Важные HR-документы в 2016 году: кадровое делопроизводство

1773
Сегодня работникам HR-службы приходится оформлять большой пакет кадровых документов, регламентирующих и фиксирующих все аспекты трудовых взаимоотношений между работником и работодателем. Это важная и ответственная работа и от того, насколько правильно ведутся и оформляются документы учета персонала в 2016 году, зависит их легитимность, соответствие установленным законодательством нормам и, следовательно, правильность проведения кадровых процедур.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Как классифицируются документы кадрового учета;
  • Что входит в перечень обязательных документов по персоналу в 2016 году;
  • Какие дополнительные документы отдела персонала должны быть в организации;
  • Какие ошибки в документах по персоналу встречаются чаще всего;
  • Как осуществляется принятие новых документов по персоналу и внесение изменений в существующие.

Как классифицируются документы учета персонала в 2016 году

На любом предприятии, независимо от его формы собственности, подлежит обязательному документированию трудовая деятельность каждого работника – от момента приема сотрудника на работу, до момента увольнения и выдачи ему на руки трудовой книжки.

Поэтому документы учета персонала в 2016 году в своей совокупности фиксируют каждый этап трудовой деятельности работников предприятия, включая вопросы оплаты труда, поощрений и взысканий, смены рабочего места, отпусков и служебных командировок.


Аттестация персонала: готовим HR-документы


К этому виду кадровой документации, еще называемой документами по личному составу, относятся:

  • первичные учетные документы, включая все приказы и служебные записки, на основании которых вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку, делаются отметки в табеле учета рабочего времени и пр.;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки и надлежащим образом оформленные вкладыши в них;
  • личные карточки работников и их личные дела.

Все эти документы учета персонала в 2016 году классифицируются по стадиям трудового цикла:

  • документы, связанные с комплектованием кадрового состава предприятия;
  • документы, связанные с ротацией кадров, работающего на предприятии;
  • документы, связанные с трудовой деятельностью работников предприятия;
  • документы, связанные с прекращением действия трудовых договоров с работниками предприятия (расторжение трудового договора по инициативе работодателя или работников предприятия).

Документы учета персонала относятся к категории важных и обязательных для каждого работодателя, поскольку на их основе осуществляется учетная политика, в том числе и финансовая, принимаются кадровые и управленческие решения.

Перечень обязательных документов по персоналу в 2016 году

Важными и обязательными считаются и другие кадровые документы, наличие которых в организации устанавливается законом и, в частности, Трудовым кодексом РФ – основным нормативным актом, регулирующим трудовые взаимоотношения. Перечень обязательных документов по персоналу в 2016 году может различаться в зависимости от специфики производственной деятельности компании (например, работает ли персонал посменно).

К важным HR-документам, наличие которых будет проверяться любым контролирующим органом, относятся Правила внутреннего трудового распорядка, устанавливающие режим работы; регламентирующие порядок приема и увольнения работников; оговаривающие права и обязанности как работодателя, так и работника. Этот документ относится к категории обязательных для всех организаций, исключая те, где взаимоотношения обеих сторон трудового договора регулируются уставом или положением о трудовой дисциплине (ст. 189 ТК РФ).

Если в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре не установлена система оплаты труда (ч.2 и 4 ст.135 ТК РФ), то в перечень обязательных документов по персоналу 2016 необходимо включить Положение об оплате труда. В этот перечень также входит табель учета рабочего времени, являющийся основание для начисления заработной платы, премий, иных выплат.


Сотрудник не хочет планировать отпуск на следующий год. Можно ли заставить?


Обязательным документом по персоналу является и штатное расписание, в котором описана структура, состав и численность компании, указаны наименования должностей, количество штатных единиц. В перечень обязательных документов по персоналу также входит график отпусков, оформленный в установленном законом порядке, а для тех работодателей, на предприятиях которых установлен сменный режим работы – график сменности. Обратите внимание, что к важным и обязательным HR-документам относится и Положение о персональных данных, регламентирующее порядок хранения и использования персональной информации.

Дополнительные документы отдела персонала в 2016 году

Самые важные HR-документы в 2016 годуК категории «дополнительные документы отдела персонала» можно отнести два очень важных документа, наличие которых Трудовой кодекс обязательным не считает, но без которых конструктивное взаимодействие работников и работодателя почти невозможно. Это коллективный договор и должностные инструкции. Коллективным договором регулируются все социально-трудовые вопросы и работодатель не имеет права отказать работникам, если они высказали инициативу разработать и подписать этот документ.

Должностные инструкции разрабатываются по инициативе работодателя и содержат детальное описание обязанностей и прав работника, занимающего ту или иную должность. Это позволяет не приводить подробного описания трудовой функции в трудовом договоре и ссылаться на инструкцию в случае возникновения трудовых споров.

Самые распространенные ошибки в документах по персоналу

К сожалению, нередко документация, входящая в перечень обязательных документов по персоналу, оформляется с ошибками. Так, например, работодатели часто забывают согласовать с профсоюзным комитетом такие важные документы, как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, коллективный договор или графики отпусков и сменности. Не всегда работников предприятия знакомят с изменениями, внесенными в кадровые документы, а если и знакомят, то с нарушением сроков. Часто ошибки в документах по персоналу связаны с тем, что работодатель не учитывает льготы, имеющиеся у таких категорий работников, как несовершеннолетние, беременные женщины, работники с детьми-инвалидами и т.п. Серьезной ошибкой считается несовпадение наименования должности работника в кадровых документах с тем, как она называется в штатном расписании. Проверяющие также обращают внимание на то, были ли ознакомлены работники с текущими изменениями, вносимыми к HR-документацию.


Узнайте, какова истинная цена ошибок, в статье.


Ошибки в документах по персоналу чреваты административными крупными штрафами, которые при проверке могут быть наложены как на предприятие, так и на его руководителя.

Принятие новых документов по персоналу в 2016 году

Регулирование трудовых отношений с помощью локальных нормативных актов позволяет работодателю оперативно решать внутренние вопросы в этой сфере, создавать адекватный механизм управления предприятием в рамках действующего законодательства. Принятие новых документов по персоналу в 2016 году является законным правом работодателя (ст.5 ТК РФ), исключением являются работодатели-физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей.

Но, разрабатывая новые локальные нормативные акты, следует учитывать те требования, которые предъявляются к этим важным документам. В частности, они должны:

  • разрабатываться и приниматься в строгом соответствии с нормами закона и соблюдением установленной им процедуры;
  • содержать правовые нормы, не противоречащие действующему трудовому законодательству;
  • отражать специфику производственной деятельности компании;
  • оперативно реагировать на изменения в организации труда, которые являются следствием перемен ситуации на рынке;
  • иметь государственно-властный характер, соответствующий правомочиям и нормативной компетенции работодателя;
  • иметь ограниченное действие во времени и пространстве, являясь обязательными для исполнения в рамках одной организации или у одного предпринимателя, являющегося физическим лицом.

Кроме того, обратите внимание, что, например, штатное расписание, положение о персональных данных и должностные инструкции могут быть приняты работодателем единолично. Согласование только с выборным органом первичной профсоюзной организации требуется в том случае, когда необходимо утвердить график отпусков, а мнение представительного органа работников должно быть учтено при разработке правил внутреннего трудового распорядка и графика сменности.

Изменение существующих документов по персоналу в 2016 году

В случае необходимости и при наличии веских правовых оснований в документы по персоналу допускается вносить корректировки. В распорядительные документы и локальные нормативные акты изменения вносятся на основании соответствующего приказа.


Договор страхования от несчастных случаев и болезней: вносим изменения в работающий документ


Но в каждом конкретном случае изменение существующих документов по персоналу должно производиться в строгом соответствии с установленными правилами. Так, например, исправления в трудовой книжке производятся в соответствии с п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. В трудовой договор изменения вносятся в порядке, предусматриваемом статьей 72 ТК РФ, и оформить их следует как дополнительное соглашение к трудовому договору. А вот когда требуется произвести изменение существующих документов по персоналу, таких, как должностные инструкции или правила внутреннего трудового распорядка, их можно отменить приказом и ввести в действие новые, разработанные с учетом реалий рыночной ситуации или условий производства.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (образец).doc
  • Положение об оплате труда (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об оплате труда (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль