Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Планирование затрат на персонал в организации: способы оптимизировать и рассчитать бюджет

16 октября 2019
6526
Средний балл: 0 из 5

Расскажем про планирование затрат на персонал, статьи расходов и способы оптимизации издержек. Поделимся документами, практическими советами и памятками.

Материалы по теме:

Общая информация о планировании затрат на персонал организации

Планирование затрат на персонал — неотъемлемая часть кадровой политики, которая помогает оптимизировать суммарные расходы организации. Общие расходы складываются не только из прямых, но и косвенных затрат. К прямым затратам относят непосредственную оплату труда в соответствии с количеством отработанного времени или выполненного объема работ. Косвенные направлены на возмещение дополнительных расходов, которые связаны с затратами на оплату страховых взносов, отпусков, больничных листов, праздничных дней, премий. 

Влияние соцпакета на текучесть кадров

Планирование затрат на персонал в организации: способы оптимизировать и рассчитать бюджет

Смотреть таблицу полностью

Планирование затрат на персонал каждая организация проводит в индивидуальном порядке. Поэтому составные элементы косвенных затрат у разных работодателей могут существенно различаться. Их высокая величина рассматривается в качестве меры по улучшению социальных условий, реализации активной кадровой политики. Сопоставимость достигается методом сравнения непосредственной доли косвенных затрат на одного сотрудника. Исчисления проводятся за каждый отработанный человеко-час или в расчете на одного занятого работника.

Основные составляющие издержек

При планировании затрат на персонал учитывайте основные издержки:

  • базовую часть заработной платы: должностные оклады или выплаты по часовым тарифным ставкам;
  • переменную часть заработной платы: выплаты рабочим, сдельщикам, оплата комиссионных, начисление аккордных выплат;
  • премиальные — средства, которые выплачиваете ежемесячно, по итогам года, квартала, полугодия, разовые доплаты за выполнение отдельных заданий;
  • надбавки к зарплате за работу, выполненную в сверхурочное время, в праздничные или выходные дни, выплаты за сменность, премии непроизводственного характера;
  • оплату времени, которое фактически не отработано:ежегодные отпуска, дни, проведенные на листке нетрудоспособности, праздничные нерабочие дни;
  • взносы в фонды страховых пособий, направленные на страхование жизни, несчастных случаев, болезни;
  • социальные льготные выплаты, затраты на медицинское обслуживание, питание, предоставление услуг, взносы в фонды выплаты пенсий по старости, издержки на льготы, установленные на законодательном уровне, а так же предоставляемые отдельными предприятиями в дополнение к основным, установленным законодательством;
  • выплаты в фонды социального страхования, государственные системы социального обеспечения, страховки по безработице, компенсационные выплаты, страхование, связанное с временной нетрудоспособностью;
  • затраты на выплату государственных и региональных налогов, на зарплату и занятость;
  • расходы, связанные с наймом, обучением персонала;
  • затраты, не связанные с денежным стимулированием, к ним относятся, к примеру, мероприятия, направленные на гуманизацию труда;
  • расходы на работу с персоналом, создание информационных систем и каналов, выпуск заводской газеты, затраты на содержание отдела кадров;
  • выплаты в виде пособий, материальной помощи безработным.

Прямые переменные или косвенные постоянные запланированные затраты на персонал

Планирование затрат на персонал на предприятии проводите с учетом расходов, связанных с выплатой денежных средств за труд. Такие расходы осуществляются в соответствии с установленными тарифными соглашениями и действующими законами. Все остальные — добровольные социальные льготы или услуги предприятия.

Прямые (переменные)

Косвенные (постоянные)

Косвенные (переменные)

  • оплата по непосредственным результатам труда;
  • выплата заработной платы;
  • оклады штатным сотрудникам;
  • выплаты зарплаты внештатным сотрудникам;
  • прочие выплаты.
  • отчисления в фонд социального страхования от несчастных случаев;
  • оплата ежегодных и дополнительных отпусков;
  • оплачиваемые больничные листы;
  • выплата инвалидности;
  • расходы на технику безопасности;
  • расходы на организацию производства и экологию;
  • оплата в фонд социального обеспечения;
  • выплата страхования и различные виды доплаты.
  • оплата питания;
  • компенсация за жилплощадь, транспортные расходы, социальное обеспечение;
  • выплата пособий заболевшим работникам, не установленная ТК РФ;
  • прочие расходы.

Как выполнить планирование затрат на персонал организации

Составляйте три разных бюджета — оптимистичный, пессимистичный и реалистичный. Это позволит вам избежать потери времени, если руководитель не утвердит желаемую сумму. Рассчитайте примерные затраты по всем направлениям.

Образец бюджета расходов на персонал на год

Планирование затрат на персонал в организации: способы оптимизировать и рассчитать бюджет

Скачать образец бюджета

Подбор кадров. Оцените уровень текучести, цели компании, возможность расширения. На основании этого определите, сколько примерно специалистов нужно принять, каким методом проводить отбор.

Шпаргалка HR-у: как рассчитать затраты на подбор

Планирование затрат на персонал в организации: способы оптимизировать и рассчитать бюджет

Как сократить затраты на подбор

Адаптация. Расходы на адаптацию напрямую связаны с количеством принятых сотрудников. Выполните расчет стоимости всех мероприятий, входящих в планы, например, сколько вы потратите на поощрение наставников, кураторов, ввод в должность, обустройство нового рабочего места, если его ранее не было в компании.

Таблица. Прогноз подбора персонала в 2020 году

Год

1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

2018

5

2

3

2

2019

2

3

1

4

2020 (прогноз)

3-4

2-3

2

3

Как составить бюджет HR-службы

Обучение. Учитывайте стоимость планового повышения квалификации, аттестации. Берите во внимание и базовый уровень новичков, которые придут в компанию на протяжении квартала или года. Возможно, что их также придется обучать. 

Выплата зарплаты, повышение окладов, премий. При планировании затрат на персонал ориентируйтесь на общие тенденции, ситуацию в конкурирующих фирмах, возможности организации. Если в компании кризис, заранее просчитайте, сколько потребуется средств на нематериальную мотивацию, ведь те же грамоты придется закупать или заказывать их изготовление.

Используйте в работе:

Налоги, сборы, обязательные отчисления. При расчете изучите ситуацию в стране, готовящиеся законопроекты. Если планируется повышение обязательных отчислений, заложите это в бюджет. В последующем вы сможете потратить средства на незапланированные расходы с разрешения директора или оставить их на балансе организации.

Заявление о возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности

Планирование затрат на персонал в организации: способы оптимизировать и рассчитать бюджет

Скачать бланк документа

Прочие мероприятия. Подумайте, сколько раз за период проведете корпоративные мероприятия, какие суммы на это затрате. Эта статья расходов может быть не одобрена директором, поэтому старайтесь не проводить развлекательные мероприятия слишком часто.

Способы защитить бюджет перед директором

Заранее придумайте аргументы, почему директор должен выделить именно столько средств на те или иные статьи расходов. Например, если планируется повышение окладов, вы должны объяснить, почему это нужно. В качестве веских оснований служит резкое повышение цен в регионе, рост зарплат в конкурирующих фирмах, выпуск новой продукции, выход на новый рынок.

Отчет о работе HR-службы за год

Планирование затрат на персонал в организации: способы оптимизировать и рассчитать бюджет

Как правильно отчитаться перед гендиректором

Расскажите директору и комиссии, что фирма получит взамен. Это может быть рост позиций на рынке труда, увеличение уровня лояльности и мотивации персонала, а как следствие — приток новых клиентов в фирму по рекомендациям. Кроме того, чем выше зарплаты, премии, тем более привлекательными в глазах соискателей смотрятся вакансии. В итоге позиции быстро закрываются, а компания не несет необоснованные потери на подбор.

Какие виды затрат на персонал исключить, чтобы оптимизировать суммарные расходы

Каждая организация проводит самостоятельную разработку систем и подсистем, контролирует их. Получать больший доход с наименьшими затратами – девиз современного предприятия. Если вам нужно оптимизировать суммарные расходы, проведите анализ и планирование. Эффективная система управления затратами поможет уменьшить финансовые затраты.

Эффективное планирование затрат на персонал обусловлено соблюдением следующих факторов:

  • обеспечением отсутствия прямой зависимости между непосредственной производительностью труда и основными затратами на персонал;
  • систематическим внедрением новых технологий, которые предъявляют более высокие требования к образованию, опыту, квалификации персонала;
  • соблюдением изменений законодательства в области трудового права, учетом появления новых тарифов, а так же повышения цен па товары первой необходимости.

Аналитический учет всех расходов поручите ответственным специалистам или выполните его самостоятельно. При планировании затрат на персонал учитывайте, что управление кадрами и управление расходами — два разных понятия.

Четыре метода сократить затраты на персонал

Что оптимизировать

Описание метода оптимизации

Расходы

  • ограничьте количество работающих сотрудников;
  • приостановите прием на работу;
  • проведите активное сокращение персонала.

Выплаты

  • временно или постоянно заморозьте выплату сверхтарифов;
  • откорректируйте внутренние фонды социального обеспечения.

Общие расходы

  • пересмотрите все расходы;
  • оптимизируйте затраты.

Общая эффективность

  • разработайте систему, помогающую получать одинаковые результаты с минимальным количеством персонала;
  • пересмотрите системы повышения квалификации или переквалификации.

    Снижение расходов на персонал, отмена ряда социальных программ и льгот может привести в последующем к дополнительным издержкам. Увеличение текучести кадров влечет за собой статью расходов на найм, адаптацию, обучение. Соответственно, при оптимизации расходов учитывайте все составляющие и рационально, взвешенно подходите к планированию затрат.

    Вывод

    Анализ и планирование затрат на персонал — две процедуры, которые нужно выполнять систематически. Только так вы сможете укладываться в бюджет, поддерживать благосостояние организации, мотивацию персонала на должном уровне и рационально тратить деньги. 

    logo
    ×
    Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

    Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Зарегистрироваться и скачать
    Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

    Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Это займет менее 2 минут

    А кроме того, ваc ждут подарки:
    - подборка самых интересных статей за месяц,
    - видеосеминары и презентации по HR вопросам,
    - профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Зарегистрироваться
    ×
    Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

    Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

    После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

    Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Зарегистрироваться
    ×
    Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
    Зарегистрироваться
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.