HR-документы: как «заставить» регламенты работать

830
Как и любая управленческая деятельность, работа с персоналом невозможна без документов, как регламентирующих и инструктирующих, так и обеспечивающих обратную связь. Чтобы HR-документы были настоящим подспорьем во всех областях деятельности службы по персоналу, к их составлению нужно подходить неформально.

В статье рассмотрены вопросы:

  • Нужно ли компании разрабатывать HR-документы;
  • Какие HR-документы должны быть в организации;
  • Как сделать HR-документы не просто формальностью;
  • Кто может участвовать в разработке HR-документации.

Когда организация не может обойтись без HR-документов

Для слаженной и эффективной работы компании, ее руководители и линейный персонал должен иметь четкое представление о тех нормах и правилах, которыми регулируется вся деятельность предприятия, в том числе, и управление персоналом. Согласитесь, что гораздо удобнее и проще использовать в работе уже готовые HR-документы, регламентирующие все специфические процедуры: прием на работу, оценку и аттестацию сотрудников, их обязанности, взаимодействие между подразделениями, требования и ограничения, накладываемые корпоративной культурой и пр., чем каждый раз «изобретать велосипед».

HR-документы: как «заставить» регламенты работатьНа вопрос, когда организация может обойтись без HR-документов в 2016 году, можно ответить однозначно: никогда. Локальные нормативные акты, разработанные и внедренные в рамках системы управления персоналом, устанавливают четкие критерии, в соответствии с которыми осуществляется вся деятельность HR-службы и которые дают сотрудникам однозначное представление о требованиях и нормах, принятых в организации.

Кроме нормативных актов сотрудникам службы по персоналу для эффективной работы необходимы инструктивные и методические документы, специальные анкеты и опросники, с помощью которых они могут не только оценивать соискателей, но и получать объективную оценку кадровой ситуации и настроений сотрудников.


Лучших HR-менеджеров надо превратить в HR-бизнес-партнеров. Кого назначить и как выстроить отношения с управленцами


Список важных HR-документов, которые должны быть в компании

Российских стандартов деятельности HR-службы пока еще не существует, поэтому нет и обязательного для каждого предприятия списка важных HR-документов. Каждая компания вынуждена определяться с этим вопросом самостоятельно, руководствуясь своей спецификой и потребностями. Поскольку вся деятельность HR-службы ведется по нескольким направлениям, для каждого из них должны быть разработаны соответствующие HR-документы.

К основным направлениям деятельности можно отнести: подбор и адаптацию персонала, оценку и аттестацию, обучение и развитие, мотивацию, формирование корпоративной культуры. В 2016 году в список важных HR-документов для подбора и адаптации рекомендуем включить положение или регламент по подбору персонала; опросник для новичков, проходящих испытательный срок (как проходит адаптация); анкету или опросник для новых сотрудников уже работающих постоянно, с оценкой того, как прошла адаптация.

К важным HR-документам, которые необходимы для оценки и аттестации, можно отнести: положение об оценке персонала; оценочные листы специалистов; лист управленческих компетенций для оценки руководителей; оценочные опросники с использованием различных методик.

Обучение и развитие персонала могут регламентироваться такими важными документами, как положение об обучении персонала и положение о наставничестве. В HR-документы, используемые для мотивации персонала, кроме опросников и мотивационных профилей, необходимо включить положение о материальной мотивации и оплате труда, а также положение о нематериальной мотивации. Регламентировать формирование корпоративной культуры помогут такие локальные нормативные акты, как положение о корпоративной культуре, кодекс корпоративных ценностей, опросники и анкеты для выявления внутренней лояльности и ценностей сотрудников.

Кроме этих, в входят те, которые касаются непосредственно деятельности отдела персонала:

  • оценочные анкеты, позволяющие получить представление об удовлетворенности сотрудников работой, деятельностью компании, ее корпоративной культурой и прочее;
  • опросники и анкеты для выявления готовности сотрудников покинуть компанию, готовности к риску, вовлеченности сотрудников в деятельность компании и принятие управленческих решений и прочее.

Как сделать HR-документы не просто формальностью

Никогда не следует готовить только ради того, чтобы они числились в списках многочисленных бумаг, разработанных -службой. И, даже если вы в качестве образца использовали документы других компаний или скачанные из Интернета, всегда корректируйте их под специфику производственной деятельности своей компании и своей работы.


В компании появилась дочерняя фирма. Нужно создать HR-службу? Определяем ее задачи, структуру и количество специалистов


Если вы действительно заинтересованы в том, , прежде чем начать составлять любой из них, ответьте на вопросы о том, для кого этот документ и какова цель его составления, какая форма для данного документа будет оптимальной, и в каком виде он будет распространяться.

6 рекомендаций, как сделать HR-документы полезным инструментом службы персонала

  1. Старайтесь не плодить количество HR-документов, но, в то же время, охватить нужными все возможные ситуации и конкретные проблемы.
  2. Готовьте каждый документ адресно, четко понимая аудиторию, для которой он предназначен. От этого будет зависеть стиль изложения, подача информации и объем документа. Если документ предназначается для нескольких категорий адресатов, есть смысл сделать раздел «Общие положения», а затем выделить отдельные части в тексте для каждой потребительской аудитории.
  3. Используйте разные формы, наиболее подходящие для каждого конкретного случая – не всегда нужно писать многостраничные трактаты в виде методических указаний, в большинстве случаев достаточно одностраничного инструктивного изложения.
  4. Излагайте суть документа кратко и четко, не перегружайте его информацией, при необходимости, нужные разъясняющие материалы можно оформить в виде приложений.
  5. Актуализируйте HR-документы, приводите их в соответствие с действующими законодательными нормами.
  6. В тех случаях, когда речь идет об узкоспециальных вопросах, привлекайте к разработке документов экспертов в соответствующих областях.

В компании – реорганизация. Роль HR-директора в этом важном процессе


Кого привлекать к разработке HR-документов

Те , которые разработаны в компании, будут действительным подспорьем в работе как менеджерам по персоналу, так и руководителям и рядовым сотрудникам только в том случае, когда их смысл и содержание достаточно конкретны. Поэтому имеет смысл привлекать к их составлению и согласованию как руководство компании, так и руководителей подразделений, а в некоторых случаях и внешних экспертов из консалтинговых компаний.

Представители команды управленцев, специалисты и бизнес-консультанты могут привлекаться к разработке ключевых показателей KPI, а также профилей должностей, должностных инструкций. Представители юридической службы должны в обязательном порядке проверять все разрабатываемые локальные нормативные акты на соответствие требованиям действующего законодательства.

Читайте также: Чтобы HR-менеджеры мыслили бизнес-категориями. Научите оценивать, как работа влияет на показатели компании

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
  • Вопросы сотрудникам, увольняющимся по собственному желанию.pdf
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль