Офис open space: технология открытого пространства

496
Что такое open space, какие преимущества дает технология открытого пространства, как правильно оформить интерьер в помещении и расставить перегородки – об этом в материалах статьи.

Смогут ли бухгалтеры и HR-ы работать в open space или потребуются отдельные кабинеты

При сокращении численности компании нерационально оплачивать аренду большого офиса с многочисленным количеством кабинетов. Собственники бизнеса задумываются о снижении затрат. Формат офиса open space станет оптимальным вариантом. В дословном переводе с английского языка open space – это открытое пространство.

Скачайте документы по теме:

Если глава компании попросил HR-директора продумать, как лучше разместить персонал в офисе опен спейс, необходимо предварительно разработать план:

какие подразделения целесообразнее посадить рядом, а какие не стоит;

какие перегородки установить между рабочими местами;

как оформить интерьер, чтобы он не угнетал сотрудников психологически;

как защищать сотрудников при эпидемиях гриппа и ОРВИ.

Офис open space: технология открытого пространства

Скачать документ >>>

Что это – офис open space? Это открытое пространство, вокруг которого не стихают споры, порождаются мифы. К одному из них относится утверждение, что бухгалтеры и HR-ы не могут работать в open space, им нужны отдельные кабинеты. Офис open space: технология открытого пространстваВ подтверждение этого обычно говорят:

  • во-первых, бухгалтеры и HR-ы имеют дело с конфиденциальной информацией, которую нужно беречь от посторонних глаз. А в open space это невозможно сделать;
  • во-вторых, бухгалтерам и HR-ам нужно сосредотачиваться, что невозможно в общем помещении. А значит, не исключены ошибки. 

В  действительности это не так. Если в общем помещении сидят сотрудники HR-службы и бухгалтерии, то шумно не будет. Ведь все они сосредоточенно работают. Кто, собственно, будет галдеть? Значит, опен спейс офис не запрещен для этих служб.

Справка

Как поступить?

Чтобы избежать утечки информации, воспользуйтесь простым способом – наклейте на экраны мониторов специальную пленку, которая скрывает изображение от того, кто стоит сбоку. Человек будет видеть лишь черный экран. В крайнем случае, разместите рабочие места бухгалтеров и HR-ов в зонах затишья.

Остальным сотрудникам объясните, почему так поступили. Кроме того, создайте комнату тишины – там можно сосредоточиться. Оборудуйте комнату всем, что необходимо для работы: столы и компьютеры/ноутбуки с доступом в Интернет и к серверу компании.

Что предпринять в периоды сезонных эпидемий, если сотрудники работают в open space

Формат офиса open space предполагает работу в одном помещении или открытом пространстве. Не менее распространенным мифом являет утверждение, что если заболел один сотрудник, сразу заразятся и другие, так как инфекция распространяется быстрее.

Ведь в open space нельзя сделать так, как советуют врачи – изолировать сотрудника. Поэтому остается только одно – сразу отправить его на больничный. А если он не хочет идти на больничный? Насильно работника не отправишь. Значит, остается только ждать, пока переболеют все.

В действительности это не совсем так. В периоды эпидемий даже в офисе с отдельными кабинетами сотрудники заражают друг друга и болеют. Ведь изолировать заболевших и исключить их контакты с коллегами не получается.

Справка

Как поступить?

  • проводите сезонные вакцинации;
  • заведите аптечки, в которые вложите средства для лечения и профилактики гриппа и ОРВИ;
  • сотрудникам сообщите, где лежат аптечки, и какие средства в ней есть;
  • в период эпидемии рекомендуйте принимать профилактические средства.

Какие перегородки open space считаются оптимальными

В помещения open space нужно установить перегородку повыше, чтобы было меньше шума – это не более, чем еще один миф. Работодатели считают, что если вокруг рабочего места сотрудника низкие перегородки, он видит и слышит все, что происходит в помещении. А значит, постоянно отвлекается. Кроме того, звуки беспрепятственно циркулируют в помещении, и становится шумно. Следовательно, чтобы человек без проблем сосредотачивался, нужно устанавливать перегородки повыше. Скажем, высотой 180–190 см.

В действительности планировка в офис open space должна быть несколько иная. Стоит учитывать, что в open space люди перекрикиваются – чтобы сказать что-то по работе коллегам. Но так как перегородки высокие, сотрудники не видят друг друга и неосознанно говорят громче. Они допускают, что за перегородкой их просто не услышат. Уровень шума увеличивается.

Справка

Как поступить, оборудуя помещение open space:

  1. ставьте невысокие перегородки – не выше 150 см;
  2. в верхней части сделайте вставки из стекол;
  3. сотрудники смогут видеть друг друга, слегка привстав, и не перекрикиваться слишком громко. 

Какая планировка open space поможет улучшить коммуникации между сотрудниками смежных отделов

Коммуникации между сотрудниками смежных отделов улучшатся, если разместить их в одной рабочей зоне и создать планировку open space соответствующим образом. К примеру, департамент маркетинга и службу продаж. Ведь они взаимодействуют друг с другом по работе! Значит, их и надо посадить рядом в одном большом помещении. Они станут общаться более активно на пользу делу.

В действительности это не так. Если сотрудники разных отделов и так общаются по работе, нет смысла при планировке open space создавать рабочие места рядом. Есть риск, что общение станет слишком интенсивным, и это будет уже вредить работе. Взаимодействие приобретет преимущественно неформальный характер, сформируются группировки – конкретные сотрудники из одного подразделения начнут работать только с определенными сотрудниками из другого. Пойдут сплетни.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Справка

Как поступить, чтобы создать оптимальную open space планировку

  1. сажайте рядом те подразделения, которым по работе редко приходится взаимодействовать. Либо вообще не приходится;
  2. возможно, они не станут общаться активно, но будут знать о существовании друг друга и изредка контактировать;
  3. а значит, ощущение команды усилится.

Какой интерьер в помещении open space улучшает исполнительские функции персонала

Интерьер при планировке офиса open space лучше оформлять в нейтральных тонах, иначе продуктивность работы упадет – еще один распространенный миф. Под нейтральными, как правило, понимают светло-серый, кремовый, белый, светло-коричневый цвета. Якобы они не раздражают и не угнетают психику человека. Значит, ничто не будет отвлекать его или доставлять дискомфорт.

В действительности это не так. Психологи уверяют, коричневые оттенки влияют на человека так, что улучшают его исполнительские функции. Белый и светло-серый оттенки нейтральны. Угнетать психику они не будут, но и настраивать на креатив тоже. Поэтому лучше использовать их как фон. Черная мебель в open spacе способна развить депрессию.

Справка

Как поступить?

Преимущества open space заключаются в возможности размещения всех сотрудников в зоне одного открытого пространства. Чтобы улучшить психологическую атмосферу и настроить коллектив на плодотворный труд, оформляйте интерьер не только в нейтральных тонах.

В помещения, в которых вы разместите сотрудников, выполняющих творческую работу, привнесите желтые , оранжевые цвета. Они поднимают настроение, а значит, подойдут и для службы по жалобам клиентов. В интерьере столовой используйте синий цвет, если хотите, чтобы сотрудники лучше противостояли стрессу. От розового лучше откажитесь. Он чрезмерно расслабляет, а для работы это вредно.

Оpen space офис планировка и план рассадки сотрудников

В open space нужно четко придерживаться плана рассадки, составленного командой руководителей, ничего не менять – это еще один миф. HR-ы и руководители не хотят отступать от плана рассадки, так как боятся, что начнутся хаос и анархия. Каждый сотрудник, стремясь занять место получше, начнет настаивать на том, чтобы именно его рабочее место, а не чье другое, расположили в той или иной части большого общего помещения. Возникнут споры и конфликты.

В действительности в офисе open space существуют свои правила:

плана рассадки, разработанного руководством, нужно придерживаться;

но можно и отступать, если нужно;

во время рассадки всплывут недочеты, которые сложно или невозможно было заранее учесть.

Справка

Как поступить при рассадке в офисе open space:

  1. на ходу ориентируйтесь и принимайте решения;
  2. если кто-то из сотрудников сказал, что не может сидеть в том месте, которое для него запланировано, так как свет из окна падает прямо на экран компьютера, подумайте, что предпринять;
  3. по-другому поставьте столы либо посадите другого сотрудника, которому яркое освещение не доставляет дискомфорта;
  4. имейте в виду, что сразу найти подходящий вариант рассадки сложно. Часто это удается только методом проб и ошибок (типовые варианты рассадки смотрите в таблице ниже);
  5. периодически меняйте рассадку, скажем, раз в год.

Важные выводы

Уровень шума в open space зависит от высоты перегородок. Но обратно пропорционально: чем выше перегородки, тем больше шума. Устанавливайте невысокие ограждения со вставками из стекла.

Бухгалтерию, юридическую, а также HR-службу можно размещать в open space. Сотрудники этих подразделений не будут шуметь, в помещении сохранится тишина.

Если в open space посадить по соседству подразделения, сотрудники которых взаимодействуют по работе, то могут появиться сплетни, возникнет моббинг.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль