Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

HR-документы: как «заставить» регламенты работать

18 апреля 2016
1136
Средний балл: 0 из 5

Как и любая управленческая деятельность, работа с персоналом невозможна без документов, как регламентирующих и инструктирующих, так и обеспечивающих обратную связь. Чтобы HR-документы были настоящим подспорьем во всех областях деятельности службы по персоналу, к их составлению нужно подходить неформально.

В статье рассмотрены вопросы:

  • Нужно ли компании разрабатывать HR-документы;
  • Какие HR-документы должны быть в организации;
  • Как сделать HR-документы не просто формальностью;
  • Кто может участвовать в разработке HR-документации.

Когда организация не может обойтись без HR-документов

Для слаженной и эффективной работы компании, ее руководители и линейный персонал должен иметь четкое представление о тех нормах и правилах, которыми регулируется вся деятельность предприятия, в том числе, и управление персоналом. Согласитесь, что гораздо удобнее и проще использовать в работе уже готовые HR-документы, регламентирующие все специфические процедуры: прием на работу, оценку и аттестацию сотрудников, их обязанности, взаимодействие между подразделениями, требования и ограничения, накладываемые корпоративной культурой и пр., чем каждый раз «изобретать велосипед».

HR-документы: как «заставить» регламенты работатьНа вопрос, когда организация может обойтись без HR-документов в 2016 году, можно ответить однозначно: никогда. Локальные нормативные акты, разработанные и внедренные в рамках системы управления персоналом, устанавливают четкие критерии, в соответствии с которыми осуществляется вся деятельность HR-службы и которые дают сотрудникам однозначное представление о требованиях и нормах, принятых в организации.

Кроме нормативных актов сотрудникам службы по персоналу для эффективной работы необходимы инструктивные и методические документы, специальные анкеты и опросники, с помощью которых они могут не только оценивать соискателей, но и получать объективную оценку кадровой ситуации и настроений сотрудников.


Лучших HR-менеджеров надо превратить в HR-бизнес-партнеров. Кого назначить и как выстроить отношения с управленцами


Список важных HR-документов, которые должны быть в компании

Российских стандартов деятельности HR-службы пока еще не существует, поэтому нет и обязательного для каждого предприятия списка важных HR-документов. Каждая компания вынуждена определяться с этим вопросом самостоятельно, руководствуясь своей спецификой и потребностями. Поскольку вся деятельность HR-службы ведется по нескольким направлениям, для каждого из них должны быть разработаны соответствующие HR-документы.

К основным направлениям деятельности можно отнести: подбор и адаптацию персонала, оценку и аттестацию, обучение и развитие, мотивацию, формирование корпоративной культуры. В 2016 году в список важных HR-документов для подбора и адаптации рекомендуем включить положение или регламент по подбору персонала; опросник для новичков, проходящих испытательный срок (как проходит адаптация); анкету или опросник для новых сотрудников уже работающих постоянно, с оценкой того, как прошла адаптация.

К важным HR-документам, которые необходимы для оценки и аттестации, можно отнести: положение об оценке персонала; оценочные листы специалистов; лист управленческих компетенций для оценки руководителей; оценочные опросники с использованием различных методик.

Обучение и развитие персонала могут регламентироваться такими важными документами, как положение об обучении персонала и положение о наставничестве. В HR-документы, используемые для мотивации персонала, кроме опросников и мотивационных профилей, необходимо включить положение о материальной мотивации и оплате труда, а также положение о нематериальной мотивации. Регламентировать формирование корпоративной культуры помогут такие локальные нормативные акты, как положение о корпоративной культуре, кодекс корпоративных ценностей, опросники и анкеты для выявления внутренней лояльности и ценностей сотрудников.

Кроме этих, в входят те, которые касаются непосредственно деятельности отдела персонала:

  • оценочные анкеты, позволяющие получить представление об удовлетворенности сотрудников работой, деятельностью компании, ее корпоративной культурой и прочее;
  • опросники и анкеты для выявления готовности сотрудников покинуть компанию, готовности к риску, вовлеченности сотрудников в деятельность компании и принятие управленческих решений и прочее.

Как сделать HR-документы не просто формальностью

Никогда не следует готовить только ради того, чтобы они числились в списках многочисленных бумаг, разработанных -службой. И, даже если вы в качестве образца использовали документы других компаний или скачанные из Интернета, всегда корректируйте их под специфику производственной деятельности своей компании и своей работы.


В компании появилась дочерняя фирма. Нужно создать HR-службу? Определяем ее задачи, структуру и количество специалистов


Если вы действительно заинтересованы в том, , прежде чем начать составлять любой из них, ответьте на вопросы о том, для кого этот документ и какова цель его составления, какая форма для данного документа будет оптимальной, и в каком виде он будет распространяться.

6 рекомендаций, как сделать HR-документы полезным инструментом службы персонала

  1. Старайтесь не плодить количество HR-документов, но, в то же время, охватить нужными все возможные ситуации и конкретные проблемы.
  2. Готовьте каждый документ адресно, четко понимая аудиторию, для которой он предназначен. От этого будет зависеть стиль изложения, подача информации и объем документа. Если документ предназначается для нескольких категорий адресатов, есть смысл сделать раздел «Общие положения», а затем выделить отдельные части в тексте для каждой потребительской аудитории.
  3. Используйте разные формы, наиболее подходящие для каждого конкретного случая – не всегда нужно писать многостраничные трактаты в виде методических указаний, в большинстве случаев достаточно одностраничного инструктивного изложения.
  4. Излагайте суть документа кратко и четко, не перегружайте его информацией, при необходимости, нужные разъясняющие материалы можно оформить в виде приложений.
  5. Актуализируйте HR-документы, приводите их в соответствие с действующими законодательными нормами.
  6. В тех случаях, когда речь идет об узкоспециальных вопросах, привлекайте к разработке документов экспертов в соответствующих областях.

В компании – реорганизация. Роль HR-директора в этом важном процессе


Кого привлекать к разработке HR-документов

Те , которые разработаны в компании, будут действительным подспорьем в работе как менеджерам по персоналу, так и руководителям и рядовым сотрудникам только в том случае, когда их смысл и содержание достаточно конкретны. Поэтому имеет смысл привлекать к их составлению и согласованию как руководство компании, так и руководителей подразделений, а в некоторых случаях и внешних экспертов из консалтинговых компаний.

Представители команды управленцев, специалисты и бизнес-консультанты могут привлекаться к разработке ключевых показателей KPI, а также профилей должностей, должностных инструкций. Представители юридической службы должны в обязательном порядке проверять все разрабатываемые локальные нормативные акты на соответствие требованиям действующего законодательства.

Читайте также: Чтобы HR-менеджеры мыслили бизнес-категориями. Научите оценивать, как работа влияет на показатели компании

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
  • Вопросы сотрудникам, увольняющимся по собственному желанию.pdf
logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать
Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

Это займет менее 2 минут

А кроме того, ваc ждут подарки:
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам,
- профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.