Как классифицировать HR-документы в 2017 году

1339
Работа с HR-документами в 2017 году останется важной частью деятельности службы по персоналу. Грамотное и своевременное документационное обеспечение позволяет легитимизировать и управленческую деятельность службы персонала, и движение кадров предприятия, и трудовую деятельность сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

  • Как классифицировать HR-документы в 2017 году;
  • Какие HR-документы стоит включить в обязательный список;
  • Какие дополнительные HR-документы в 2017 году необходимы для эффективной деятельности службы персонала компании;
  • Каков регламент составления и утверждения HR-документов в 2017 году;
  • Какие ошибки в HR-документах встречаются чаще всего.

Как классифицировать HR-документы в 2017 году

Вся деятельность службы персонала любой компании основывается на документах, как имеющих распорядительный и инструктивный характер, так и тех, которыми сопровождается трудовая деятельность каждого сотрудника компании от момента приема на работу до момента увольнения. Поэтому ведение кадрового документооборота — важная часть работы с персоналом.

HR-документы в 2017 году по-прежнему будут фиксировать и отражать все этапы деятельности самой службы по персоналу, а также производственной деятельности работников предприятия, в том числе вопросы оплаты их труда; перемещения как по горизонтали, так и по вертикали; обучения и развития; аттестации; поощрений и взысканий; направления в служебные командировки и предоставления отпусков.

Основная часть HR-документов в 2017 году — это документы по личному составу. Это те документы, которые разрабатываются в процессе трудового взаимодействия между компанией и сотрудником. Они отражают его трудовую, служебную и организационную деятельность. К таким документам относятся: приказы, распоряжения, заявления, трудовые книжки и личные карточки работников. Большая часть из них составляется с целью фиксации процесса движения и трансформации кадров предприятия, это первичные учетные документы, на основании которых сведения о работнике и его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку и его личную карточку. Трудовые договоры с сотрудниками и заключенные дополнительные соглашения к этим договорам также относятся к документам по личному составу.

Кроме того, HR-документы в 2017 году классифицируются по этапам трудового цикла:

HR-документы в 2017 году

  • связанные с формированием кадрового состава компании;
  • отражающие ротацию кадров (переводы, перемещения);
  • отражающие трудовую деятельность сотрудников компании;
  • связанные с прекращением трудовых отношений как по инициативе работников, так и по инициативе работодателя.

Можно ли поручить кадровикам разрабатывать корпоративные документы?


Какие HR-документы в 2017 году стоит включить в обязательный список

К числу обязательных относятся все HR-документы, которые упоминаются в Трудовом кодексе или иных нормативно-правовых актах федерального уровня. Этот перечень может варьироваться в зависимости от специфики производственной деятельности компании и, в том числе, географии районов, в которых работают ее сотрудники.

Но адаптация положений федерального законодательства к условиям производственной деятельности и трудовых взаимоотношений в конкретной компании осуществляется при помощи локальных нормативных актов. К числу обязательных из этой категории HR-документов в 2017 году относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, график отпусков и график сменности (при необходимости), штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовой договор, положение о защите персональных данных.

Если в форме трудового договора, используемой на предприятии, не содержится подробного описания трудовой функции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, необходимо осветить этот вопрос в должностных инструкциях, которые в этом случае также будут отнесены к категории обязательных в 2017 году HR-документов.


Как оптимизировать численность службы персонала?


В рамках тех изменений, которые были внесены в ТК РФ и вступили в действие с 1 июля 2016 года, касающихся применения профстандартов, в число обязательных HR-документов в 2017 году также следует включить те профессиональные стандарты, которые касаются должностей специалистов, поименованных в штатном расписании компании. Даже если данные профстандарты являются необязательными для применения данным конкретным предприятием, они могут использоваться в качестве руководства при комплектовании кадрового состава компании, разработке критериев оценки персонала.

Дополнительные HR-документы в 2017 году

Службе по персоналу компании необходимо обеспечить свою деятельность, а также конструктивное взаимодействие между работниками и работодателем дополнительными документами, регламентирующими трудовые отношения, упоминания о которых в Трудовом кодексе РФ не содержится. Состав такого пакета дополнительных HR-документов в 2017 году также во-многом определяется особенностями производственной деятельности предприятия, но среди них можно выделить коллективный договор, инициатором заключения которого может выступить одна из сторон — работодатель или сотрудники. Этим документом регламентируются все социально-трудовые вопросы и их полнота является показателем высокой корпоративной культуры компании.

При необходимости, в компании нужно будет разработать и утвердить такие локальные нормативные акты, стандартизирующие и регламентирующие процессы и процедуры управления персоналом, как положения: о структурных подразделениях, о служебных командировках, о дисциплинарной ответственности, об аттестации, о коммерческой тайне, об информационной безопасности, о персонале.

Регламент составления и утверждения HR-документов в 2017 году

Чтобы документы, регулирующие вопросы трудовых взаимоотношений, сохраняли свою юридическую значимость, особое внимание следует уделять строгому и четкому соблюдению регламента составления и утверждения HR-документов в 2017 году. Прежде всего, их содержание должно соответствовать действующему законодательству, а устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положение работников по сравнению с тем, что гарантировано законами. Кроме того, разрабатываемые в 2017 году HR-документы должны:

  • отражать особенности производственной и организационной деятельности предприятия, его корпоративной культуры;
  • иметь государственно-властную форму изложения;
  • иметь ограничение по действию, как временное, так и пространственное, являясь обязательными для исполнения в рамках конкретного предприятия.

Чтобы содержание HR-документов в 2017 году соответствовало изменяющейся ситуации на рынке, также необходимо регламентировать оперативное внесение в них необходимых корректировок. Они могут быть внесены на основании соответствующего приказа и в строгом соответствии порядком, устанавливаемом нормативно-правовыми актами.


KPI для сотрудников HR-службы


Регламентом составления и утверждения HR-документов в 2017 году зависит от вида этих документов. Так, например, те из них, которые относятся к обязательным, должны утверждаться с учетом мнения профсоюзного комитета. А вот штатное расписание, положение о персональных данных или должностные инструкции работодатель вправе утвердить своим единоличным решением.

Ошибки в HR-документах

Чаще всего такие ошибки обусловлены несоблюдением установленного регламента составления и утверждения HR-документов в 2017 году. Так, например, нарушаются сроки составления графика отпусков или отсутствует виза согласования с профкомом на Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении об оплате труда. Инспекторы ГТИ при проверках также обращают внимание на то, чтобы все работники предприятия были ознакомлены под подпись с теми локальными нормативными актами, которые непосредственно касаются исполнения их трудовой функции.

К распространенным ошибкам относится и то, что при разработке документа не учитываются льготы, положенные некоторым категориям работников в соответствии с законом. Часто встречается несовпадение наименования одной и той же должности, упоминаемой в разных документах. Также необходимо исключить это в случаях, когда речь идет о льготируемых категориях работников, условия труда которых относятся к вредным и опасным. Наименование их должностей должно строго соответствовать тому, которое указывается в Едином квалификационном справочнике.

Даже, на первый взгляд, незначительные ошибки, допущенные при составлении HR-документов в 2017 году могут стать поводом для наложения административных санкций. При этом нарушителем может быть признан как руководитель, так и само предприятие.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Дополнение к личному листку по учету кадров (образец).doc
  • Личный листок по учету кадров (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Форма № АДВ-6. Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×