Оптимизация отдела персонала

387
Крупные компании, имеющие разветвленную сеть филиалов, или холдинги не понаслышке знакомы проблемой отсутствия системы и согласованности в работе отделов по персоналу. Их сотрудники выполняют множество однотипных функций, не успевая уделять достаточно внимания подбору, развитию и обучению персонала, другим обязанностям, востребованным бизнесом. Поэтому оптимизация отдела персонала является для многих таких компаний насущной необходимостью, особенно в кризисный период.

Из статьи вы узнаете:

  • Что такое ЕЦО и какие стандартные функции можно ему делегировать;
  • Какую предварительную работу нужно провести до того, как начнется оптимизация отдела персонала и формирование ЕЦО;
  • Где будет размещаться ЕЦО и как оценить эффективность работы его сотрудников.

Когда компании требуется оптимизация отдела персонала и создание ЕЦО

ЕЦО — единый центр обслуживания, которому делегируются основные стандартные функции служб персонала филиалов компании или предприятий, входящих в холдинг. Оптимизация отдела персонала и формирование ЕЦО необходимы, если в вашей компании:Оптимизация отдела персонала

  • существуют трудности с качеством работы и эффективностью обслуживания внутренних клиентов;
  • отдельные исполнители внутри бизнес-единицы или подразделения обладают разным уровнем знаний, что приводит к временным потерям, связанным с исправлением ошибок и выяснением отношений;
  • ключевые исполнители вынуждены тратить время на непроизводственные операции, не относящиеся к бизнес-функционалу;
  • дублируются функции отделов персонала в головном офисе и филиалах;
  • неравномерно распределяется нагрузка на сотрудников отдела персонала.

Все это служит уважительной причиной для оптимизации отделов персонала и выстраивания их работы по единым стандартам, что позволит минимизировать расходы и повысить эффективность работы службы в целом. Создание Единых центров обслуживания, расположенных в федеральных округах или областных центрах страны станет решением проблемы. ЕЦО будут оказывать HR-услуги филиалам, которые работают поблизости и возьмут на себя часть функций, разгрузив сотрудников отделов персонала на местах.


Как оптимизировать численность службы персонала?


Какие стандартные функции можно делегировать ЕЦО при оптимизации отделов персонала

Многие функции, выполняемые отделами персонала филиалов обладают высоким уровнем централизации и легко поддаются стандартизации. Их можно передать в территориальный ЕЦО, обслуживающий филиалы удаленно. Это не потребует больших материальных и трудозатрат, но позволит разгрузить HR-специалистов на местах и оптимизировать отделы персонала, сократив их численность. Некоторые специалисты могут быть переведены в те же ЕЦО.

К числу таких функций относятся, например, кадровое делопроизводство и документооборот, безопасность труда, поиск и подбор персонала, администрирование обучения. В ЕЦО должна быть внедрена единая система автоматизированного кадрового делопроизводства и документооборота и электронный архив. Первичный поиск и подбор персонала центры могут осуществлять, получая описания вакансий из филиалов и проводя отборочные интервью, после которых кандидаты уже направляются на собеседования с руководителями. Что касается обучения, специалисты ЕЦО могут вести библиотеку учебных курсов, составлять планы-графики и списки сотрудников, которых должны пройти обучение.

В ЕЦО нужно вывести те функции, которые можно стандартизировать, но вот экспертные и партнерские функции из службы управления персоналом выводить нецелесообразно. Экспертные функции включают в себя уникальные процедуры, требующие учета специфики деятельности подразделения: разработка корпоративных политик и процедур в области компенсаций и льгот, развития персонала. Партнерские функции выполняют представители службы управления персоналом в зарабатывающих подразделениях, они поддерживают на нужном уровне результативность, занимаются оптимизацией бизнес-процессов. Их удаленное обслуживание обеспечить просто невозможно.


Как без перекосов оптимизировать бизнес-процессы и персонал? Организуйте для топ-менеджеров защиту функций


Предварительная работа по оптимизации отдела персонала

То того, как начнется работа по реструктуризации HR-служб, каждый специалист по управлению персоналом должен подробно описать все рабочие процессы, алгоритмы действия, дать перечень составляемых документов и их форм. Это все необходимо будет учесть при формировании ЕЦО и составлении профиля должностей. Чтобы стимулировать сотрудников службы, которые, возможно, не с восторгом отнесутся к такой просьбе, поскольку существует риск сокращения, поручение можно оформить как проект и пообещать выплатить вознаграждение за работу.

Материалы, предоставленные сотрудниками оптимизируемых отделов персонала, впоследствии очень пригодятся их коллегам, которые начнут работать в ЕЦО с нуля. Эти материалы также лягут в основу единых стандартов, которыми сотрудники ЕЦО будут руководствоваться в работе. Эти стандарты должны быть разработаны для каждой из функций. В них устанавливается, какие документы и в какие сроки должны предоставляться сотрудниками, какие готовятся для руководителей. Также в стандарте должно быть прописан алгоритм обработки каждого документа, кто и за что отвечает, какие сведения должны предоставлять центру другие подразделения компании.

За счет чего оптимизируется отдел персонала и его работа

Организация ЕЦО позволяет решить две основные задачи. Во-первых, сэкономить время и деньги за счет:

  • сокращение численности отделов персонала;
  • центры функционируют в более дешевых по стоимости персонала регионах;
  • нет необходимости исполнять дублирующие друг друга функции в филиалах;
  • за счет централизации и автоматизации процессов повышается производительность;
  • сложные процессы разбиваются на простые «транзакции», для выполнения которых не требуется высокая квалификация.

Во-вторых, стандартизация HR-функций позволяет оказывать подобные услуги различным бизнес-подразделениям независимо от специфики их рынка, клиентов и региона. При этом качество услуг будет одинаково высоко.


Как оптимизировать структуру и численность HR-cлужбы в кризис. Создайте ЕЦО. Заодно наладите работу по единым стандартам


Как организовать работу ЕЦО

Благодаря современным технологиям, нет необходимости тратить дополнительные средства на организацию и обустройство отдельного офиса. ЕЦО — структурные подразделения, сотрудники которых физически находятся в разных населенных пунктах. Числясь в ЕЦО, они трудятся на прежних рабочих местах, в офисах филиалов.

Необходимо создать корпоративный HR-портал, связанный с базой данных программы по учету кадров. Благодаря автоматизированной системе кадрового документооборота, сотрудники компании могут формировать на сайте запросы и получать необходимую информацию, например, о количестве дней неиспользованного отпуска, листок расчета заработной платы, справку с места работы. Благодаря оптимизации отдела персонала, сотрудники на местах смогут самостоятельно получать сведения и решать некоторые информационные вопросы, не отрывая от работы HR-специалистов. Теперь география месторасположения филиала не имеет никакого значения — вся необходимая информация и документы предоставляется в реальном режиме времени.

Контроль работы ЕЦО и его сотрудников осуществляется по трем направлениям: производительность, затраты, уровень клиентского сервиса. Оцениваются результаты деятельности HR-менеджеров при помощи показателей эффективности – KPI, например, таких: «Сроки обработки документов», «Процент ошибок», «Соблюдение сроков оказания услуг», «Отношение численности обслуживаемых организаций к численности ЕЦО», «Оценка качества услуг внутренними клиентами». По KPI эффективность работы персонала ЕЦО можно оценить с высокой степенью объективности.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструменты оптимизации затрат и мотивации персонала в условиях кризиса: исследование НП «Эксперты Рынка Труда».pdf
  • Положение о службе персонала (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!