Кликните и получите скидку на подписку  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Бюджетирование расходов на персонал

  • 13 марта 2019
  • 5785

Вы узнаете, как рассчитать бюджет расходов на персонал, на что обратить внимание и какими программами пользоваться. Дополнительно — советы, которые помогут избежать ошибок и проблем при утверждении документа.

Полезные материалы по теме:

Как рассчитать бюджет затрат на персонал

Ответственное отношение к подготовительному этапу бюджетирования — от него зависит весь ход подготовки документа, отсутствие ошибок в нем. Настройтесь на плодотворную работу, спланируйте распорядок дня. Поручите часть рутинных задач коллегам на период, пока будете заниматься бюджетированием расходов на персонал. 

1. Назначьте ответственных за составление бюджета

Поручите сбор информации сотрудникам службы персонала, экономисту — разработку формы и бланков бюджета. Назначьте на роль главного ответственного HR-руководителя. 

Образец бюджета затрат на персонал

Бюджетирование расходов на персонал

Скачать бланк

2. Оцените бюджет за прошлый год или два

Проанализируйте расходы на персонал за прошедшие несколько лет. Вычислите примерный % отклонений по каждой статье расходов. Проверьте, защитили ли вы себя от рисков незапланированных расходов в этот раз. 

3. Проанализируйте текущую ситуацию в компании

Уточните у руководителя, какой планируется годовой оборот организации. Это позволит понять, насколько можно увеличить затраты по отдельным статьям при бюджетировании расходов на персонал. 

4. Разработайте кадровую политику

Подробнее о том, как разработать кадровую политику, читайте в «Системе Кадры». Если она уже утверждена, проверьте ее эффективность. Оцените текучесть кадров, лояльность персонала, качественный и количественный состав работников, особенности корпоративной культуры и т.д. На основании собранных данных составьте план кадровой работы

5. Составьте проект бюджета

Выберите метод и вариант планирования: централизованный, децентрализованный или смешанный, а также структуру документа. Заполните бланк бюджет затрат на персонал. 

Основные статьи расходов при бюджетировании

Внесите в бюджет главные статьи расходов:

  1. Фонд оплаты труда (ФОТ): зарплата, все варианты премий, налоги и страховые взносы с ФОТ
  2. Социальные программы, льготы, компенсации: все расходы на мотивирование сотрудников социальными льготами, например, ДМС, оплата питания, спорт, материальная помощь, оплата транспорта, аренда жилья и т. п.
  3. Расходы на охрану труда: стоимость средств защиты, спецодежды, молока и иного дополнительного питания для сотрудников вредного производства
  4. Подбор персонала: оплата источников поиска, стоимость объявлений и пр.
  5. Обучение и развитие: оплата курсов, услуги тренеров, аренда зала для обучения и пр. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, как сформировать бюджет на обучение и развитие персонала 
  6. Оценка персонала: услуги внешних экспертов по оценке, покупка тестов и других программ для оценки
  7. Развитие корпоративной культуры, корпоративные мероприятия: расходы на организацию и проведение культурно-массовых мероприятий и PR-кампаний
  8. Ведение кадрового делопроизводства: расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним, оформление документов иностранных граждан, расходные материалы: картриджи, бумага и др.;
  9. Обеспечение деятельности службы персонала: расходы на автоматизацию HR-процессов, подписка на справочные системы, например, Систему Кадры, журналы, книги и пр.
  10. Подарки: расходы на подарки к Новому году, Международному женскому дню, Дню защитника Отечества, дням рождения сотрудников, дню рождения организации и т. п.
  11. Командировочные расходы: суточные, оплата проезда, гостиницы и пр.
  12. Расходы, не учитываемые в затратах организации на рабочую силу: расходы на доходы сотрудников по акциям и от участия в собственности организации (дивиденды, проценты и т. д.), вознаграждение членам совета директоров акционерного общества, учредителям, освобожденным профсоюзным сотрудникам, не состоящим в списочном составе сотрудников организации и др. 

На чем можно безболезненно сэкономить

Если компания находится в сложной экономической ситуации, сокращайте затраты на корпоративные мероприятия, внешнее обучение. Когда и этого недостаточно, уменьшайте суммы стимулирующих выплат, затраты на подарки. 

Подумайте, какие статьи расходов можно еще сократить. Например, если в прошлом году в компании был значительный рост окладов, а сейчас зарплаты топовых сотрудников значительно выше, чем у конкурентов, не закладывайте в бюджет их увеличение. Чтобы удержать ценных специалистов, перемещайте их, расширяйте перечень обязанностей и т.д. 

Какие автоматизированные программы можно использовать для составления бюджета

Используйте автоматизированные программы, чтобы выполнить бюджетирование затрат на персонал. На сегодняшний день разработчики предлагает готовые комплексные решения, которые не требуют внедрения дополнительных компонентов, но подразумевают эту возможность. Системы помогают планировать, учитывать, контролировать расходы на персонал, а на основании данных быстро подготавливать отчеты. 

Бюджетирование затрат на персонал выполняют с помощью следующего программного обеспечения:

  1. «1С: финансовое планирование»;
  2. Navision;
  3. «Контур Корпорация. Бюджет холдинга»;
  4. SAP R/3;
  5. «Галактика»;
  6. «ПАРУС»;
  7. Oracle Financial Analyzer (OFA)
  8. Hyperion Pillar;
  9. Adaytum e.Planning Analyst;
  10. EPS Prophix Budgets;
  11. EPS Prophix Enterprise;
  12. Comshare MPS;
  13. «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», «ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление»;
  14. «Красный директор»;
  15. Bplan;
  16. КИС: Бюджетирование;
  17. «AVACCO Корпоративное управление». 

Программы подходят для организаций разного типа, в том числе для небольших фирм. Перед их установкой на ПК проконсультируйтесь с системными администраторами компании. При первом использовании проконтролируйте, правильно ли работает система, чтобы избежать ошибок в документах. 

Пример

Руководитель финансового отдела компании «Дельта» решил внедрить одну из известных программ. При первом бюджетировании он просто распечатал документы и не стал проверять суммы, которые были сформированы системой. Ошибку не заметили ни на этапе согласования, ни на этапе утверждения. Только ближе к концу года обнаружили, что выделенных средств не хватает. Директор отказался пересматривать бюджет, поэтому пришлось экономить, чтобы дотянуть до начала следующего года.

Типичные ошибки в системе бюджетирования расходов на персонал

Если вы внимательно выполняли бюджетирование расходов на персонал, это не значит, что вы учли все возможные затраты. Часто уже по факту обнаруживается, что денег не хватает или выделено много, заложенные суммы далеки от реальных и т.д. Уделяйте внимание не только точности цифр, но и факторам, которые в той или иной степени могут повлиять на затраты. Избегайте типичных ошибок при бюджетировании персонала, приводящих к нежелательным последствиям. 

Распространенные недочеты

  • отсутствует грамотная структура;
  • не учтены непредвиденные затраты, которые можно спрогнозировать на этапе бюджетирования;
  • не внесены статьи второстепенные расходов, становящиеся важными на протяжении года;
  • не уделено внимание возможным изменениям, например, в документ не заложено появление нового отдела и увеличение штата, рост зарплаты;
  • не собраны данные со всех служб или не согласованы между отделами затраты;
  • расходы чрезмерно детализированы, раздроблены;
  • нет альтернативных вариантов бюджетирования, например, на подбор было решено выделить 10000 рублей, а не от 10000 до 15000 рублей.

Учитывайте цели владельцев бизнеса, но берите во внимание и потребности сотрудников, чтобы избежать проблем на всех этапах работы с бюджетом. 

Эксперты «Системы Кадры» собрали в удобную таблицу распространенные ошибки при бюджетировании расходов на персонал и способы их устранения.

Бюджетирование расходов на персонал

Скачать таблицу

Как согласовать и защитить бюджет затрат на персонал

Прежде чем утверждать бюджет затрат на персонал, еще раз проверьте, нет ли в нем ошибок, все ли расходы учли. Если вы не наделены полномочием ставить визу на документ, обратитесь к руководителю отдела. Дополнительно согласуйте документ с управляющим финансово-экономической службы, получите и его визу. 

Если в компании принята оценка документа бюджетным комитетом, отправьте его всем членам комиссии, а после назначьте встречу. На ней защитите бюджет, обосновав целесообразность расходов и их важность. Чтобы не растеряться, заранее подумайте над аргументами для обоснования сумм. Подробнее о защите бюджета  рассказали эксперты «Системы Кадры». Придерживайтесь рекомендаций, чтобы не пришлось переделывать документ при вынужденном сокращении расходов. 

Согласовав бумагу с комитетом, отправляйтесь к финансовому директору для окончательного утверждения бюджета затрат на персонал. Будьте готовы к тому, что его не устроит общая сумма или отдельная строка расходов, ведь финансовый директор всегда за экономию. 

Как убедить директора, что бюджет затрат на персонал не завышен

Обычно вопросы возникают по поводу мотивирующих выплат, обучения, подбора кадров, зарплат и т.д. При бюджетировании расходов на персонал готовьтесь к тому, что вам придется доказывать их рациональность. Если компания в данный момент находится в кризисной ситуации, не превышайте расходы или будьте готовы обосновать их.

Пример

Директор компании «Дельта» был категорически против бюджета, который утвердил финансовый комитет. Он не хотел выделять столько денег на подбор кадров. Менеджер по персоналу пытался доказать, что именно такая сумма нужна, но тщетно. В итоге стали экономить на всем, а через несколько месяцев поняли, что компания стремительно теряет позиции на рынке. В ходе выяснения обстоятельств было установлено несоответствие квалификации работников даже базовым требованиям. Всех новичков пришлось отправить на обучение, на которое ушло еще больше денег, чем потратили бы на подбор профессионалов через агентства. 

Не вступайте в споры с директором — это ни к чему хорошему не приведет. Заранее подумайте, к чему он может придраться, запаситесь несколькими примерами из реальной жизни. Уделяйте внимание значимости расходов, но не переоценивайте потребность в них. Например, затраты на обучение можно снизить, если не отправлять на курсы одних и тех же специалистов, которые и без того отличаются профессионализмом. Этого не может не знать директор, поэтому если вы начнете утверждать обратное, вызовите лишь гнев и недоверие. 

Заручитесь поддержкой лиц, которые участвовали в формирование бюджета затрат на персонал, согласовывали его. Мнения нескольких сотрудников с большим опытом, которые давно работают в компании, разумные объяснения могут сыграть решающую роль и убедить директора в обоснованности трат. 

Вывод

Если в компании постоянно происходят изменения, выполняйте бюджетирование расходов на персонал не на год, а на 3-6 месяцев. Это позволит вам точнее прогнозировать материальные затраты, избегать ошибок. В этом случае будет уходить больше времени на подготовку документа и его утверждение, но вам не придется постоянно обращаться к директору, чтобы он выделил дополнительные средства.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.