Управление знаниями: как использовать интранет-портал в управлении персоналом

711
Характерной чертой большинства российских предприятий является неэффективное взаимодействие между подразделениями и отдельными специалистами. Налаженная система коммуникаций необходима для успешного управления знаниями, но, в свою очередь, управление знаниями способствует восстановлению связей внутри компании.

Из материала вы узнаете:

  • Как проводить системный анализ в управлении персоналом;
  • На каких принципах строится системное управление персоналом: пример организации процесса с помощью интранет-портала;
  • Как организовать управление знаниями в компании.

Системный анализ в управлении персоналом невозможен без эффективного взаимодействия и обмена знаниями

В настоящее время почти каждая компания имеет технические и финансовые возможности и средства для разработки и внедрения собственного корпоративного информационного ресурса. Но, как показывает практика, активными пользователями таких интранет-порталов является только 10-15% сотрудников. Из-за невостребованности и неграмотности пользователей, со временем корпоративный сайт может превратиться в информационную свалку, на которой невозможно найти никакую интересующую информацию.

Опыт зарубежных и некоторых отечественных компаний показывает, что интранет может стать не только средством эффективного взаимодействия и обмена знаниями, но и инструментом, с помощью которого реализуется системное управление персоналом.

Практический пример системного управления персоналом с помощью интранет-портала «Центр знаний»

Управление знаниями: как использовать интранет-портал в управлении персоналомВ связи с участием в подготовке к Олимпийским Играм в Сочи, российская компания, занимающаяся проведением спортивных мероприятий, планировала расширение сферы деятельности и увеличение штата. Перед компанией встала задача разработки корпоративного интернет-портала, обеспечивающего возросшие потребности в коммуникациях и объемах необходимых знаний. Разработкой технического задания занималась рабочая группа, собравшая и проанализировавшая пожелания сотрудников, работающих по всем функциональным направлениям деятельности компании.

В результате работы группы, были определены основные требования к создаваемому ресурсу:

  • инновационность, основанная на самых передовых разработках;
  • коммуникативность, обеспечивающая эффективное взаимодействие, оперативный поиск нужной информации и экспертных знаний, обновление новостной ленты в реальном режиме времени, своевременное получение сведений о передовом опыте, ошибках и извлеченных уроках;
  • удобство, позволяющее даже неопытным пользователям использовать весь доступный инструментарий, хорошая навигация, понятные инструкции.

Разрабатываемый интранет-сайт получил название «Центр знаний», создавался он в несколько этапов. На первом этапе была запущена новостная лента, которая формировалась, в том числе, и из внутрикорпоративной информации, которые сотрудники разных функциональных направлений считали нужной донести до сведения коллег. На этом этапе также был создан справочник сотрудников, позволивший не только получить информацию друг о друге, но и доступ к имеющемуся у других коллег экспертному опыту. Одновременно с ним был запущен функционал «опросы», использующийся подразделением внутренних коммуникаций для проведения корпоративного анкетирования.


Как заложить основу для управления знаниями. Выявляйте, что знают и умеют сотрудники, формируйте контент


Работа по созданию корпоративного «Центра знаний» продолжалась около двух лет, за этот срок был реализован весь основной инструментарий. Около 14 доступных инструментов имели непосредственное отношение к функционалу «управление знаниями». В остальную группу вошла директория «проектные группы», функционал «личный кабинет», календарь мероприятий, онлайн-бронирование переговорных и т. п.

Группа функций «управление знаниями», которая, по сути, и являлась «Центром знаний», позволяла оперативно получать основную информацию о данном направлении, а также доступ к сервисам управления знаниями. Это аналитическая служба, каталог библиотеки, информация о координаторах знаний и карта координаторов, база знаний «Обозреватель», терминологический словарь, информация об экстранет МОК и так далее). Узел функций под общим названием «Центр знаний» представлен на рисунке.

 Управление знаниями: как использовать интранет-портал в управлении персоналом

Подобная группировка и структура тематических ресурсов облегчила поиск необходимой информации и документации, дала сотрудникам возможность видеть и понимать, чем занимаются работники других подразделений. Каждое функциональное направление, используя единый шаблон, наполняло свой информационный узел. В нем содержались сведения о направлении, сотрудниках и о том, чем они занимаются, информация об основных регламентирующих документах, проектах и программах, находящихся на стадии планирования и выполнения.

Функциональные узлы, наряду с другими инструментами внутреннего портала, стали частью очных обучающих программ для новых сотрудников, что позволило быстро и эффективно вводить их в курс дела, значительно сокращая время на обучение и адаптацию персонала.

После внедрения интранет-портала «Центр знаний» были проведены опросы, в ходе которых выяснилось, что сотрудники перестали испытывать затруднение с поиском и доступом к необходимой информации. Количество сотрудников, уверенных в том, что они всегда могут получить необходимые знания, увеличилось с 66% (2009 год) до 89% (2010 год).


Опасаетесь, что ключевой сотрудник уйдет и унесет с собой все знания и навыки? Внедрите Knowledge Management, и для опасений не будет причин


Управление знаниями посредством создания энциклопедии сотрудников

Когда компания достаточно крупная и имеет множество территориально распределенных филиалов, особенно актуальным становится вопрос о системном подходе к управлению персоналом и налаживанию эффективного взаимодействия между сотрудниками, занимающимися одним и тем же видом деятельности, но работающими в разных отделениях. Электронная энциклопедия работников компании, размещенная на корпоративном интранет-портале, даст им возможность узнать друг о друге, познакомиться, обменяться практическими знаниями, спросить экспертный совет.

Практический пример системного управления персоналом путем заполнения личных страниц сотрудников

Перед руководством одной из крупнейших западных нефтегазовых компаний, в которой работает более 80 тысяч специалистов, выполняющих схожие технологические операции по всему миру, встал вопрос о повышении эффективности их взаимодействия. Это было необходимо, чтобы они смогли обмениваться экспертным опытом и им не приходилось всякий раз изобретать велосипед.

В компании была внедрена электронная энциклопедия сотрудников, состоящая из личных страниц, которые заполняли они сами. Страницы представляли собой шаблоны, содержащие поля в которых вносилась личная и контактная информация, вставлялись фотографии. В одном из полей вносились сведения о том, над чем сейчас работает сотрудник; по каким вопросам к нему можно обращаться; в каких областях он является экспертом. Заполнение шаблона не занимало много времени – простота интерфейса была одним из основных требований к разработчикам портала.


Как повысить производительность труда сотрудников. Составляйте для них индивидуальные рабочие планы


Конечно, потребовалось дополнительно мотивировать сотрудников, для того чтобы они нашли время на заполнение личных страничек. Таким фактором стало размещение фотографии сотрудника, заполнившего или обновившего информацию о себе, на главной странице интранета в течение15 минут. Первым заполнившим свою личную страницу, был исполнительный директор, что стало стимулом и для многих других сотрудников. Новички, принимаемые на работу в компанию, обязаны были заполнить свои страницы сразу же после того, как приступали к своим обязанностям.

Прошло семь лет после внедрения электронной библиотеки сотрудников. Сегодня почти вся корпоративная документация, размещаемая на сайте компании, снабжена ссылками на странички авторов, принимавших участие в ее разработке. Любой сотрудник может связаться с ними, чтобы задать появившиеся вопросы.

Такой системный подход к управлению персоналом позволил повысить эффективность выполнения проектов и формализовать почти все технологические процессы. Кроме того, что любой сотрудник может обратиться за советом к более опытному коллеге, найти того, кто обладает конкретными знаниями, можно просто и быстро. Повысился уровень взаимодействия и доверия между работниками, каждый из них уверен в том, что в любой момент получит необходимую помощь, поэтому с готовностью оказывает ее сам. Появилась возможность повысить уровень социализации компании и без дополнительных финансовых затрат аккумулировать и применять коллективные знания и практический опыт.

Читайте также: Управление персоналом во время кризиса: оптимизируем расходы. И оберегаем сотрудников от масштабных потерь и стресса

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о социальной политике в области персонала.doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о кадровой политике компании.pdf
  • Положение о службе персонала (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль