Как спланировать HR-бюджет

792
HR-бюджет – это финансовый документ, представляющий собой реестр расходов на персонал за определенный период (квартал, год). Он является основой планирования деятельности HR-подразделения. Учитывая, что служба по персоналу формирует немалую статью затрат компании, планировать расходы на сотрудников нужно максимально эффективно.

При планировании HR-бюджета прежде всего проводится анализ инвестиций в развитие компании: расширение штата, развитие и обучение ценных кадров, поддержание корпоративной культуры. Планируемые расходы на персонал должны отвечать целям и задачам, стратегии предприятия, работать на долгосрочную динамику развития.

HR-бюджет относится полностью к расходной части бюджета компании. Поэтому для окупаемости инвестиций в персонал необходимо четко планировать потребность в человеческих ресурсах, обучение, решающее проблемы компетенций у сотрудников. Для обеспечения роста предприятия необходимо вкладывать деньги в его социальную политику, развитие кадрового резерва, создание инновационной среды.

На какие цели выделяется HR-бюджет

Как спланировать HR-бюджет?Традиционно в HR-бюджет закладываются следующие статьи расходов:

  • Привлечение, отбор и наем сотрудников. В рамках этой цели необходимо уточнить объем затрат HR-отдела: размещение объявлений в СМИ, объявлений о вакансиях на интернет-ресурсах, оплата услуг кадровых агентств, проведение тестирования при приеме на работу.
     
  • Адаптация сотрудников. Сюда относится доплата наставникам, материалы для адаптации (электронные курсы, брошюры).
     
  • Обучение и развитие персонала, формирование кадрового резерва – это проведение тренингов, создание мотивационных систем, организация курсов переподготовки и повышения квалификации, образовательные вебинары и семинары.
     
  • Оценка и аттестация персонала предполагает траты на услуги провайдеров оценки, закупку специальных диагностических программ для аттестации компетенций сотрудников.
     
  • Кадровое делопроизводство – закупка трудовых книжек, форм, карточек, бланков, специальных шкафов хранения.
     
  • Корпоративные мероприятия. Сюда относятся не только сами корпоративы, но и поздравления на дни рождения, выпуски корпоративной газеты, проведение конкурсов. При расписывании этой статьи, учитывайте, что все event-агентства, музыкальные коллективы и площадки для отдыха требуют предоплату за 2-3 месяца, поэтому соответствующие суммы нужно включать в HR-бюджет заранее. 
     
  • Социальный пакет – это затраты на пакеты компенсаций сотрудникам (питание, проезд), абонементы в бассейн и фитнес, оплату медицинских страховок (ДМС), путевок, выплаты материальной помощи.
     
  • Командировки сотрудников. Расходы на эту статью сложно заранее учесть в полном объеме, поэтому планируйте траты с учетом имеющейся информации, анализа прошлых периодов и существующих задач предприятия.
     
  • Охрана труда. Сюда можно отнести закупку необходимого оборудования, улучшение условий работы персонала.
     
  • Затраты на содержание HR-отдела включают в себя канцелярские расходы, закупку питьевой воды, участие в специальных кадровых конференциях, выставках, оформление подписки на специальную литературу и т. д. Сумма этих затрат мало меняется из месяца в месяц.
     
  • Зарплата сотрудников. Эти расходы делятся на постоянные выплаты, компенсации, бонусы, премии.

В некоторых компаниях практикуется разный подход к HR-бюджетированию. Последние две статьи могут не включаться в HR-бюджет, а относиться к общекорпоративным расходам в составе консолидированного бюджета компании.

Грамотное планирование HR-бюджета

Приступив к планированию HR-бюджета, необходимо, прежде всего, проанализировать результаты работы подразделения за прошедший год и имеющийся потенциал персонала. Далее нужно определить цели и задачи, которые ставятся перед компанией и HR-службой на следующий период, расставить их приоритетность. И уже исходя из проведенного анализа и поставленных задач, разработать план работы отдела и соответственно спланировать HR-бюджет на следующий период.

Оценка текущего потенциала персонала

Чтобы компания развивалась, важно совершенствовать и ее людские ресурсы, поэтому на данном этапе нужно оценить, каких знаний и умений сотрудникам еще не хватает. Это можно сделать с помощью разработки перечня необходимых навыков для каждой существующей должности, то есть составить карту компетенций.

Соотнося карту компетенций с реальными умениями сотрудников, можно сделать вывод о необходимых обучающих программах на ближайший период и внести их в список затрат HR-бюджета. Во время оценки необходимо обратить внимание на производительность каждого сотрудника; посмотреть на текущие показатели его развития, определить, готов ли он взять на себя больше ответственности.

Прогнозирование расходов средств на персонал в HR-бюджете

На этапе прогнозирования расходов средств на персонал, учитывая стратегические цели организации, необходимо ответить на вопросы:

  • требуется ли расширение штата и подбор новых сотрудников для достижения целей компании;
  • какие рабочие места остаются вакантными;
  • какие корпоративные мероприятия планируются в следующем периоде;
  • какие программы обучения и в каком объеме стоит заложить в HR-бюджет;
  • какие бонусные и иные мероприятия целесообразно провести в следующем отчетном периоде.

При составлении плана обучения персонала на следующий год руководителю HR-службы предстоит определить, какая именно стратегия окажется максимально выгодной в том или ином случае. При этом важно учитывать соотношение ожидаемого результата и затрат. Так, если HR-бюджет не позволяет вам в следующем году провести полный трехмесячный курс обучения сотрудников, можно ограничиться тренингами без отрыва от производства.

Учитывайте, что чаще всего обучающие центры требуют 50% предоплату, поэтому планируйте эти расходы в HR-бюджете квартала или полугодия, предшествующего обучению.

При планировании HR-бюджета сложно точно спрогнозировать затраты на оплату труда, даже если ресурсный план будет правильно составлен. Всегда рассчитывайте, что будут незапланированные увольнения, набор штата, больничные сотрудников, которые повлияют на итоговую сумму. Однако небольшие расхождения можно корректировать в рамках квартальных и месячных бюджетов. Отклонения при годовом планировании HR-бюджета не должны превышать 10%.

На этом этапе нужно заранее определить, какие мероприятия, в какой период времени будут проходить и какие ресурсы для этого потребуются. Сюда относятся не только корпоративные праздники на все значимые даты, но и различные соревнования, конкурсы: «Лучший работник месяца/года», периодичность различных социальных выплат, подарки ко дню рождения и так далее. При прогнозировании расходов важно оценивать и факторы внешней среды, анализировать работу конкурентов.

Расставляем приоритеты при составлении HR-бюджета

Каждая компания, исходя из специфики своего бизнеса, стратегии развития и кадровой политики, должна выбирать оптимальный баланс и расставлять свои приоритеты в расходовании средств на персонал.

Пример

Руководство ООО «ККС-Стандарт» одной из важных составляющих успеха видит поддержание имиджа компании как хорошего работодателя и повышение привлекательности на рынке труда. Поэтому в компании был разработан специальный регламент взаимодействия с кандидатами на вакантные должности. Согласно ему в офисе была оборудована специальная комната ожидания с кофе-машиной, кулером, видео-аппаратурой для просмотра роликов про деятельность организации. Кандидатам, ожидающим собеседования, предлагаются специальные брошюры об истории развития компании. Все эти траты были включены в соответствующие статьи затрат HR-бюджета.

Одной из самых спорных, но часто неизбежных статей расходов становится пункт «непредвиденные расходы». Важно понимать, что это не палочка-выручалочка на случай неправильного планирования и исполнения HR-бюджета, а действительно траты на форс-мажорные случаи, без которых не обходится ни одно предприятие. Размер закладываемых непредвиденных затрат не должен превышать 3% от всего HR-бюджета.

Анализ затрат прошлого года

Предусмотреть всевозможные траты на будущее помогает анализ затрат предыдущего периода. Он покажет и возможные форс-мажоры, и внеплановые траты, и забытые плановые. А также этот этап позволит более продуктивно расставить приоритеты расходов на персонал.

Например, если в компании возраст сотрудников не превышает 35 лет, то анализ затрат прошлого периода покажет, что в поликлинику молодые сотрудники обращаются крайне редко, а спортзал посещают часто. Поэтому при планировании HR-бюджета целесообразно в состав социального пакета вместо дополнительного медицинского страхования включить еще одну опцию спортивного направления, например «Аренда спортзала».

Правильное обоснование статей HR-бюджета

Чтобы HR-бюджет не подвергся секвестированию в процессе согласования и утверждения, нужно экономически обосновать все закладываемые в него суммы расходов. Затраты по каждой статье должны иметь аргументацию: документальное подтверждение и планы расчетов.

Для защиты бюджета HR-подразделения необходимо показать:

  • важность статьи расходов как таковой;
  • необходимость предлагаемого объема затрат по каждой статье;
  • эффективность запланированных вложений.

На этапе согласования и утверждения нужно иметь все материалы и предварительные расчеты, которые были использованы во время планирования HR-бюджета. Это могут быть и план обучения, и статистические данные прошлых периодов, и ресурсный план на следующий год, и анализ работы конкурентов, и цены компаний-провайдеров, и данные прогнозов по повышению цен на услуги.

Читайте также статьи по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль