Зоны ответственности в компании как способ контролировать исполнительность работников

413
Зоны ответственности в компании позволяют минимизировать число внештатных ситуаций, так как работники ответственнее подходят к своим должностным обязанностям. Более подробно — в материале статьи.

Зоны ответственности в компании: общая информация

Зона ответственности — область деятельности внутри организации, за эффективное функционирование которой отвечает определенный сотрудник. В современном менеджменте понятие формулируется очень узко. На практике это приводит к снижению эффективности работы, некоторым проблемам, конфликтам.

При этом даже в рамках одной фирмы полномочия и зоны ответственности могут быть явно противоречивыми. Соответственно, в последующем очень сложно найти, кто действительно виноват. Сотрудники начинают перекладывать вину на другого, тот оправдывается и указывает на третьего работника. Получается, что менеджер не знает, кого именно следует наказать.

Скачайте документы по теме:

Приказ о дисциплинарном взыскании. Универсальный образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Например, ушел крупный заказчик и отказался заплатить работу. Кто виноват? Конечно, сотрудник, который привел клиента. А он говорит, что дизайнер, который не смог выполнить требования. Дизайнер уверяет, что технически это было невозможно, но менеджер не проинформировал заказчика.

Получается, что крайнего не найти, но если бы было разделение зон ответственности, тогда руководитель легко определил, с кого вычесть за сорванный заказ. Зоны ответственности в компании как способ контролировать исполнительность работниковТакие ситуации — не редкость. В данном случае, если наказать сразу двоих, вспыхнет конфликт, который может привести к тому, что неплохой работник примет решение уйти. Устраивать текучесть кадров — не вариант. Она не приводит ни к чему хорошему.

Руководителю важно выполнить разграничение зон ответственности между службами, работниками, управляющими и т.д. Иначе ошибки будут допускаться с завидной периодичностью. Кроме того, желательно установить, кто при возникновении нестандартной ситуации должен ее разрешить, а если это невозможно, кто должен отвечать. Выделение направлений деятельности позволяет сформировать укрупненный взгляд на работу, понять основные зоны ответственности.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Определив, чья зона ответственности, удастся:

назначать ответственность тому, кто реально зависит от решения задачи, то есть по функциональному признаку;

расширять инициативность работников, которых можно направить на повышение экономической эффективности;

четко определять круг ответственных сотрудников, их полномочия, грамотно работать над ошибками.

Зоны ответственности подразделений также должны быть разграничены, даже если они занимаются одной и той же работой. Иначе при возникновении проблем не найти виновных. Соблюдение правил и полное выполнение должностных обязанностей должен своевременно контролировать управляющий или иное уполномоченное лицо. Если отмечается перекладывание задач с целью снятия с себя ответственности — это необходимо сразу же пресекать. Разработайте положение о подразделениях!

Есть организации, в которых положения о подразделениях — формальность. В таких документах, как правило, нет четкого регламента работы, не определены зоны ответственности и полномочия каждого сотрудника, не формализованы правила согласования и корректировки деятельности подразделения и т. д. С правовой точки зрения это, конечно, не ошибка, но и практического смысла в подобных бумагах нет.

Избежать этого и унифицировать положения по всем подразделениям компании поможет документ под названием «Стандарт». Его цель — определить требования к составу, содержанию и оформлению положений о подразделениях; порядок их создания и утверждения. Стандарт должен соответствовать требованиям ГОСТ ISO 9001-2011. «Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Требования» (введены в действие приказом Росстандарта от 22.12.2011 № 1575-ст) и распространяться на все структурные подразделения компании.

Зоны ответственности руководителя и контроль работников

Определите для всех работников основные зоны ответственности

Каждый сотрудник будет занят своим делом, при этом все будут знать, кто и за какой конкретно участок отвечает. В этом случае на первый план выйдет доверие. Сотрудники быстро поймут — пользуясь доверием управляющего, невозможно уклониться от ответственности за работу, не сделать ее, остаться незамеченным. Станет предельно ясно: доверие можно применять только для одной цели — чтобы проявлять самостоятельность, хозяйский подход и выполнять работу качественно.

Зона ответственности менеджера

Эмоции полезны в работе, но когда они переполняют — это плохо. Управленец должен быть максимально рациональным, чтобы контролировать ситуацию, оценивать ее и мотивировать работников. Для этого пусть руководитель организует ярмарки знаний и умений, проходящие по типу кейсов. Это те же производственные совещания, семинары или же дискуссии по рабочим вопросам. Работники будут высказываться, а менеджер увидит, кто из них и насколько компетентен в различных вопросах, поймет, что сделать для повышения эффективности и как разделить зоны ответственности в компании.

3.Разных сотрудников контролируйте по-разному

У подчиненных разный опыт, а также компетентность, но не все одинаково добросовестны при выполнении поставленных задач. Исходя из этого, управляющий и должен определять степень доверия, плотность контроля, зоны ответственности в компании. Например, за неопытными сотрудниками управленец обязан постоянно присматривать. За непредсказуемыми специалистами и теми, которые руководствуются только личными интересами, тоже.

Культивируйте взаимоуважение, работайте над ошибками

Сотрудники должны чувствовать себя в безопасности, если добросовестно относятся к работе. Сами, как руководитель HR-службы, провозглашайте право на непредумышленную ошибку и рекомендуйте то же самое делать руководителям других подразделений. Открыто, откровенно и без агрессии обсуждайте, чем вызвана ошибка, что сделать, чтобы избежать ее впредь. Работники должны находиться в зоне ответственности без страха быть наказанными, если проблема возникла без их прямой вины. Не ищите козлов отпущения, а выявляйте причины неверных действий, разведите понятия «вины» и «ошибки»: признать ошибку не значит взять на себя вину за нее. Может быть, дело в системе.

Не отдавайте административные зоны ответственности в компании профессионалам

Не все профессионалы, на мнение которых можно опираться в решающие моменты, хорошие управленцы. Часто они не могут выстроить ровные взаимоотношения со всеми сотрудниками отдела. А значит, могут возникнуть проблемы, и недовольные сотрудники будут проецировать негатив на руководителя. Также некоторые компетентные работники не очень лояльны, настроены критически и необъективны в оценках. Если им делегировать управление, расширив зону ответственности работника, будет только хуже.

Позволяйте иногда говорить не о работе, создавайте места для неформального общения

Вам нужна атмосфера, при которой сотрудники смогут не таясь поговорить о новом фильме, проблемах и событиях личной жизни. Короткие «лирические отступления» полезны. После них люди легко возвращаются к работе и выполняют ее с настроением. Создавайте места, где сотрудники могут выпить кофе, поболтать, пошутить: кафе, кофе-пойнты, игровой уголок (настольный теннис). Предполагайте, что подчиненные готовы работать добросовестно.

Увольняйте циников, разрушающих коллективные ценности, нарушающих зоны ответственности в компании

Как правило, это люди яркие, они могут создать команду единомышленников и отрицательно влиять на них. Они ухудшают атмосферу в коллективе, сводят на нет усилия по укреплению корпоративной культуры и приверженности сотрудников ценностям компании. Расставайтесь с такими людьми.

Показывайте: контроль способ убедиться, что все в порядке, и похвалить за успехи

Иначе говоря, контроль нужен не для того, чтобы подловить на ошибке, а чтобы помочь избежать ее. И знать, что все идет по плану. Еще контроль помогает видеть успехи и хвалить за них. Люди спокойно относятся к контролю, когда уверены, что им доверяют. Даже если шеф строго требует результата, они понимают: он неравнодушен к работе. Доносите такую мысль: лишь тот, кто вносит вклад в общий результат, будет расти и развиваться.

Желательно, чтобы в компании не было принято за правило делегирование полномочий с целью уклонения от ответственности. В противном случае разделение зон ответственности невозможно. Следует отметить, что все работники берут пример с руководителя, который должен быть неким эталоном поведения, стиля, характера. В организациях, где менеджер сам пытается переложить свои обязанности на других, чтобы ни за что не отвечать, невозможно зонирование. В них царит хаос и беспорядок, а перекладывание ответственности и задач на других — распространенная проблема.

Руководитель должен учиться делегировать полномочия подчиненным, укреплять взаимопонимание со своими помощниками, мотивировать их и обучать. Только так управленец сможет выполнить работу, масштаб которой превосходит возможности одного человека. Правда, возникает вопрос: всем ли сотрудникам можно делегировать полномочия? Нет, только тем, кому доверяете. Давайте работнику право на ошибку, но все равно в конечном итоге доверяйте ему. При этом грамотно определяйте зоны ответственности в компании, чтобы успевать выполнять важные проекты точно в срок!

Возможно, вам будет интересно узнать:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Как понять, будет ли кандидат эффективен на должности? Проводите метапрограммное интервью: разные качества выявите и оцените одним методом.

      Что это такое, и как работает, попробуем разобраться в статье. 

      – что такое метапрограммы;
      – по каким метапрограммам оценивать кандидата;
      – как составить метапрограммный портрет соискателя;
      – как проводить лингвистический анализ речи претендента