Адаптация персонала

382
Грамотно проведенная адаптация персонала повысит эффективность работы новых сотрудников. Учитывайте особенности специалистов при выборе метода адаптации.

Адаптация сотрудников – это важный процесс, способствующий достижению целей и задач управления персоналом. Во многих компаниях она присутствует лишь формально и сводится к беседе нового сотрудника с HR-специалистом и руководителем подразделения. Руководителям следует знать, что грамотная адаптация снижает затраты на подбор персонала, уменьшает текучесть кадров и улучшает психологический климат в коллективе.

Как составить Положение об адаптации персонала на предприятии

Положение об адаптации – это документ, в котором фактически сформирована система адаптации в компании. В нем прописаны основные мероприятия, направленные на скорейшее вливание новичка в коллектив и в процесс работы. Положение должно быть конкретным, без расплывчатых и общих формулировок. Во многом оно отвечает основным задачам управления персоналом.

В Положение вносится информация о том, кто и как именно взаимодействует с сотрудником, перечисляются мероприятия для новичков с указанием ответственных лиц (см. таблицу 1).

Таблица 1. Мероприятия по адаптации новых сотрудников

Цель

Что конкретно организуется

Ответственное лицо

Знакомство с компанией, с ее структурой, руководством

Предоставить новому сотруднику общие сведения о рабочей дисциплине и оплате труда

HR-менеджер

Экскурсия по компании. Новичку показывают, где находится место общественного питания, курилка, парковка

Выдать набор сотрудника – канцелярский набор, «Книгу сотрудника», со структурой и историей компании, ее миссии, планах и задачах

Ввод в подразделение

Представление сотрудника коллективу, знакомство, начальная информация о текущей работе подразделения

HR-менеджер и руководитель отдела

Ввод в должность

Готовят новичку рабочее место, предоставляют корпоративную электронную почту, назначают наставника, знакомят с должностными инструкциями и требованиями к работе, обозначают зону ответственности и фронт работ

Руководитель отдела, IT- специалист

Составляется индивидуальный план работы

Непосредственный руководитель

Дают первое практическое задание, поясняют, обозначают сроки. Если задание краткосрочное, можно сразу проконтролировать выполнение, дать оценку работе

Наставник, непосредственный руководитель

Подведение первых итогов: сколько заданий выполнено, допущены ли ошибки. При необходимости корректируется индивидуальный план работы

Чтобы исключить ситуации, когда руководители подразделения и HR-специалисты перекладывают ответственность друг на друга, четко обозначьте их зоны ответственности.Адаптация персонала

Обычно за социальную, коммуникативную адаптацию, вливание в корпоративную культуру отвечает HR-отдел. Все же, что касается профессиональных вопросов и деятельности подразделения, куда пришел работать новичок, относится к зоне ответственности руководителя подразделения.

Индивидуальный план работы новичка существенно поможет ему на период адаптации:

  • сделать ясным функциональные обязанности нового работника, что позволит в итоге провести оценку его работы, а также действий руководителя (помогал ли он адаптироваться);
  • исключить субъективизм в оценке испытательного срока – по предметному плану работы будет очевидно, справился ли работник.
  • избежать чрезмерной загруженности новичка и наоборот, недостаточного объема работы и простоя сотрудника.

Новичка следует ознакомить с индивидуальным планом работы как можно раньше.

Справка

Действия руководителя в течение всего срока адаптации

Из-за большой загруженности руководитель может забыть, что нужно уделять внимание новому сотруднику. Самый главный недостаток в помощи руководителя – отсутствие обратной связи, когда непосредственный начальник не говорит новичку, что у него получается не очень, а что хорошо. Поэтому в Положении следует четко прописать, как часто непосредственный руководитель должен беседовать с новичком, и что обсуждать, как именно ставить задачи.

В конце периода адаптации проводится ее оценка с заполнением формы отчетности для всех участников. Подробнее об оценке и о Положении по адаптации персонала читайте в электронном журнале.

«Книга сотрудника» – обязательный элемент адаптации персонала

При оформлении на работу новичкам следует выдавать что-то типа памятки – «Книги сотрудника», в которой собрана вся важная для нового работника информация:

о задачах компании;

где и как пройти вводные тренинги;

об оказываемых услугах или выпускаемой продукции;

об оргструктуре предприятия и ведущих сотрудниках.

Это поможет новобранцам быстро адаптироваться. Книгу нужно вручать каждому новичку. Если бюджет ограничен, сделайте экземпляры в электронном виде.

В «Книге сотрудника» важно четко структурировать и удачно подать материал. Это не должен быть огромный том – десять разделов максимум. Главное – донести основную  информацию о работодателе и снабдить начинающего сотрудника своеобразным путевым листом.

Можно создать «Книгу сотрудника» в формате видео. Так за считанные минуты можно передать большой объем информации, которая к тому же легче усваивается с помощью «живой» динамической картинки. Подключается воображение и задействуется слуховая и зрительная память. С помощью видео новички узнают, как выглядит тот или иной руководитель или нужный специалист.

Если в информации что-то меняется, скорректировать видео можно быстро и без труда. В него можно включить и интерактивные тестовые задания, позволяющие сразу оценить, как новичок усвоил информацию.

Справка

В «Книгу сотрудника» может входить следующая информация:

  1. должностная инструкция сотрудника;
  2. список коллег с контактами;
  3. сведения о льготах;
  4. правила внутреннего трудового распорядка;
  5. требования по охране труда;
  6. кодекс деловой этики;
  7. образцы кадровых документов;
  8. брошюра с интересными фактами об истории компании.

В поданной истории компании можно кратко отобразить главные вехи ее развития. Если вы делаете печатный вариант, важно, чтобы книга состояла не только из текста, должны присутствовать фото, схемы, картинки. В идеале текст и иллюстрации должны чередоваться, чтобы книгу было интересно читать.

Идеально, если сведения преподносятся в интересном и динамичном формате. Адаптация персонала проходит успешнее, если параллельно новичкам дарят сувениры во время вводного тренинга, организовывают кофе-брейки с дружеской беседой. 

Попросите руководителей подразделений и сотрудников, недавно пришедших в коллектив, предоставить список вопросов, которые появляются у новичков в первые дни своей работы. Часть из них не касается самих трудовых обязанностей и относится ко всем отделам. Подготовьте ответы на них, систематизируете и внесите в «Книгу сотрудника».

Благодаря этому вы сможете дать новичкам те советы, которые им особенно необходимы, и существенно облегчить адаптацию в компании. Подробнее узнать про пример оформления книги новичку можно в этой статье.

Адаптация сотрудников на предприятии в первые два дня

В первый же день для успешной адаптации новичков организуйте двухдневный тренинг. HR-специалисты расскажут сотрудникам о корпоративных ценностях, внутреннем распорядке, подготовив соответствующие презентации.

Справка

Чтобы знакомство с предприятием было интересным для новичка, а не прошло как формальность, привлеките к этому мероприятию разных специалистов:

  1. маркетолог расскажет о внутренних мероприятиях и акциях для клиентов;
     
  2. представитель топ-менеджмента компании познакомит молодых специалистов с историей компании, ее сегодняшними задачами, перспективами и возможностями;
     
  3. IT-специалист ознакомит с электронной почтой и проч.;
     
  4. работник отдела контроля качества расскажет о правилах работы с клиентами, законах профессиональной этики (с примерами из практики).

Подробно про первые шаги в адаптации молодежи читайте в журнале.

Читайте также:

Адаптация выпускников вузов

На рядовые вакансии непросто найти специалистов с опытом работы. Поэтому многие корпорации сегодня делают ставку на выпускников вузов. У молодых специалистов нет опыта, но есть огромное желание работать и проявить себя. Однако их адаптации нужно уделять повышенное внимание, так как вчерашние студенты, никогда ранее не работавшие, сложно входят в этот процесс. 

У молодежи возникает немало расхождений между тем, как они представляли себе работу, и какой она оказывается на самом деле:

На работу надо приходить рано и покидать только после завершения рабочего дня.

Многие молодые специалисты считают, что их высшее образование дает им возможность работать именно на руководящих должностях.

Часто специалисты, проявляющие большие успехи в учебе, имеющие красный диплом, считают, что разберутся без труда со всеми тонкостями работы.

Однако никто не поставит вчерашнего студента руководителем, так как он не обладает нужным опытом, знаниями и компетенциями. И разбираться в работе даже краснодипломникам зачастую приходится не одну неделю. Это становится очевидным самим выпускникам при выходе на работу и вызывает стресс и ступор в работе новых сотрудников.

Задача HR-специалиста в этой ситуации смягчить переход от учебы к работе и объяснить все эти нюансы руководителям подразделений и наставникам, ответственным за адаптацию выпускников вузов. Молодые специалисты относятся к самой текучей категории специалистов, поэтому им необходимо повышенное внимание, иначе все усилия и расходы компании окажутся напрасными.

Постановка задания должна быть настолько подробной и четкой, чтобы молодой специалист точно понял, как и что нужно сделать. Подобнее про адаптацию выпускников вузов читайте в этом материале.

Справка

Программа баддинга для адаптации новичков на предприятии

Для адаптации молодежи на предприятии внедрите программу баддинга, когда новичка поддерживает такой же молодой сотрудник-приятель. Чтобы баддинг новичка был успешным, назначайте его другом-наставником того сотрудника, который проработал на предприятии не больше двух лет.

У такого работника еще свежи воспоминания о том, с какими сложностями ему пришлось столкнуться в первое время. Он лучше других поймет новичка и его трудности, а благодаря такому же молодому возрасту поддержит по-дружески. Кроме того, сотрудник-бадди еще полон энтузиазма в работе, проявляет лояльность компании. Этот настрой передается и новичку, что двойне ценно.

Однако здесь важно учесть, чтобы у новичка и его бадди было что-то общее. Идеально, ели они закончили один вуз, ссуз или школу с разницей в пару лет. Тогда у молодого специалиста и его подопечного найдется много тем для разговора.

Конечно, необходимо для роли бадди выбирать общительного и отзывчивого сотрудника. Замкнутый и необщительный работник не подойдет для такой роли. Подробнее о том, какие еще качества должны быть у молодого наставника читайте в материале.

Адаптация IT-специалистов

Проблема высокой текучки IT-шников есть в любой компании, чтобы удержать их, необходимо использовать нетрадиционные методы адаптации персонала. Даже несмотря на то что зарплата IT-специалиста выше рыночной, он может уйти из компании, если ему некомфортно или задачи неинтересные. Поэтому важно выработать особые меры по адаптации таких сотрудников.

Организуйте для IT-cпециалистов отдельный офис со своими порядками. Исходите из того, что данная категория работников совершенно не рвется общаться с самыми разными людьми, у них свои представления о комфортном рабочем месте. В частности, им для работы. График работы у них также может быть плавающим, могут приходить к обеду и уходить за полночь.

В первый день покажите IT-специалисту офис, сделав акцент на бытовых условиях. Несмотря на аскетичность в быту, таким людям комфортнее, если нет необходимости задумываться, где можно поесть, где купить воду. IT-специалисты . Поэтому экскурсия должна особый упор делать на том, где находятся кафе или столовая, магазин, буфеты, стоят автоматы с кофе и напитками. Отдельно расскажите, где можно будет перекусить в выходные и праздничные дни, так как явиться на работу в выходной – обычное дело для IT-шника.

Покажите компьютер новичку и задайте вопрос, все ли в нем есть, что нужно для работы. Что бы он хотел еще установить? Новичок оценит и быстрее привыкнет к новой обстановке.

Для IT-специалистов недостаточен стандартный welcome-тренинг, подробно расскажите о том, какой компания видит свою миссию и сверхзадачу. Расскажите о продуктах/услугах предприятия, что подразделения делают для того, чтобы выдать этот продукт, для чего он нужен конечным потребителям. Такая IT-специалисту : ему важно понимать задачи компании.

Во время вводного тренинга проинформируйте IT-шника о правилах инфобезопасности. Одним из профессиональных умений данных специалистов является взлом чужих программ. Покажите, что вы понимаете это, и сообщите, что в вашей компании это не приветствуется. Руководитель IT-подразделения должен :

  • почему нельзя прокладывать VPN-канал к домашнему компьютеру;
  • какие внутренние системы и защищенные каналы можно использовать в работе;
  • какой сложности пароли лучше задавать для доступа к той или иной информации;
  • где хранить информацию и как ее защищать от внешних утечек и угроз.

Данный тренинг будет важным этапом в адаптации IT-специалиста. Откровенность работодателя на такую непривлекательную тему даст понять, что новичку доверяют, что весьма важно. Также будет ясно, что в компании работают адекватные люди, авторитет руководителя подразделения повысится в глазах нового специалиста.

Не пытайтесь заинтересовать IT-специалистов корпоративами. Необщительным айтишникам нужно устраивать свои командообразующие мероприятия. Можно для данного отдела выделить отдельный бюджет и предоставить айтишникам . У новичка будет нелишним поинтересоваться, в каком мероприятии он хотел бы поучаствовать.

Для айтишников невозможен дресс-код, сообщайте о его отсутствии в вашей компании всем кандидатам и новичкам. Заставить такого специалиста надевать каждый день на работу строгий костюм практически невозможно. IT-специалист не видит в этом смысла, ненавидит эту обязанность и уйдет из компании с дресс-кодом при первой же возможности. IT‑специалисты придерживаются свободного стиля в одежде.

Обратите внимание, что часть информации IT-специалисту лучше подавать в виде схем, диаграмм. Так они лучше ее усваивают. Подробнее про адаптацию этой категории сотрудников читайте в статье.

Адаптация сотрудников при слиянии компаний

Когда предприятие объединяется с другой компанией, сотрудники боятся перемен. В этой ситуации HR-менеджерам и руководителям важно продумать систему адаптации персонала к переменам и избежать ухода ценных кадров.

С помощью внешних атрибутов покажите работникам, что после слияния организация изменилась. Введите новую форму одежды, измените название предприятия, разработайте новый логотип, фирменные цвета компании, переоформите офис, зоны отдыха. Сообщите сотрудникам, насколько изменятся старые правила работы. Это зависит от того, что будет с корпоративной культурой объединившихся компаний.

Используйте наставничество как одну из эффективных форм адаптации персонала. Благодаря наставникам сотрудники, пришедшие из другой компании, узнают, что и как принято в вашем коллективе, смогут почувствовать, что нужны в этой компании.

Проведите совместный корпоратив с конкурсами, призами и командными играми, так называемый тимбилдинг.

Справка

Откройте горячую линию по вопросам от новых сотрудников и регулярно проводите собрания. Постоянно сообщайте, что происходит в компании после слияния:

  1. разработали новый регламент,
  2. утвердили новый логотип образовавшейся компании,
  3. назначили кого-либо из сотрудников на новую должность.

В этом важный психологический момент: информируя сотрудников об изменениях, общаясь с ними, вы отвлекаете их от мрачных мыслей о временных неудобствах. Работники сосредотачиваются на позитиве, открывающихся новых возможностях.

При этом используйте разные каналы информации – доски объявлений, корпоративный сайт, ящики обратной связи. Запишите видеообращение руководителя объединенной компании к сотрудникам, где он расскажет, что именно и как будет меняться в работе.

Нюансы адаптации сотрудников после слияния компаний

Разместите сотрудников из разных компаний в одном помещении. Объясните, как теперь будет оцениваться труд, за что начисляются премии и бонусы. Пропишите это в отдельном регламенте. Это нужно сделать в первую очередь, особенно если до слияния работа персонала оценивалась в компаниях по-разному.

Сотрудникам из присоединенной части выплачивайте бонус, если они с собой привели «доходных» клиентов в новую компанию. Так вы и удержите персонал от увольнения, и повысите эффективность работы.

Новые ценности предприятия обсуждайте совместно на общем корпоративе или иной неформальной встрече. Уточните, если потребуется, что имеется в виду под каждым предложенным правилом, и всеобщим голосованием выберите те порядки и традиции, которые собираетесь внедрять в новом коллективе.

Все эти мероприятия ускорят адаптацию сотрудников во вновь образовавшейся компании, сплотят коллектив, успокоят людей и сделают работу комфортной. Подробнее о видах адаптации персонала при слиянии компаний читайте в статье электронного журнала.

В заключение нужно добавить, что любая адаптация сотрудников к новому месту работы должна вестись с учетом особенностей специализации и возраста. Молодой выпускник вуза и опытный топ-менеджер потребуют разного подхода. Поэтому в процессе адаптации на вооружении эйчара должны быть все возможные виды адаптации персонала.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль