Бюджет расходов на персонал: структура и способы оптимизации

3153
Бюджет расходов на персонал является инструментом для принятия управленческих решений и планирования деятельности компании. Это важный документ, в котором сбалансированы личные потребности сотрудников и финансовые интересы компании.

В статье рассмотрены следующие вопросы:

  • Как составляется бюджет расходов на персонал и что необходимо учитывать при этом;
  • Какие статьи предусмотрены в бюджете расходов на персонал;
  • Для чего нужен анализ прошлогоднего бюджета расходов на персонал;
  • Как оптимизировать бюджет расходов на персонал.

Технология разработки бюджета расходов на персонал

Разрабатывая бюджет расходов на персонал, в первую очередь необходимо учитывать, на какой стадии своего развития находится компания, ведь от этого зависят суммы, требующиеся на ту или иную статью бюджета. Как правило, таких стадий всего четыре:Бюджет расходов на персонал: структура и способы оптимизации

  • становление компании;
  • рост и развитие;
  • стабилизация;
  • спад, после которого компания уходит с рынка или же начинается ее качественно новый период деятельности с той же последовательностью этапов развития.

Для западных компаний, давно работающих на рынке, кризисы, характерные для спада, повторяются с периодом в 50-60 лет. Для российских компаний, многие из которых свою деятельность начали относительно недавно, этот период гораздо короче и каждый из этапов развития может продолжаться год-полтора, а иногда и меньше.

Технология разработки бюджета расходов на персонал основывается на данных планов по работе с персоналом. Формат этих планов зависит от предпочтений менеджера по персоналу, но лучше все-таки использовать формы долгосрочного планирования. В этих формах перечисляются все статьи затрат, которые решено учесть в бюджете расходов на персонал. Формы заполняют линейные руководители и топ-менеджеры, а сотрудникам HR-службы необходимо проанализировать, уточнить и свести всю полученную информацию и спрогнозировать на ее основе суммы расходов по найму, обучению и другим статьям, затраты на которые будут зависеть от планируемой численности персонала.


Бюджет на персонал с нуля: как составить и защитить перед руководством компании


Статьи в бюджете расходов на персонал

Статьи в бюджете расходов на персонал можно подразделить на четыре категории:

  • заработная плата;
  • социальные расходы на персонал;
  • обучение и развитие персонала;
  • собственные расходы HR-службы компании.

Войдет ли такая статья, как зарплата, к которой также относятся оклады, премии, компенсации и бонусы, в бюджет расходов на персонал, зависит от системы бюджетирования компании и тех функций, которые возложены на службу по персоналу. Некоторые предприятия включают агрегированную статью по заработной плате в общий бюджет и рассчитывают предстоящие затраты на основании данных, предоставляемых руководителями структурных подразделений. В этом случае служба по персоналу может совсем устраняться от вопросов оплаты труда или же в ее функции может входить формирование системы вознаграждения и методическое руководство, и в статье «Заработная плата» будет отражаться только фонд оплаты труда тех сотрудников, которые входят в HR-службу.


Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров


В тех случаях, когда затраты на заработную плату входят в зону ответственности службы персонала, она, перед тем, как начать формировать бюджет расходов на персонал, должна сформировать штатное расписание на следующий год. На основании этого планируется численность и заработные платы и премиальные начисления сотрудников, при этом необходимо учесть планируемые кадровые мероприятия: сокращение, наем новых сотрудников, ротацию, повышение окладов и карьерный рост. В этой же статье учитывается и стоимость оборудования новых рабочих мест. Для расчета суммы премий используется существующая в компании система премирования, а, при ее отсутствии, эта сумма рассчитывается на основании данных за прошлые периоды деятельности компании.

Категория «Социальные расходы» и статьи расходов, которые в нее входят, рассчитываются на основании утвержденных документов и локальных нормативных актов, определяющих форму и размеры соцпакета, социальных выплат, материальной помощи и материальной мотивации. Допускается учитывать в этой статье затрат проектные расходы на персонал, определяемые теми документами, которые проходят стадию разработки или согласования. В этой статье учитываются подарки к различным праздникам и юбилеям, предусмотренные коллективным договором.

Какие суммы будут включены в категорию расходов на обучение, также зависит от того, какая система бюджетирования используется в компании. Эти затраты могут планироваться по подразделениям с учетом реально существующих потребностей, или же эта функция может быть возложена на службу по персоналу. В первом случае бюджет расходов на персонал будет учитывать только потребности в обучении сотрудников HR-службы, во втором – всех подразделений предприятия. Кроме непосредственно расходов на обучение и переквалификацию сотрудников, в расходы по этой статье нужно включить затраты на командировки в связи с обучением и стажировкой.


Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – обучение. Планируем, кого, чему и как учить, сколько на это потратить


В четвертую категорию бюджета расходов на персонал, к которой относятся все собственные затраты отдела по работе с персоналом, включаются расходы на найм и подбор персонала; подписные специальные издания, литературу и справочники; посещение платных тренингов и семинаров; расходы на корпоративные мероприятия и пр.

Анализ прошлогоднего бюджета расходов на персонал

Планирование предстоящих затрат должно производиться на основе анализа прошлогоднего бюджета расходов на персонал. Очень часто реалии рынка и действительные потребности компании корректируют планируемые затраты, отражаемые в бюджете расходов на персонал. Составляя бюджет на следующий финансовый год, необходимо сравнить фактические данные по затратам за прошлый год и теми суммами, которые были запланированы.

Относительная разница между планируемыми и фактическими затратами пересчитанная с учетом экономической эффективности поможет понять, где компанией допущен перерасход при бюджетировании затрат на персонал. Такой анализ поможет определить эффективность расходов, станет базой для принятия обоснованных решений, поможет выделить приоритетные направления работы с персоналом и найти более грамотные решения в области оптимизации планируемых затрат.


Скоро снова рассчитывать расходы на ФОТ. Как ничего не забыть. Вспомните методику и нюансы


Оптимизация бюджета расходов на персонал

В последнее время, в связи с нестабильной экономической ситуацией, компании стали особое внимание уделять оптимизации бюджета расходов на персонал. Для повышения эффективности используется анализ бизнес-процессов и пересмотр организационной структуры. В сложные периоды деятельности многие компании идут на сокращение расходов на поиск и подбор персонала, решая вопрос кадровой обеспеченности за счет внутренних резервов. Как одна из действенных мер рассматривается перевод части персонала на неполную рабочую неделю и замена малоэффективных работников новыми, отобранными с учетом требуемых компетенций.

К статьям затрат, которые в первую очередь попадают под сокращение в случае оптимизации бюджета расходов на персонал, в первую очередь относятся расходы на корпоративные мероприятия, внешнее обучение и на подбор персонала. Как показывает опыт российских компаний, в сложные периоды, обусловленные очередным этапом развития компании или нестабильной экономической обстановкой, резервы для повышения эффективности можно найти, даже не увеличивая бюджет. HR-службы могут сделать это, например, только повышая вовлеченность персонала в управление, а также помогая раскрыть сотрудникам уже имеющийся у них потенциал и компетенции.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение об оплате труда (бланк).doc
  • Положение о службе персонала (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об оплате труда (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль