Кадровый аутсорсинг: «за» и «против»

1397
Кадровый аутсорсинг — это не просто выгодная форма сотрудничества. Это возможность снизить расходы на делопроизводство, ускорить бизнес-процессы, освободить сотрудников от рутинной работы и уделить внимание ключевым направлениям развития. Передача функций кадрового отдела сторонней компании позволяет работодателю не отвлекаться на второстепенные задачи. В этом материале разберем плюсы и минусы кадрового аутсорсинга.

Что такое кадровый аутсорсинг и зачем он нужен?

Аутсорсинг подразумевает передачу неключевых функций компании внешним исполнителям, которые специализируются в данной области. Это своеобразная форма сотрудничества, разновидность кооперирования организаций. Передаваться могут производственные или бизнес функции, бухгалтерский учет, реклама и PR, делопроизводство и так далее. 

Кадровый аутсорсинг: «за» и «против»

Организация-исполнитель в таком случае поддерживает бесперебойную работу некоторых систем инфраструктуры компании и занимается их обслуживание. Зачастую это более рентабельно и эффективно. У работодателя появляется возможность освободить рабочие места и уделить внимание ключевым направлениям бизнеса, не отвлекаясь на второстепенные задачи.

Кадровый аутсорсинг подразумевает передачу функций HR-отдела сторонней организации. Современные условия быстрого развития бизнеса требуют оперативного решения подобных вопросов. Вместе с тем, содержание полноценной службы персонала требует крупных вложений. Для небольших развивающихся фирм это очень затратно. Некоторые руководители, вместо того, чтобы нанять отдельного специалиста, поручают работу кадровика секретарю или бухгалтеру, что непременно сказывается на ее качестве. Выходом из ситуации стала передача необходимых повседневных функций в “удаленный” отдел по работе с персоналом. Аутсорсинговые компании, оснащенные необходимой техникой и имеющие полный штат специалистов (юристов, экономистов, бухгалтеров и так далее), как правило, с успехом выполняют эти функции.

Среди наиболее часто передаваемых функций можно выделить:

  • Подбор персонала и прием на работу
    Многие компании передают отбор кадров и оформление трудоустройства сторонним специалистам, которые проявляют больше внимания к нюансам в силу своего опыта и профессионализма. Некоторые руководители доверяют им даже процессы увольнения, особенно при возникновении конфликтных ситуаций. Профессиональный юрист, действуя в интересах фирмы, сможет решить вопрос без нарушения трудового законодательства.
     
  • Разработка должностных инструкций и составление трудовых договоров
    Работодателю не всегда выгодно иметь в штате специалиста, отслеживающего изменения в трудовом законодательстве. Эффективнее поручить разработку многих служебных документов профессионалам, постоянно следящим за нововведениями и изменениями в законе.
     
  • Ведение штатного расписания и составление графика отпусков
    Многие организации не занимаются разработкой штатного расписания, то есть оно не является обязательным нормативным актом организации. Тем не менее, его наличие значительно упрощает прием новых работников и начисление им заработной платы. То же касается графика отпусков: в его составлении часто допускаются нарушения, что чревато наказанием для работодателя. Оформление этих документов чрезвычайно трудозатратно, что делает целесообразным передачу данной функции на аутсорсинг.
     
  • Ведение трудовых книжек
    Заполнение трудовой книжки, основного документа о стаже и трудовой деятельности, требует соблюдения всех норм законодательства. Это работа кажется простой только на первый взгляд, так далее в ней обнаруживается множество “подводных камней”, заметить которые может только специалист.
     
  • Разработка правил внутреннего трудового расписания
    Этот документ также должен полностью соответствовать Трудовому кодексу и не противоречить ему, что усложняет его разработку. Кроме того, Правила не должны ухудшать положение работника. Наличие в штате сотрудника, специализирующегося на трудовом законодательстве не всегда целесообразно. Поэтому разработку документа часто отдают на аутсорсинг.

Преимущества кадрового аутсорсинга

Любая форма удаленного сотрудничества, безусловно, имеет свои плюсы и минусы. Тем не менее, многие работодатели, заинтересованные в рациональном подходе к осуществлению бизнес-процессов, успешно внедряют подобные инструменты. Потенциал кадрового аутсорсинга обусловлен рядом его очевидных преимуществ:

Профессионализм исполнителей. Специалисты аутсорсинговых компаний ежедневно решают сложные узкоспециализированные задачи. Как правило, они обладают колоссальным опытом работы и являются высококвалифицированными специалистами.

Минимальные сроки выполнения работ. Исполнитель, которому передаются функции кадрового отдела, гарантирует выполнение задач в четко определенные договором сроки. Риск потери времени сводится к минимуму.

Соответствие размера штата задачам компании. Многие работодатели сталкивались с ситуацией, когда компании необходим дополнительный сотрудник, но его временный прием на работу совершенно нецелесообразен. Преимущество кадрового аутсорсинга в том, что необходимый специалист предоставляется на время, избавляя руководителя от бессмысленного «раздувания» штата.

Сокращение затрат. Удаленный «отдел кадров» позволяет значительно сократить затраты. Работодатель освобождается от необходимости начислять заработную плату, рассчитывать страховые взносы и перечислять их в бюджет, организовывать рабочие места. Кроме того, исполнитель отвечает за риск убытков, вызванных просрочкой выполнения порученных задач.

Приоритетность ключевых функций. Передавая часть функций, работодатель получает возможность сосредоточиться на ключевых направлениях бизнеса или новых проектах, перенаправить финансовые потоки, заняться развитием персонала.

Наличие незаинтересованной третьей стороны. Компания-исполнитель часто выступает нейтральной стороной при разрешении конфликтов между работодателем и подчиненным. Профессиональные юристы помогут выяснить причины конфликта, решить его и не допустить подобного в дальнейшем. При этом проблема будет решена в рамках действующего законодательства.

Минусы кадрового аутсорсинга

Несмотря на растущую популярность, кадровый аутсорсинг, как любой инструмент, имеет свои недостатки. Перед тем как принять решение о передаче части функций сторонней фирме, руководитель должен учесть все возможные риски:

Риск низкого уровня подготовки сотрудников. Выбор аутсорсинговой компании — очень ответственное решение. Хороший исполнитель обладает опытом в данной сфере, умеет решать нестандартные ситуации и обладает безупречной репутаций. В противном случае, можно столкнуться с непрофессионализмом его работников, что недопустимо в сфере работы с персоналом. Кроме того, у исполнителя должна быть страховка профессиональной ответственности. Это говорит о его надежности.

Риск нарушения конфиденциальности. Сторонним исполнителям часто передаются задачи разработки и оформления служебных документов компании. Если подрядчик оказывается недобросовестным, может возникнуть риск разглашения конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

Удаленность сотрудников. В некоторых случаях субъективная оценка ситуации может играть положительную роль. Независимые эксперты удалены от сотрудников компании и не могут быть полностью осведомлены о ходе дел и существующих проблемах.

Поверхностное представление о процессах производства. Несмотря на то, что удаленный “отдел кадров” состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом, этим специалистам зачастую тяжело вникнуть в специфику деятельности компании. Это касается, в первую очередь, процессов производства. Изучение нанимателя займет определенное время. До этого момента представление исполнителя о многих процессах может быть поверхностным.

Распространенные ошибки при переходе на кадровый аутсорсинг

При переходе на кадровый аутсорсинг важно не допустить распространенных ошибок. Это особенно актуально для работодателей, которые никогда не использовали этот инструмент и имеют о нем лишь общее представление. Успех во многом определяет выбор подрядчика. Необходимо изучить отзывы и рекомендации, удостовериться в хорошей репутации исполнителя, четко сформулировать условия сотрудничества.

Что касается типичных ошибок, среди них можно выделить:

Необоснованный выбор подрядчика
При выборе исполнителя важно помнить о том, что это один из основных факторов, определяющих успех. Многие компании не соотносят свои потребности с услугами, предлагаемыми исполнителями, полагаясь лишь на хорошую репутацию последних. Сперва необходимо изучить текущее состояние, определить требования к аутсорсеру и выбрать исполнителя, максимально соответствующего потребностям организации. Важно предусмотреть возможность роста объема работ в связи с расширением компании. Исполнитель всегда должен обладать резервным запасом ресурсов.

Резкий переход на кадровый аутсорсинг
К сожалению, многие работодатели, приняв решение о передаче функций и заключив договор с исполнителем, стремятся провести быструю реорганизацию своих структурных подразделений. Как следствие, сотрудники не успевают приспособиться к новому формату работы. Не следует ожидать мгновенного сокращения расходов и торопиться уволить собственных специалистов. Положительный результат достигается за счет совместных усилий работодателя и аутсорсера. Принудительно ускорять процесс перехода не всегда целесообразно.

Чрезмерное стремление к экономии
Зачастую в выборе подрядчика одним из определяющих фактором является стоимость его услуг. Выбирая исполнителя с низкими ценами, работодатель рискует получить низкое качество работы недостаточно квалифицированных специалистов. Переход на кадровый аутсорсинг обоснован только в том случае, если проведен тщательный анализ текущего положения компании, а возможное сокращение расходов просчитано объективно.

Невнимательное отношение к ответственности сторон
Заключая договор с исполнителем, необходимо уделить особое внимание пункту «Ответственность сторон». Именно он позволит решить все возникающие споры и определить правомерность претензий. Зоны и пределы ответственности необходимо определить максимально четко. Важно также учесть возможные форс-мажорные и нестандартные ситуации.

Рекомендуем материалы по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль