text
Директор по персоналу

Как классифицировать HR-документы в 2017 году

  • 27 октября 2016
  • 1906

Работа с HR-документами в 2017 году останется важной частью деятельности службы по персоналу. Грамотное и своевременное документационное обеспечение позволяет легитимизировать и управленческую деятельность службы персонала, и движение кадров предприятия, и трудовую деятельность сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

  • Как классифицировать HR-документы в 2017 году;
  • Какие HR-документы стоит включить в обязательный список;
  • Какие дополнительные HR-документы в 2017 году необходимы для эффективной деятельности службы персонала компании;
  • Каков регламент составления и утверждения HR-документов в 2017 году;
  • Какие ошибки в HR-документах встречаются чаще всего.

Как классифицировать HR-документы в 2017 году

Вся деятельность службы персонала любой компании основывается на документах, как имеющих распорядительный и инструктивный характер, так и тех, которыми сопровождается трудовая деятельность каждого сотрудника компании от момента приема на работу до момента увольнения. Поэтому ведение кадрового документооборота — важная часть работы с персоналом.

HR-документы в 2017 году по-прежнему будут фиксировать и отражать все этапы деятельности самой службы по персоналу, а также производственной деятельности работников предприятия, в том числе вопросы оплаты их труда; перемещения как по горизонтали, так и по вертикали; обучения и развития; аттестации; поощрений и взысканий; направления в служебные командировки и предоставления отпусков.

Основная часть HR-документов в 2017 году — это документы по личному составу. Это те документы, которые разрабатываются в процессе трудового взаимодействия между компанией и сотрудником. Они отражают его трудовую, служебную и организационную деятельность. К таким документам относятся: приказы, распоряжения, заявления, трудовые книжки и личные карточки работников. Большая часть из них составляется с целью фиксации процесса движения и трансформации кадров предприятия, это первичные учетные документы, на основании которых сведения о работнике и его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку и его личную карточку. Трудовые договоры с сотрудниками и заключенные дополнительные соглашения к этим договорам также относятся к документам по личному составу.

Кроме того, HR-документы в 2017 году классифицируются по этапам трудового цикла:

HR-документы в 2017 году

  • связанные с формированием кадрового состава компании;
  • отражающие ротацию кадров (переводы, перемещения);
  • отражающие трудовую деятельность сотрудников компании;
  • связанные с прекращением трудовых отношений как по инициативе работников, так и по инициативе работодателя.

Можно ли поручить кадровикам разрабатывать корпоративные документы?


Какие HR-документы в 2017 году стоит включить в обязательный список

К числу обязательных относятся все HR-документы, которые упоминаются в Трудовом кодексе или иных нормативно-правовых актах федерального уровня. Этот перечень может варьироваться в зависимости от специфики производственной деятельности компании и, в том числе, географии районов, в которых работают ее сотрудники.

Но адаптация положений федерального законодательства к условиям производственной деятельности и трудовых взаимоотношений в конкретной компании осуществляется при помощи локальных нормативных актов. К числу обязательных из этой категории HR-документов в 2017 году относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, график отпусков и график сменности (при необходимости), штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовой договор, положение о защите персональных данных.

Если в форме трудового договора, используемой на предприятии, не содержится подробного описания трудовой функции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, необходимо осветить этот вопрос в должностных инструкциях, которые в этом случае также будут отнесены к категории обязательных в 2017 году HR-документов.


Как оптимизировать численность службы персонала?


В рамках тех изменений, которые были внесены в ТК РФ и вступили в действие с 1 июля 2016 года, касающихся применения профстандартов, в число обязательных HR-документов в 2017 году также следует включить те профессиональные стандарты, которые касаются должностей специалистов, поименованных в штатном расписании компании. Даже если данные профстандарты являются необязательными для применения данным конкретным предприятием, они могут использоваться в качестве руководства при комплектовании кадрового состава компании, разработке критериев оценки персонала.

Дополнительные HR-документы в 2017 году

Службе по персоналу компании необходимо обеспечить свою деятельность, а также конструктивное взаимодействие между работниками и работодателем дополнительными документами, регламентирующими трудовые отношения, упоминания о которых в Трудовом кодексе РФ не содержится. Состав такого пакета дополнительных HR-документов в 2017 году также во-многом определяется особенностями производственной деятельности предприятия, но среди них можно выделить коллективный договор, инициатором заключения которого может выступить одна из сторон — работодатель или сотрудники. Этим документом регламентируются все социально-трудовые вопросы и их полнота является показателем высокой корпоративной культуры компании.

При необходимости, в компании нужно будет разработать и утвердить такие локальные нормативные акты, стандартизирующие и регламентирующие процессы и процедуры управления персоналом, как положения: о структурных подразделениях, о служебных командировках, о дисциплинарной ответственности, об аттестации, о коммерческой тайне, об информационной безопасности, о персонале.

Регламент составления и утверждения HR-документов в 2017 году

Чтобы документы, регулирующие вопросы трудовых взаимоотношений, сохраняли свою юридическую значимость, особое внимание следует уделять строгому и четкому соблюдению регламента составления и утверждения HR-документов в 2017 году. Прежде всего, их содержание должно соответствовать действующему законодательству, а устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положение работников по сравнению с тем, что гарантировано законами. Кроме того, разрабатываемые в 2017 году HR-документы должны:

  • отражать особенности производственной и организационной деятельности предприятия, его корпоративной культуры;
  • иметь государственно-властную форму изложения;
  • иметь ограничение по действию, как временное, так и пространственное, являясь обязательными для исполнения в рамках конкретного предприятия.

Чтобы содержание HR-документов в 2017 году соответствовало изменяющейся ситуации на рынке, также необходимо регламентировать оперативное внесение в них необходимых корректировок. Они могут быть внесены на основании соответствующего приказа и в строгом соответствии порядком, устанавливаемом нормативно-правовыми актами.


KPI для сотрудников HR-службы


Регламентом составления и утверждения HR-документов в 2017 году зависит от вида этих документов. Так, например, те из них, которые относятся к обязательным, должны утверждаться с учетом мнения профсоюзного комитета. А вот штатное расписание, положение о персональных данных или должностные инструкции работодатель вправе утвердить своим единоличным решением.

Ошибки в HR-документах

Чаще всего такие ошибки обусловлены несоблюдением установленного регламента составления и утверждения HR-документов в 2017 году. Так, например, нарушаются сроки составления графика отпусков или отсутствует виза согласования с профкомом на Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении об оплате труда. Инспекторы ГТИ при проверках также обращают внимание на то, чтобы все работники предприятия были ознакомлены под подпись с теми локальными нормативными актами, которые непосредственно касаются исполнения их трудовой функции.

К распространенным ошибкам относится и то, что при разработке документа не учитываются льготы, положенные некоторым категориям работников в соответствии с законом. Часто встречается несовпадение наименования одной и той же должности, упоминаемой в разных документах. Также необходимо исключить это в случаях, когда речь идет о льготируемых категориях работников, условия труда которых относятся к вредным и опасным. Наименование их должностей должно строго соответствовать тому, которое указывается в Едином квалификационном справочнике.

Даже, на первый взгляд, незначительные ошибки, допущенные при составлении HR-документов в 2017 году могут стать поводом для наложения административных санкций. При этом нарушителем может быть признан как руководитель, так и само предприятие.


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Дополнение к личному листку по учету кадров (образец).doc
  • Личный листок по учету кадров (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Форма № АДВ-6. Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.