text
Директор по персоналу

Оптимизация бизнес процессов компании: как выявить недочеты и устранить их

  • 13 декабря 2017
  • 486

Оптимизация бизнес процессов компании — это увязка разных задач или работ друг с другом. Как выполнить процедуру, что поручить сотрудникам, а также о некоторых нюансах читайте в материале статьи.

Оптимизация бизнес процессов компании: общая информация

Проблемы, которые чаще всего становятся главным предметом конфликтов или разбирательств, являются следствием имеющихся «разрывов» в бизнес-процессах. Устранить их получится только на уровне руководства. Взаимопонимание между всеми менеджерами достигается лишь тогда, когда нестыковки будут описаны и регламентированы.

Скачайте документы по теме:

Придумайте такой способ оптимизации бизнес процессов компании, который позволит действовать точечно и там, где это целесообразно. Пусть инициатива исходит от управленцев. Чтобы этого добиться, нужно организовать для топ-менеджеров такую процедуру как «Защита функций».

Моделирование бизнес процессов: как систематизировать работу

Скачать документ >>>

Топы анализируют работу своих подразделений, готовят отчет и выступают перед комиссией, в которую входят генеральный директор, его заместители, финансовый директор и HR-директор (он защищается первым и потом работает в комиссии). Оптимизация бизнес процессов компании: как выявить недочеты и устранить ихВ процессе защиты функций и выявляются возможности для оптимизации.

В анкету включите KPI руководителя, результаты оценки, личные достижения в компании за последние пять лет, образование. Такие анкеты особенно полезны, если защищаются 30–50 топов, которые со многими члены комиссии не знакомы лично. Кроме того, разработайте 3–4 категории эффективности управленцев. Комиссия включит руководителей в ту или иную категорию, обозначенную цветом. Например, в красную (самую слабую), розовую (недостаточно эффективную), светло-зеленую (эффективную) или зеленую (высокоэффективную). Это очень наглядная система оптимизации бизнес процессов. Вы увидите ранжирование руководителей в едином формате.

Зачем проводится защита функций при оптимизации бизнес процессов

Расскажите менеджерам, что защита функций позволяет достичь сразу несколько целей. Во-первых, руководитель создает полную картину функций подразделения, описывает бизнес-процессы. Во-вторых, проверяет и фиксирует, какая нагрузка у каждого сотрудника. В-третьих, делает выводы, не стали ли какие-либо функции и бизнес-процессы менее актуальными, чем прежде. И самое главное — намечает способы оптимизации бизнес процессов компании. Чтобы задача казалась управленцам более понятной и чтобы они морально стали готовиться к защите функций, озвучьте им вопросы, на которые нужно ответить.

Справка

Примерный список вопросов при оптимизации управления бизнес процессами:

  1. Как организована работа в подразделении?
  2. Кто за какой участок несет ответственность?
  3. Какими результатами других подразделений пользуются? Насколько эффективно?
  4. Какие результаты выдают для других подразделений? Насколько эффективно?
  5. Сколько времени занимают функции (самооценка)?
  6. Как измерить эффективность выполнения функции?

Оптимально провести защиту функций в три этапа. Первый оптимизации бизнес процессов предприятия: подготовка собственно материалов для защиты. На этом этапе вы знакомите топ-менеджеров с методикой проекта, кроме того, каждый из них должен составить карту своего подразделения, в которой отражена загруженность каждого работника и всей системы в целом, а также подготовить презентацию. На это отведите от двух до четырех недель — в зависимости от размера подразделений. Второй этап: собственно защита функций перед комиссией (один день). Третий этап: готовится программа внедрения улучшений, назначаются ответственные и сроки реализации (пять дней).

Благодаря такому подходу топ-менеджеры станут следовать четкому плану, а оптимизация бизнес процессов предприятия пройдет быстрее и успешнее. Следовательно, комиссии не придется подстраиваться под индивидуальные подходы каждого автора презентации. Члены комиссии будут знать, о чем и в какой последовательности должен говорить каждый управленец.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Что нужно для оптимизации бизнес процессов компании

Карта подразделения — это информация, которую надо представить на защите функций. Определите, что нужно отразить в этой карте. Создайте шаблоны слайдов и выложите их на корпоративный сервер, чтобы управленцы могли копировать их, заполнять и использовать в презентации.

Установите ограничения по первому блоку информации: указывать не больше 5 целей и 10 бизнес-процессов

Просите топ-менеджеров формулировать цели по SMART — ясность и конкретность, измеримость, достижимость, соотнесенность с другими целями, определенность во времени. Причем руководители обязательно должны указать вес каждой цели, ведь без этого невозможна оптимизация бизнес процессов организации. В сумме все веса равняются единице.

Перечислив основные бизнес-процессы подразделения, топ-менеджер должен также описать, сколько сотрудников занято в каждом процессе и каково именно их участие — определить в процентах. В данном случае общая сумма процентов не обязательно составляет 100, так как одни и те же специалисты могут участвовать в разных процессах.

На каждый бизнес-процесс руководитель составляет отдельную карту. Принцип: поставщик функция потребитель

Второй блок в карте — подразделения. Руководитель должен рассмотреть каждый бизнес-процесс с такой точки зрения: кто является поставщиком функции (это может быть подразделение, сотрудник или сторонний клиент), в чем функция и кто является исполнителем, а кто — потребителем результатов. Потребителем тоже может выступать либо сторонняя структура или лицо, либо свои сотрудники. Нужно составить на каждый бизнес-процесс отдельную карту.

Третий блок информации — загрузка по бизнес-процессам

В шаблоне, разработанном компанией, топ-менеджеры перечисляют всех сотрудников своих подразделений по категориям — начальник подразделения, руководители, специалисты. Указываются должность, Ф.И.О. сотрудника и в процентах его участие в том или ином бизнес-процессе. Бизнес-процессы должны быть пронумерованы, поэтому в этом шаблоне указывайте только номера процессов, а под ними проценты участия. Главное правило — общий процент загрузки всех сотрудников по всем процессам должен быть равен 100%. Если этого нет, то требуется оптимизация бизнес процессов.

Подготовьте управленцев: выслушав информацию по трем блокам, комиссия будет задавать вопросы

Члены комиссии увидят, чем занимается подразделение, сколько человек там работает и что конкретно каждый делает, поймут, нужна ли оптимизация бизнес процессов компании. В этот момент у первых лиц компании, как правило, появляются вопросы к докладчикам. Объясняется это желанием знать, что скрывается за цифрами. Кроме того, комиссия стремится помочь увидеть топ-менеджерам, в чем конкретно и как можно улучшить работу подразделения. 

Благодаря этому топ лучше осмыслит все процессы, которые происходят в его структурных единицах, увидит узкие места, проверит расчеты по оптимизации и сможет использовать наработки подчиненных для своей презентации. Разумеется, нужно создать комиссию, которая выслушает доклады руководителей, подчиняющихся топ-менеджеру. В нее войдет сам топ-менеджер и управленцы тех подразделений, с которыми службы, возглавляемые его подчиненными, взаимодействуют. Эти люди могут дать ценные советы.

Когда топ-менеджеры будут готовить презентации, привлеките им в помощь штатных экспертов или сторонних консультантов 

Этим людям топы продемонстрируют предварительный вариант своей презентации. Эксперты взглянут на нее свежим взглядом, заметят недоработки, посоветуют, как провести оптимизации бизнес процессов компании, какие моменты усилить. Помощника из числа экспертов компании может выбрать себе сам топ-менеджер либо посоветуйте ему профессионала. Со стороны приглашайте консультантов, если деятельность подразделения, которое возглавляет топ-менеджер, очень специфическая, и вряд ли кто-то из коллег сможет задать ему правильные вопросы. Заключите со сторонним экспертом договор о неразглашении информации.

Разъясните, что комиссия хочет понять, обеспечены ли процессы ресурсами, какие потери материальных, временных и человеческих ресурсов и где именно выявлены, какой может быть целевая структура подразделения. Разумеется, целевую структуру невозможно составить, не выявив узкие места. Поэтому комиссия обязательно попросит управленца обозначить их, а также поможет ему их найти.

Подбор способов оптимизации бизнес процессов компании

Топ-менеджер должен предложить решение тех проблем, которые выявил, и указать, в чем именно подразделение и компания выиграют. При этом методы оптимизации бизнес процессов могут быть самыми разными, но они должны быть направлены на то, чтобы каждый работник организации максимально эффективно выполнял трудовые функции. Когда проблемы будут урегулированы, можно будет оптимизировать численность работников.

Затем руководитель предоставляет скорректированную оргструктуру. Нужно показать, какой была структура до защиты функций, какой стала после, привести обоснование. После того, как комиссия одобрит новую структуру подразделения, решения проблем, способы оптимизации, составляется Протокол решений по организационным изменениям. Все решения фиксируются в нем, а потом прорабатываются каждым топ-менеджером: намечаются схемы реализации, определяются сроки, указываются ответственные.

Важно помнить, что оптимизация бизнес процессов компании должна проводиться под строгим контролем вышестоящего руководства. Если не проверять результаты оценки, не контролировать менеджеров, результаты такого тестирования могут быть непредсказуемыми и неверными, ведь каждый может заявить, что он и его отдел работают со 100% отдачей.

Возможно, вам будет интересно узнать:


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.