Кликните и получите скидку на подписку 3 300 руб.  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Автоматизация бизнес-процессов

  • 5 февраля 2019
  • 1202

Расскажем о бизнес-процессах в сфере HR и преимуществах автоматизации этой сферы. Познакомим с пятеркой самых популярных систем автоматизации бизнес-процессов и дадим советы по их выбору.



Что такое бизнес-процесс в работе HR

Среди рядовых сотрудников бытует мнение, что работа HR-отдела, это «прием на работу — работа — увольнение». Однако функции этого отдела и количество бизнес-процессов в сфере управления персоналом гораздо разнообразнее, чем кажется.

Возьмем для примера кадровый бизнес-процесс — «выход на работу нового сотрудника»:

 Автоматизация бизнес-процессов

Схема 1. Бизнес-процесс «Выход на работу нового сотрудника» 

Из схемы видно, что даже такой рядовое событие в жизни компании состоит из десятка этапов. 

Бизнес-процессы в сфере HR

  • поиск и подбор кандидатов на вакансию;
  • адаптация персонала;
  • оценка способностей сотрудника;
  • обучение и развитие персонала;
  • кадровый учет;
  • материальная мотивация;
  • управление карьерой. 

12 типажей HR-специалистов

Автоматизация бизнес-процессов

Исторически сложилось, что в первую очередь автоматизации подверглись основные бизнес-процессы: например, управление продажами или работа с клиентами. Бизнес-процессы в сфере HR считались вспомогательными или сопутствующими, как не влияющие напрямую на доход фирмы.

Вторым фактором, тормозящим автоматизацию управления бизнес-процессами в этой сфере, является, как не парадоксально, сопротивление самих кадровых работников. Существует предубеждение, что автоматизация работы, которая раньше выполнялась вручную, приведет к тому, что на сотрудника возложат новые дополнительные обязанности.

Чтобы развеять эти сомнения, рассмотрим преимущества автоматизированных бизнес-процессов в HR. Эксперты «Системы Кадры» подробно расскажут, как автоматизировать процессы управления персоналом, какую из современных систем выбрать

4 преимущества автоматизации бизнес-процессов в HR

Преимущество 1. Автоматизация значительно снижает расход времени на выполнение рутинных кадровых процедур. Заявки разных типов можно подавать и обрабатывать в автоматическом режиме. Например, заявка на отпуск. В автоматическом режиме последовательность процедур такая: «учет заявки сотрудника визирование заявки руководителем подготовка приказа фиксация данных об отпуске в расписании сотрудника».

Схема 2. Бизнес-процесс «Заявка на отпуск»

 Автоматизация бизнес-процессов

Аналогичным образом автоматизируют базовые HR-процессы, например, поиск и трудоустройство сотрудников, их обучение, перемещение внутри компании, фиксация вакантных мест. 

Преимущество 2. Упрощает взаимодействие сотрудников. Исчезает потребность в личных контактах, все кадровые и согласовательные процедуры можно совершать не отходя от рабочего места. Для компаний с большим штатом и сложной системой согласований это особенно важно. Руководство хочет знать, что думают сотрудники о бизнес-процессах? Необходимо выстроить систему обратной связи. Используйте готовый план и опросники

Автоматизация бизнес-процессов 

Преимущество 3. Обеспечивает сохранность кадровых данных и предотвращает несанкционированный доступ к ним. 

Преимущество 4. Повышает дисциплину сотрудников. Автоматизированные комплексы снабжены системой напоминаний. Процессы можно легко отслеживать на всех этапах. Сохраняется история операций. Всегда можно определить ответственного за нарушение порядка работы. 

Какие программные продукты используют HR-ы в своей работе

Системы автоматизации бизнес-процессов используются HR-ами в следующих областях:

  • подбор персонала;
  • обучение и развитие персонала;
  • кадровый учет;
  • мотивация и оплата труда. 

Топ-5 самых популярных программных продуктов для HR 

Автоматизация бизнес-процессов

1. E-Staff Рекрутер

Система автоматизации бизнес-процессов предназначена для HR-служб компаний, занимающихся подбором персонала. Это система полного цикла, т.е. она позволяет автоматизировать большинство рутинных операций в рекрутинге:

  • собирает заявки на подбор персонала со всех отделов фирмы;
  • автоматически публикует объявление о вакансии на основных российских job-сайтах;
  • собирает отклики на вакансию;
  • автоматически обновляет объявления о вакансии;
  • ведет поиск резюме по заданным параметрам;
  • автоматизирует рутинные операции по массовой «заливке» резюме в базу данных и рассылки писем кандидатам.

В «Системе кадры» вы найдете пример правил использования автоматизированной системы при подборе персонала  

Автоматизация бизнес-процессов

2. 1С: Зарплата и Управление Персоналом

Система предназначена для HR-службы компании, отдела кадров и бухгалтерии.

Программный комплекс позволит HR-ам:

  • планировать потребность в сотрудниках;
  • управлять компетенциями и аттестацией персонала;
  • планировать обучение персонала;
  • планировать отпуска;
  • управлять системой материальной мотивации сотрудников.

 

Автоматизация бизнес-процессов

3. Oracle/Управление Персоналом

Пожалуй, самый мощный и многофункциональный комплекс.

Система состоит из 8 модулей:

  • Управление персоналом — здесь собираются все сведения о сотрудниках и на основе этих данных формируется организационно-штатная структура компании.
  • Табельный учет — значительно облегчает учет отработанного времени;
  • Зарплата — расчет всех видов заработной платы (почасовая, сдельная и т.д);
  • Компенсационный пакет — в этом модуле формируются программы компенсаций (например, оплата проезда или мобильной связи), которые затем назначаются разным категориям сотрудников;
  • Управление обучением — планирование и контроль затрат на обучение персонала;
  • Интернет-подбор персонала — необычный модуль, которого нет в других системах. Суть его в следующем. Модуль создает веб-интерфейс, который можно разместить на сайте компании. Посетители сайта смогут посмотреть вакансии компании и выложить свое резюме.
  • Система информирования руководства — еще один необычный модуль. Здесь руководитель может получить любую кадровую информацию в удобной форме. Например, сведения обо всех уволившихся за последний месяц из-за низкой зарплаты или данные о незакрытых вакансиях.
  • Управление персоналом, самообслуживание — здесь сотрудники получают доступ только к своей кадровой информации, могут посмотреть расчетные листки, информацию о вакансиях, оставить заявление на отпуск и внести предложения по работе компании.

4. Автоматизированная система управления персоналом «Фараон»

Одна из старейших на российском рынке систем автомазиции.

Основное назначение системы — учет личных дел и кадровых операций (командировки, больничные, отпуска, прием, увольнение, перевод, аттестация и обучение). Программа позволяет также вести учет рабочего времени, рассчитывать отпуска. Большой плюс системы — организация делопроизводства согласно последним требованиям российского законодательства. 

Автоматизация бизнес-процессов

5. БОСС-Кадровик

Еще одна российская система, более 25 лет работающая на отечественном рынке. В настоящее время вышла шестая версия программы. Функционал программы сходен с системой «Фараон», но есть дополнительные функции. Например, система позволяет вести рекрутинг персонала и создавать архивы документов без ограничения срока давности. 

Как выбрать систему автоматизации бизнес-процессов

Существует два варианта выбора системы автоматизации:

  • использовать стандартный (коробочный) продукт;
  • разработать или заказать индивидуальное программное обеспечение. 

★ Стандартный продукт обойдется дешевле и его легче внедрить, однако настроить его на решение специфических задач будет сложно. 

Прежде чем сделать выбор конкретного программного продукта, дайте ответы на следующие вопросы:

  1. Какие бизнес-процессы вы планируете автоматизировать?
  2. Соответствует ли функционал программы поставленным задачам?
  3. Необходима ли донастройка программы под конкретную задачу?
  4. Предусмотрено ли в программе быстрое изменение системы без прекращения ее эксплуатации? Это необходимо на случай смены вида деятельности или условий ведения бизнеса.
  5. Удобна ли программа в использовании?
  6. Используются ли в вашей компании другие программы автоматизации? Возможна ли интеграция новой системы с существующей?
  7. Кто будет осуществлять техническую поддержку? 

Конечно, ответить самостоятельно на эти вопросы вам будет сложно. Необходимо проконсультироваться со специалистами компании-вендора (разработчика ПО). Хорошим вариантом станет также обращение к опыту коллег по бизнесу. 

Вывод

Автоматизация бизнес-процессов в сфере HR снижает время на выполнение рутинных операций — работа с заявками, оформление кадровой документации, поиски и подбор персонала, планирование затрат на обучение и т.д. В своей работе HR может использовать следующие системы автоматизации: E-Staff Рекрутер, 1С: Зарплата и Управление Персоналом, Oracle/Управление Персоналом, Фараон и БОСС-Кадровик.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.