Какие кадровые проблемы может выявить аудит персонала?

150
Аудит персонала поможет выявить неочевидные проблемы кадровой политики предприятия. Основной акцент стоит делать на опрос сотрудников, но не только.

Аудит персонала позволяет оценить эффективность управления кадровым потенциалом предприятия, а также способность руководства к регулированию социально-трудовых отношений.

В задачи кадрового аудита персонала входит:

определение соответствия кадрового потенциала предприятия его главной цели;

проверка правильности использования нормативной базы сотрудниками компании;

анализ эффективности системы управления кадрами в целях оперативного решения стоящих перед ней задач;

обнаружение негативных факторов, влияющих на кадровый потенциал, а также решение возникающих в этой связи проблем.

Аудит отдела по управлению персоналом

В проведении кадрового аудита служб по управлению персоналом главное – не оценивать эффективность работы сотрудников отдела, а выявить недостатки в самой системе. Начать кадровый аудит персонала лучше с опроса работников. Это поможет выявить слабые и сильные стороны в работе служб по управлению персоналом.

Для проведения опроса составьте перечень вопросов, связанных с корпоративной культурой предприятия. Благодаря ответам на такие вопросы можно проверить, сумел ли кадровый отдел донести до работников смысл ценностей и правил организации, добиться понимания ее стратегии.Аудит персонала

Помимо этого, нужно выяснить, насколько хорошо в компании работают коммуникации между отделами, между руководителями и подчиненными. Удовлетворены ли работники системой поощрения (премии, бонусы), социальным пакетом?

Вопросы для этого можно использовать и общие, например «Знаете ли Вы, в чем предназначение вашей компании?», и конкретные – «Какие Ваши действия, когда Вы видите ошибку в работе Вашего коллеги из соседнего отдела?»

Кроме того, отдельно следует провести собеседования с линейными менеджерами или руководителями подразделений. Это позволит выявить существующие проблемы в управлении кадрами. Одновременно используйте метод бенчмаркинга, то есть сравнивайте корпоративные правила и условия работы в конкурирующих компаниях с теми, что есть в аналогичных подразделениях вашего предприятия.

Систематизируйте и обработайте данные, полученные в ходе бенчмаркинга, собеседований с менеджерами и опроса сотрудников. Соотнесите результаты с тем, что предусмотрено корпоративным кодексом. Пробелы и расхождения сразу будут очевидны. После этого останется выбрать способ для устранения недостатков. Подробнее о данной проблеме читайте в статье электронного журнала.

Аудит работы отдела кадров

Чтобы организовать процесс аудита кадрового делопроизводства, сначала издайте приказ о проверке работы кадровой службы. В приказе указываются лица, выполняющие проверку. Желательно создать для этого комиссию и включить в ее состав юриста компании.

Справка

Подготовьте к проверке обязательные документы:

  1. трудовые книжки,
  2. личные дела,
  3. трудовые договоры,
  4. табель учета рабочего времени,
  5. штатное расписание,
  6. личные карточки,
  7. график отпусков,
  8. приказы по личному составу.

На следующем этапе проведите анализ системы регистрации документов, проверьте, как на предприятии организована система хранения документов, имеются ли книги и журналы учета. Ряд журналов обязательны, например журнал учета проверок и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Проверьте правильность оформления документов. Журналы должны быть прошнурованы, все листы пронумерованы, скреплены сургучной печатью, заверены руководителем организации. Убедитесь, что в журналах регистрации отсутствуют исправления.

Проверьте наличие следующих локальных нормативных актов:

положение об оплате труда,

правила внутреннего трудового распорядка,

положение о коммерческой тайне.

Посмотрите, подписаны ли они должным образом сотрудниками и руководителем компании. Проверьте содержание локальных нормативных актов: не противоречит ли оно законодательству, не ухудшает ли положение сотрудников по сравнению с тем, что установлено в Трудовом кодексе. При наличии противоречий потребуйте, чтобы кадровики их немедленно устранили.

Поднимите все акты аудита, составленные трудовыми инспекторами по результатам последних проверок. Посмотрите, на какие ошибки они указывали. Комиссия должна выяснить, не допускали ли специалисты отдела кадров аналогичные ошибки снова. Потребуйте исправить ошибки, если это не было сделано.

Читайте также:

Вспомните, не происходили ли на предприятии изменения, которые должны быть отражены в кадровом документообороте. Например, при появлении нового подразделения необходимо оформить положенные документы, внести изменения в штатное расписание и проч.

По завершении аудита составьте отчет, где укажите выявленные недостатки и ошибки в работе кадровой службы. Укажите срок для их устранения и определите ответственных за это лиц, кто конкретно из инспекторов по кадрам должен это сделать. Подробнее про аудит кадровой работы читайте в материале.

Аудит подбора персонала

Качественная работа HR-службы по подбору персонала должна удовлетворять трем основным требованиям:

быстрое закрытие вакансий;

набор сотрудников с высоким уровнем профессиональной подготовки и хорошей производительностью;

чтобы поиск кандидатов обходился дешевле и как можно меньшим составом HR-специалистов.

Оптимизировать данный процесс помогает аудит рекрутмента. Для этого создайте пошаговый план подбора работников, укажите действия рекрутера на каждом этапе. Причем нужно включить в план и те этапы, которые бывают в редких случаях, например при поиске на топовые или эксклюзивные позиции.

Сравните идеальную схему подбора с фактически имеющейся. Посмотрите, каких этапов в ней не хватает, а какие, возможно, лишние (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Стандартный план подбора кадров

Рисунок 1. Стандартный план подбора кадров

Выясните, насколько привлекательны объявления о вакансиях? Об этом можно спросить у сотрудников. Узнайте, чем в свое время их привлекла вакансия компании, попросите вспомнить, как ее позиционировали. Опрашивать всех не нужно, достаточно 2–3 человека из каждого отдела, главное – охватить ту категорию персонала, с подбором которой наблюдается больше всего проблем.

Проанализируйте, на каких этапах и почему HR-менеджеры теряют кандидатов. Например, при проведении рекрутером с соискателем телефонного интервью попутно необходимо оценить степень соответствия претендента ключевым требованиям свободной вакансии. Если выявляется соответствие должностному профилю более чем на 60%, следует пригласить соискателя на персональное собеседование.

Оцените, как происходит работа с кандидатом в офисе. Ее желательно описать подробно, например, заполнение анкеты, опросника, кейс-интервью. Важно, чтобы претендент на место не чувствовал себя неуютно. HR-менеджер должен заранее сообщать, сколько этапов отбора ожидает соискателя, с кем он будет встречаться, и сколько максимально времени займет принятие по нему решения. Подобный открытый подход существенно снижает риск самостоятельного ухода соискателей в процессе отбора.

Если испытательный срок проходят меньше 70% новых сотрудников, обновите профили должностей. Это может свидетельствовать о том, что набирается недостаточно квалифицированный персонал, работники не дотягивают до уровня, нужного компании. Возможно, дело в слишком сложных задачах. Проверьте, какие задачи ставят руководители новичкам. Если проводится обучение, узнайте, какие результаты показывают новички, проанализируйте отзывы руководителей. 

Вопросы, на которые надо получить ответ в ходе аудита

Выполняют ли рекрутеры мониторинг зарплат на рынке? Если нет, зарплаты могут отставать от среднего уровня, и профессионалы на вакансию идти не будут.

Могут ли рекрутеры креативно подходить к подбору кадров в условиях срочности или при закрытии эксклюзивных вакансий? Варианты нестандартного размещения объявления читайте здесь.

Отслеживается ли, какие каналы поиска работников наиболее эффективны для вашей компании? Результативным будет тот от кандидатов, таким образом, стоимость одного резюме самая низкая.

Высокая или низкая нагрузка у рекрутеров? В среднем штатный специалист может . Если менеджеры явно перегружены, подумайте, как можно автоматизировать процесс.

Выявите удельные затраты на наем одного работника. Выясните, во что в среднем обходится предприятию закрытие одной вакансии силами своих рекрутеров (пример такого расчета смотрите здесь). Посчитайте, во сколько обойдется подбор одного работника с помощью стороннего кадрового агентства. Все затраты на оплату услуг разделите на количество сотрудников, которые прошли испытательный срок, проанализируйте результаты.

Сопоставьте плановые сроки закрытия вакансий с фактическими. Допустимое превышение – не более чем в 1,5 раза. Как рассчитать коэффициент отклонения читайте в статье электронного журнала.

Аудит корпоративных ценностей

Аудит корпоративных ценностей позволяет проверить уже имеющиеся в компании ценности, оценить, насколько они адекватны задачам бизнеса. Желательно, чтобы перечень ценностей был увязан с бизнес-целями, стратегией предприятия, вплетен в систему управления персоналом. В этом случае корпоративные ценности будут формировать у сотрудников желаемую манеру поведения.

Этап 1.

На первом этапе определяются уже существующие ценности. При этом нужно точно знать, что под ними понимает руководство и рядовые сотрудники, чтобы не было расхождений в трактовке ценностей.

Этап 2.

Выясните, соответствуют ли ценности элементам стратегического управления и кадровой политики. Аудит во многом зависит от того, в чем заключается стратегия управления компании. Например, если в вашей стратегии говорится, что необходимо снижать затраты на производство, следует проанализировать, соответствуют ли ценности этому пункту. Тем ценностям, которые не соответствуют, ставится минус.

Этап 3.

Согласуются ли личные ценности сотрудников с корпоративными. Внутренние ценности и установки у работников можно определять с помощью опросника Шварца, методики «Якоря карьеры» и теста «Ценностные ориентации».

Также необходимо проводить опросы персонала и регулярно измерять эффективность факторов мотивации. Так как внутренние установки могут меняться. Эффективность корпоративных ценностей напрямую зависит от того, соответствуют ли они ценностям сотрудников.

Этап 4.

Определите, пронизывают ли корпоративные ценности HR-функции

Влияние корпоративных ценностей должно ощущаться на основные HR-функции:

  • подбор,
  • адаптация,
  • организация труда,
  • оценка,
  • мотивация,
  • обучение.

Если влияние очевидно, значит, ценности развиваются и находят актуальность на предприятии, иначе они не будут работать. Оцените, пронизывают ли ценности принципы, процедуры и стандарты обслуживания организации.

Этап 5.

На завершающем этапе, обнаружив недостатки и зоны развития, необходимо разработать программу действий, как повысить роль ценностей в организации и их соответствие стратегии компании. Подробнее про внутренний кадровый аудит читайте в статье.  

В заключение важно подчеркнуть, что аудит кадрового потенциала любого предприятия должен проводиться с полным пониманием стоящих перед комиссией задач. В результате проверок эксперты должны предоставить руководству не только анализ имеющейся ситуации, но и подготовить мероприятия, необходимые для решения проблем.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль