Кадровое обеспечение управления персоналом

1256
Кадровый менеджмент — крайне трудоемкий, но необходимый любой компании вид деятельности. Без документационного и кадрового обеспечения управления персоналом служба HR попросту не сможет полноценно функционировать. В этом материале расскажем, как определить качественный и количественный состав отдела, обеспечить оптимальные условия для работы с кадровыми документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие виды обеспечения управления персоналом необходимы организации?
  • Как строится кадровое обеспечение системы управления персоналом?
  • Каковы функции делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом?

Виды обеспечения управления персоналом организации

Традиционно службой управления персоналом считаются все подразделения компании, участвующие в кадровом менеджменте. Они могут заниматься стратегической деятельностью (анализ кадровой ситуации и формирование системы управления человеческими ресурсами), краткосрочным и среднесрочным планированием (определение критериев отбора специалистов, подбор и расстановка сотрудников, создание штатных расписаний, повышение квалификации подчиненных). К числу основных задач данных служб можно отнести создание благоприятных условий труда, а также формирование организационной культуры и ее поддержание.

Кадровое обеспечение управления персоналом

Менеджмент в сфере человеческих ресурсов должен быть обеспечен комплексом средств, необходимых для его успешной реализации. Этот комплекс состоит из различных видов обеспечения системы управления персоналом:

  • Кадровое

Необходимый количественный и качественный состав сотрудников службы;

  • Нормативно-методическое

Документы организационной, методической, распорядительной, экономической тематики, регулирующие деятельность службы, а также нормативно-справочные материалы, необходимые для регламентирования трудовых отношений и организации труда. Необходимо для поддержания процессов принятия решений, разработки методической документации, ведения нормативного хозяйства.

  • Делопроизводственное

Обеспечение условий, необходимых для ведения делопроизводства, и их поддержание на всем протяжении цикла документооборота.

Более подробно о структуре кадрового делопроизводства и классификации HR-документов вы можете узнать здесь.

  • Информационное

Реализованные решения, определяющие необходимый и допустимый объем информации, правила ее размещения и предпочтительные формы. Данный вид обеспечения управления персоналом — это массив оперативной и нормативно-справочной информации, классификаторы и системы документации. Его можно структурно разделить на внемашинное и машинное обеспечение. Первое состоит из систем: кодирования информации, организации и хранения документации, управленческих документов. Второе представляет собой информационную базу на машинных носителях и программы для работы с этой базой.

  • Организационное

Работа отдельных подразделений компании, выполняющих задачи и функции кадрового менеджмента.

  • Техническое и материальное

Расчет и выделение средств, необходимых для работы с сотрудниками.

Наличие в организации всех вышеперечисленных видов обеспечения управления персоналом — это показатель эффективности системы. Необходимым условием также является их согласованность и взаимодействие.

Кадровое обеспечение системы управления персоналом

Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации — это необходимый и достаточный для ее успешного функционирования качественный и количественный состав работников. Для того чтобы точно определить эти показатели необходимо учесть:

  • общую численность сотрудников;
  • специфику и масштабность деятельности компании;
  • социальные характеристики коллектива, состав и квалификацию;
  • сложность и комплексность задач кадровой службы;

Качественные характеристики сотрудников службы персонала

К этим показателям относятся профессиональные, личностные, нравственные свойства работников, определяющие степень их соответствия занимаемой должности. На практике принято их условное деление на несколько групп:

  • Способности (в общем понимании, это свойства личности, обусловливающие успешное осуществление определенного рода деятельности, а именно: уровень образования, объем знаний, эрудиция, опыт работы в той или иной сфере, профессиональные навыки);
  • Мотивации (система факторов, влияющих на поведение человека, побуждающих к определенным действиям: профессиональные и личные интересы, желание карьерного роста, стремление к власти, чувство ответственности и готовность к нагрузкам);
  • Свойства (признаки поведения, имеющие тенденцию к проявлению и повторяемости в сходных ситуациях: способность к восприятию определенных физических, интеллектуальных и психических нагрузок, внимательность, память и т.д.);

Ранее для правильного подбора и расстановки специалистов можно было руководствоваться Квалификационными справочниками должностей, где был приведен их перечень и описание. Теперь рекомендуется использовать профстандарты, определяющие требования к специалистам HR.

Кадровое обеспечение службы управления персоналом, как правило, предъявляет следующие требования к работникам данной сферы:

  • четкое представление области деятельности и специфики компании;
  • лидерские качества и навыки анализа, планирования, принятия решений, коммуникации, разрешения конфликтов, управления изменениями;
  • способность  постоянно находиться в процессе обучения и развития;
  • навыки финансового планирования; умение ставить цели, соответствующие финансовым возможностям предприятия;
  • умение взаимодействовать с коллегами и другими структурными подразделениями;

Количественный состав кадровой службы

Среди должностей, принадлежащих структуре HR-службы, можно перечислить следующие: руководитель службы HR, hr-менеджер, менеджер по компенсации и социальным льготам, рекрутер, специалист по обучению, специалист по трудоустройству уволенных сотрудников, специалист по кадровому делопроизводству.

Точный количественный состав определяется, в первую очередь, организационно-штатными структурами и Уставом компании. Используя различные методики расчета, носящие скорее рекомендательный характер, работодатель сам определяет численность работников по функциям управления, их квалификационный и профессиональный состав, утверждает штат. Среди наиболее популярных способов расчета числа сотрудников можно упомянуть: метод многофакторного анализа, экономико-математические методы, метод сравнения, методику прямого расчета, расчет по трудоемкости работ или нормам обслуживания.

Кадровое обеспечение управления персоналом: методы определения числа работников

Для того чтобы точно определить количественный состав кадрового обеспечения управления персоналом в организации используются математические, статистические, аналитические методики. К числу наиболее широко распространенных методов относятся:

  • Экономико-математическое моделирование

Этот способ позволяет выразить экономические явления с помощью математических моделей: оценить напряженность плановых заданий службы управления кадрами, определить нехватку ресурсов, получить представление обо всех количественных характеристиках управленческих процессов. Для таких моделей выявляются оптимальные показатели, а именно: необходимое и достаточное число работников.

  • Метод аналогий

Позволяет определить требования к службе управления персоналом, используя анализ аналогичных служб в других компаниях. Стоит, однако, отметить, что данный метод является вероятностным, потому что сходство структур HR-подразделений может оказаться случайным, а существенные, на первый взгляд, признаки — не иметь особого значения. Таким образом, этой методики не всегда достаточно для того чтобы точно определить количественный состав работников.

  • Экспертный метод

Помогает выявить потребности в специалистах по управлению персоналом на основании мнения экспертов в данной сфере. В теории это самодостаточная методика исследования, которая базируется на возможностях, навыках и знаниях специалиста в области HR. На практике методика используется только как составная часть других методов.

  • Метод прямого расчета

Подразумевает определение достаточного числа специалистов кадровой службы исходя из расчета трудозатрат на реализацию периодических административных функций и устранение отклонений в них. Позволяет определить число работников с помощью нормы трудоемкости, т.е. трудозатрат на выполнение управленческой работы. Показатели трудозатрат, в свою очередь, определяются с помощью хронометража, расчетными или аналитическими методами.

Установленная норма трудоемкости позволяет рассчитать количественный состав на определенный период времени. Например, необходимо вычислить это число из расчета на один год. Для этого нужно знать:

  • общую трудоемкость работ, выполняемых в подразделении за год (Т, человеко-часы);
  • коэффициент, позволяющий учитывать временные затраты на выполнение не предусмотренных трудоемкостью работ (К ~ 1,15);
  • полезный фонд рабочего времени (Ф, число часов для одного работника за год);

Зная эти данные, можно рассчитать точное число сотрудников кадровой службы, используя формулу: Ч = Т * К/Ф

На практике для планирования численности кадрового обеспечения службы управления персоналом используются все вышеперечисленные методики. Кроме того, стоит отметить, что в современном бизнесе прослеживается тенденция относительного роста количественного состава HR-служб. Это во многом объясняется автоматизацией многих деловых процессов, а также ростом популярности кадрового аутсорсинга, когда для решения вопросов управления персоналом привлекаются сторонние внешние компании.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Под делопроизводственным обеспечением понимается создание условий для работы с документами, циркулирующими в системе кадрового управления. При этом обеспечиваться должен полный цикл документооборота: от создания документации до ее исполнения и передачи в архив или другие структурные подразделения. Данные процессы могут выполняться специализированной подсистемой (отдельным подразделением) или быть распределены между всеми отделами кадровой службы.

Среди функций делопроизводственного обеспечения можно выделить:

  • обработку входящей и внутренней документации;
  • доведение документов до сотрудников для их последующего исполнения;
  • создание кадровой документации;
  • регистрация, учет, хранение, размножение документов;
  • формирование дел;
  • обеспечение своевременной передачи документов в другие структурные подразделения по вертикальным и горизонтальным связям;
  • контроль за исполнением документов;

Требования к оформлению кадровой документации регламентируются нормативно-правовой базой: законодательными, правовыми и нормативными актами, методическими документами. К их числу относятся: Гражданский и Трудовой кодексы РФ, ГОСТ Р 6.30—97. Унифицированные системы документации, Государственная система документационного обеспечения управления, Общероссийский классификатор управленческой документации, Перечень типовых управленческих документов и т.д.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом создает условия для работы со следующими видами документации:

  • плановая (заявки на подбор персонала, расчеты по численности штата, плановые задания по вопросам кадрового менеджмента);
  • первичная учетная (учет труда и заработной платы);
  • статистическая (отчеты по производительности труда, фонду оплаты труда, численности коллектива);
  • по социальному обеспечению (пенсии, льготы, пособия);
  • организационно-распорядительная (письма, приказы, постановления, заявления, анкеты, инструкции);

Перечень обязательных документов и порядок работы с ними регламентируется законодательством,  отраслевыми и ведомственными нормативными актами.

Читайте статьи по теме:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×