таблица. Сравнительные характеристики внутренних и внешних источников подбора персонала

Кадровый резерв: формируем пул «запасных» специалистов

Скачать таблицу полностью

Внутренний резерв включает в себя:

  • высокопрофессиональных сотрудников с уникальными знаниями, способных к руководству, а также профессиональному росту в горизонтальном направлении (запас ключевых специалистов);
  • подчиненных, способных продемонстрировать рост в вертикальном направлении (административный персонал);
  • подготовленных руководителей, которые могут незамедлительно приступить к своим обязанностям (оперативный состав);
  • потенциальных руководителей (стратегический пул кадров). 

Процесс формирования внутреннего кадрового резерва занимает не меньше 2 лет, поэтому к нему нужно приступать со дня основания организации. Внимательно наблюдайте за всеми сотрудниками, делайте пометки для себя, чтобы при необходимости переместить специалиста. 

В небольших компаниях система кадрового резерва создается редко. Обычно сотрудников перемещают с должности на должность, или принимают в компанию родственников, друзей или знакомых, избегая при этом формальностей — оценки, тестирования и т.д. Следует отметить, что иногда это грозит серьезными проблемами, вплоть до закрытия компании. 

Пример

Со дня основания компании «Омега» ее владелец Станислав выступал и в роли директора по персоналу. Первым делом он принял в штат всех своих родственников, те пригласили друзей и знакомых. Так и повелось, что лиц со стороны не принимали, а искали кандидатов на должность среди «своих». В итоге руководящие должности занимали те, кто не совсем разбирался в тонкостях работы, обязанностях. Это негативно отражалось на прибыльности, конкурентоспособности и многих бизнес-процессах. Когда компания приблизилась к краху, Станислав проанализировал ситуацию, провел оценку работников. Он принял решение, уволить некоторых работников, а на их место принять профессионалов. Разразился скандал. Большая часть подчиненных ушли, но им на смену быстро прибыли другие соискатели. Постепенно ситуация нормализовалась, а компания перешла из разряда убыточных в прибыльные.

Цели и задачи формирования резерва

Главная задача КР — улучшить и стабилизировать финансовое положение организации. При наличии «запасных» сотрудников компания защищена от непредвиденных ситуаций по причине отсутствия ключевых специалистов. Бизнес-процессы идут своим чередом, клиенты довольны сотрудничеством, а прибыльность бизнеса не падает. 

Формирование резерва кадров организации требуется и для достижения других целей, которые стоят перед руководством. Обычно с помощью базы «запасных» пытаются:

  • уменьшить число ошибок при подборе и расстановке кадров;
  • адекватно и не торопясь оценивать персонал;
  • прогнозировать потребность в сотрудниках;
  • обеспечить компанию резервом эффективных специалистов, знающих, как развивать бизнес в соответствии с утвержденной стратегией;
  • удержать и мотивировать талантливых руководителей;
  • снизить затраты на подбор, адаптацию персонала;
  • поддержать позитивную репутацию. 

Цели, задачи, желаемый результат, механизмы развития резервистов и т.д. пропишите в Положение о создании кадрового резерва. Зафиксируйте последовательность каждого этапа, чтобы сократить и облегчить работу менеджеров, которые будут заниматься формированием кадрового резерва. 

Пример Положения

Кадровый резерв: формируем пул «запасных» специалистов

Скачать образец в начале статьи >>> 

Как сформировать кадровый резерв

Формирование кадрового резерва (ФКР) организации происходит с участием вышестоящего начальства. Рекомендуем придерживаться принципа открытости и гласности. То есть не скрывайте от других сотрудников, что начали отбор специалистов в КР. Возможно, что некоторые проявят себя, чтобы добиться повышения. 

Если не хватает ресурсов для формирования КР, привлекайте сторонних специалистов из кадровых агентств, которые возьмут часть задач на себя или выполнят работу под ключ. Придерживайтесь заданного алгоритма, следите за тем, чтобы ни один перспективный работник не был упущен из вида. 

Этап №1. Определите потребности в формировании резерва

Первый этап самый важный, поэтому к нему нужно подходить максимально ответственно. Если не уделите внимание нюансам, процесс ФКР будет более длительным и затратным.

Перед началом работы над формированием резерва выявите:

  • стратегические и тактические кадровые запросы;
  • фактическое состояние КР, степень подготовленности сотрудников;
  • процент уменьшения численности «запасных» сотрудников за последние несколько лет;
  • число высвобожденных административных единиц, которые могут реализовать себя в других подразделениях;
  • должности, с которых можно перемещать специалистов;
  • лиц, ответственных за работу с КР, расстановку кадров. 

Определите, какую сумму на формирование резерва кадров можно потратить, согласуйте ее с финансовым директором. Если бюджет ограничен, рационально заниматься развитием уже трудоустроенных сотрудников, а не отбирать в КР внешних специалистов. 

Этап №2. Проведите подбор сотрудников для резерва

Подбор сотрудников занимает много времени, так как на этом этапе проводится комплексная работа, состоящая из взаимодополняемых процедур. Если над КР работает несколько менеджеров, разграничьте обязанности, определите критерии отбора. 

В целом при подборе пула «запасных» нужно:

  • ознакомиться с информацией из личных дел работников, резюме, автобиографий;
  • провести беседу с резервистами;
  • смоделировать ситуации, приближенные к реальным рабочим условиям, понаблюдать за человеком;
  • оценить итоги работы за определенный промежуток времени;
  • проанализировать, соответствуют ли качества сотрудника требованиям, предъявляемым к должности. 

Главная цель, которую нужно достичь — собрать максимально большой объем информации о каждом работнике, его личных, профессиональных и деловых качествах, навыках. Составьте карточку с требованиями и критериями, чтобы не упустить важные детали при работе с кандидатами в КР. 

Требования к кандидатам для включения в КР:

Кадровый резерв: формируем пул «запасных» специалистов

Скачать образец в начале статьи >>> 

Проводя отбор резерва кадров, определите мотивы потенциальных сотрудников, их цели и ценности. Не погружайтесь в изучение ненужных фактов, личной жизни, ведь эта информация не несет особой смысловой нагрузки, но отнимает ваше время на ее анализ. 

Этап №3. Сформируйте список кадрового резерва

После оценки кандидатов, их сравнения между собой, составьте предварительный список «запасных». Разделите его на 2 части. К первой отнесите работников, которые отнесены к оперативной части, т.е. для замещения ключевых позиций прямо сейчас или в скором времени. Ко второй группе отнесите тех, кто составит стратегический запас. Обычно это молодые сотрудники с лидерскими задатками, которые постепенно наберутся опыта. 

При составлении списка резервистов придерживайтесь следующих правил:

  • определяйте замещаемые позиции согласно номенклатуре должностей и штатному расписанию с учетом иерархии;
  • указывайте личную информацию о каждой штатной единице;
  • фиксируйте время зачисления в КР;
  • отметьте результаты оценки качеств, запишите предложения и рекомендации по самосовершенствованию и развитию сотрудника. 

Составьте кадровый резерв на несколько лет вперед. Передайте список на рассмотрение вышестоящему руководителю — он имеет право вычеркнуть некоторых лиц, если по его мнению они не соответствуют нужным критериям. По мере устаревания списка его требуется обновлять. Удаляйте выбывших и добавляйте вновь прибывших. 

Важно! При зачислении прошедших отбор резервистов подготавливайте ходатайство о выдвижении на должность, если она освобождается. Документ передавайте директору на утверждение. 

Анкета кандидата в кадровый резерв

Кадровый резерв: формируем пул «запасных» специалистов

Скачать бланк в начале статьи >>> 

Подготовка и переподготовка претендентов

После отсева явно неподходящих сотрудников и зачисления в кадровый резерв перспективных специалистов, начинайте работу с теми, кто в целом подходит на должности, но нуждается в дополнительном обучении. Выберите для них оптимальную программу с учетом бюджета. 

Обычно используют следующие методики:

  • обучение под кураторством;
  • стажировка в должности под контролем наставника;
  • прохождение курсов переподготовки;
  • производственная практика. 

Программа обучения зависит от текущего опыта, знаний резервиста. При ее выборе подумайте, что нужно развить работнику, поможет ли программа достичь желаемого результата. Если создаете кадровый резерв для замещения руководящих должностей, при этом нет возможности предоставлять учебный отпуск, обратите внимание на дистанционные программы. Посмотреть примерное содержание некоторых курсов, узнать особенности такой формы обучения вы можете на сайте Школы Директора по персоналу

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Кого назначить ответственным за работу с кадровым резервом?

Обычно управление кадровым резервом организации входит в обязанности руководителя или рядового специалиста службы. В крупных организациях создают специальный отдел. Для достижения результатов в работе с КР подключите к данному вопросу непосредственных руководителей и резервистов. 

2. Как рассчитать оптимальное число резервистов?

Для каждой должности должно быть около 2-3 человек. Составьте список, посчитайте количество потенциальных рабочих мест. 

3. Как проинформировать персонал о разработке и внедрении программы?

Сообщите сотрудникам о планах создания КР в письменном виде или лично. Объясните цели и задачи программы, донесите ее значимость до сотрудников и организации в целом. Учтите, недостаточное информирование персонала о нововведении может послужить причиной появления негативных слухов и опасений. 

4. Какие различают способы выдвижения кандидатов в кадровый резерв?

Различают три основных способа выдвижения: непосредственным руководителем, вышестоящим руководителем, самовыдвижение сотрудника. 

5. Какие возможны проблемы при работе с кадровым резервом?

Выделяют следующие ошибки при работе с КР:

  • работа идет без должной поддержки руководства под давлением службы персонала и отдела обучения;
  • финансовые ограничения не позволяют использовать ряд направлений подготовки резервистов;
  • резерв на замещение руководящих должностей составляют формально;
  • размытость критериев отбора;
  • нет четких критериев оценки резервистов. 

6. Можно ли подготовить резерв для топов?

Да, многие компании готовят резервистов именно для закрытия топовых позиций в организации. Процедура работы с ними отличается тем, что к специалистам предъявляют более высокие требования. 

7. Как планировать дальнейшую работу с кадровым резервом?

После положительной оценки готовности резервистов решите, что делать дальше, например:

  • при наличии открытых целевых вакансий рассмотрите кандидатов на замещение из числа успешных резервистов;
  • запланируйте и организуйте адаптационные мероприятия;
  • при отсутствии на момент окончания программы подготовки резервистов открытых вакансий запланируйте мероприятия по удержанию перспективных сотрудников. 

В результате выполненной ранее работы по созданию и развитию резерва реализуйте цели, для которых КР был создан, разработайте дополнительные меры по удержанию ценных сотрудников. Не забывайте, что управление кадровым резервом — не просто формальная процедура, а настоящая работа, которой нужно систематически уделять время. 

Вывод

Каждая компания сама решает, формировать или нет кадровый резерв. Если позволяют финансовые возможности, вы всегда можете обратиться в агентства по подбору персонала, чтобы быстро закрыть вакантные позиции в организации. Небольшим компаниям, индивидуальным предпринимателям и фирмам на грани банкротства лучше составить пул «запасных» сотрудников, чтобы избежать непредвиденных затрат в последующем


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.