Кликните и получите скидку на подписку 3 300 руб.  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Моделирование бизнес процессов

  • 8 февраля 2019
  • 650

Замечаете, что работа тянется, а сотрудники дезориентированы? Выполните моделирование бизнес процессов. Как описать действия, события, чтобы они стали понятны большинству работников, рассказали эксперты.

Цели моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов — описание внутренних процедур организации с целью улучшить эффективности и качество работы. В некоторых случаях при моделировании учитывают и внешние процессы, которые в той или иной степени влияют на трудовой потенциал, затраты на персонал и т.д. Эксперты журнала «Директор по персоналу» расскажут, как оценить сотрудников, связанных с выполнением бизнес-процессов или ключевых функций 

Бизнес процессы, которые затрагивают управление персоналом:

Моделирование бизнес процессов

Моделирование позволяет оптимизировать работу фирмы, прогнозировать возможные риски, возникающие на различных стадиях деятельности. В ходе анализа дополнительно проводится стоимостная оценка каждого отдельного элемента системы и всех в целом, что дает возможность сократить издержки. 

Моделирование помогает:

  • получить положительные изменения в организационной структуре компании;
  • оптимизировать функции работников и отделов;
  • перераспределить права и обязанности руководителей;
  • скорректировать внутреннюю нормативную документацию, технологии проведения операций;
  • сформировать новые требования по автоматизации. 

Главная цель моделирования бизнес процессов — систематизировать информацию об организации и процедурах, протекающих в ней. Например, зная, сколько человек нужно для выполнения проекта, вы сможете подобрать нужное количество работников, тем самым избежать срыва сроков сдачи по причине нехватки специалистов или излишних трат из-за участия ненужных работников. 

8 целей, которые можно достигнуть с помощью моделирования бизнес-процесса

  1. Оптимизировать численность сотрудников

Это поможет сократить расходы на содержание избыточных штатных единиц. Эксперты журнала «Директор по персоналу» расскажут, как оптимизировать штат и сохранить качество работы. Три способа, проверенные на практике 

  1. Переместить эффективных работников

Ценный сотрудник, который находится «на своем месте», может значительно увеличить прибыль компании.

  1. Улучшить качество или производительность труда

Этого можно добиться, если грамотно проинформировать сотрудников о способах работы, последовательности выполняемых функций.

  1. Сократить затраты на персонал, в том числе на управление им

Если оптимизировать количество персонала, можно легко сократить штат управляющих сотрудников. Это поможет сэкономить и не потерять в качестве работы. Эксперты журнала «Директор по персоналу» подскажут, как оценить расходы на персонал.

  1. Устранить ошибки, которые мешают росту клиентской базы, развитию компании

Иногда незначительные ошибки нескольких сотрудников могут значительно снижать продуктивность целого отдела. Выяснив и устранив их, можно без денежных затрат повысить прибыль. Вам поможет материал журнала «Директор по персоналу» — Обучение менеджеров по продажам без бюджета: инструменты и критерии оценки 

  1. Донести до персонала организационную структуру и корпоративную культуру

Сотрудники, которые понимают, как работает компания, гармонично вписываются в корпоративную культуру — работают с большей отдачей и пониманием.

  1. Равномерно распределить текущие задачи между сотрудниками

Если у сотрудников не будет перекосов в нагрузке, они будут эффективнее выполнять текущие задачи.

  1. Сможете разработать программное обеспечение, сокращающее временные затраты на выполнение задач

Решили установить автоматизированную HRM-cистему? Эксперты журнала «Директор по персоналу» подскажут, как выбрать подходящую 

★ Учитывайте, что описание некоторых процедур отнимает много времени и сил, но не помогает добиться желаемого. Если у вас небольшая компания, анализируйте только те процедуры, с которыми сталкивается коллектив и управляющие ежедневно. Более подробно об описании бизнес процессов рассказали эксперты «Системы Кадры». 

Пример

Руководитель Сергей, возглавляющий молодую, но перспективную компанию, начал брать пример с крупной конкурирующей организации. Он решил в корне пересмотреть все процессы, разложить их на мелкие составляющие. На это у него ушел не один месяц. Проанализировав подготовленную документацию, он понял, что большая часть процессов не нашла применения в компании. В итоге он зря потратил свое время и средства фирмы.

Моделирование бизнес процессов

Изучите информацию перед созданием моделей. В настоящее время выпускают много литературы. В ней детально рассматривают бизнес процессы, моделирование, внедрение, управление. Владимир Репин издал книгу, которая должна быть у каждого руководителя, планирующего пересмотр действующих систем и правил организации.

Смотреть полезную литературу

Виды моделирования бизнес процессов

Решили усовершенствовать бизнес процессы компании? Выполняйте моделирование, внедрение, управление совместно с другими руководителями, кадровиками, бухгалтерами. Привлекайте и рядовых сотрудников, которые отличаются активностью, чтобы распространить информацию о нововведениях среди коллектива. Когда будет пройден подготовительный этап, привлечены нужные люди, приступайте к процедуре. 

3 вида моделирования, которые можно использовать

№1. Функциональное моделирование

Это описание, структурирование функций отдельных сотрудников или групп лиц, которые участвуют в выполнении конкретных производственных задач. Поле анализа ситуации создавайте инструкции, положения, нормативные документы, пересматривайте старые акты. Наблюдайте за эффективностью нововведений.

№2. Объектное моделирование

Это описание взаимосвязанных объектов, которые задействованы в процессе: работник и его коллега, сотрудник и оборудование, окружающая среда, документация и т.д.

№3. Имитационное моделирование

Это описание поведения процесса (изменения ситуации) при воздействии внешних и внутренних факторов. Анализируйте методы распределения ресурсов, в том числе человеческих. Например, как ведет себя сотрудник при повышенной и пониженной нагрузке, с премией или без нее, под давлением руководства или в комфортных условиях и т.д. 

Для удобства составляют графическую модель бизнес процесса — это в значительной степени облегчает работу. В центре модели должен располагают основной элемент, а вокруг него мелкие составляющие. 

Моделирование бизнес процессов

Важно! Составляйте индивидуальные схемы, в которых учтены все особенности. Если у вас небольшая компания, не дробите крупные процессы на очень мелкие, так как это считается финансово необоснованным занятием. В этом случае больше подходит укрупненное моделирование.

Пример

В компании «Омега» менеджер создал бизнес модель процесса «Развитие персонала», при этом не учел, как сотрудники должны повышать квалификацию. В итоге модель выглядела следующим образом: «Развитие кадров планирование карьеры вертикальное или горизонтальное продвижение». Промежуточные этапы «Вид обучения проверка знаний» были исключены. В итоге часть сотрудников добилась необоснованного карьерного роста. Это негативно отразилось на фонде заработной платы, эффективности труда и взаимоотношениях в коллективе.

Принципы моделирования бизнес процессов

Выполняйте моделирование, опираясь на основные принципы. Если вы будете придерживаться их, у вас получится создать модели с учетом нужных параметров, в которых все компоненты тесно взаимосвязаны. Когда элементы не взаимодействуют друг с другом, невозможно добиться желаемого результата. 

Принцип моделирования

Описание

Декомпозиция

Представляйте каждый отдельный процесс в виде набора иерархически выстроенных элементов. Это позволит вам выявить ненужные составляющие, оптимизировать ресурсы

Сфокусированность

Абстрагируйтесь от незначимых аспектов и сфокусируйтесь на важных моментах. Если этого не сделать, в процесс будут включены ненужные элементы, замедляющие или удорожающие работу

Документирование

Формализуйте и зафиксируйте документально каждый процесс, распишите значимые составляющие

Непротиворечивость

Оцените, нет ли элементов, которые противоречат друг другу

Полнота

Проверьте, все ли элементы модели влияют на процесс. Если часть из них можно исключить — сделайте это. Не усложняйте бизнес процессы, так как они могут стать непонятными и емкими

Оценивайте и анализируйте не только бизнес процессы, но и сотрудников, задействованных в них. Проводите конкурсы идей , чтобы облегчить работу, связанную с моделированием. Подробнее об этом рассказали эксперты «Системы Кадры». 

5 стадий создания модели бизнес процесса

Стадия №1. Выявите процессы, постройте модель «Как есть»

Определите границы процесса, соберите данные о его функционировании, выявите ключевые элементы. Модель не может на 100% точно отражать текущее состояние процесса из-за высокой вероятности погрешностей при первичном анализе. Если вы не знаете, с чего начать, прочитайте книгу «Бизнес процессы, моделирование, внедрение, управление», скачать которую можно в интернете. 

Стадия №2. Пересмотрите, проанализируйте и уточните исходную модель

Выявите противоречия, ненужные действия, установите взаимосвязи между элементами. Например, если вы разрабатываете модель бизнес процесса с целью увеличения эффективности труда, определите, какие ненужные функции выполняют сотрудники, как их исключение скажется на работе. 

Стадия №3. Разработайте модель «Как должно быть в идеале»

Определите желаемое состояние и содержание процесса. Учитывайте, что в корне пересмотреть устоявшиеся процессы и добиться их выполнения в сжатые сроки не получится. Если работники привыкли выполнять определенные действия в четко заданной последовательности, они не смогут перестроиться за один день.

Пример

Алексей, работающий в службе управления персоналом фирмы «Альфа», стал пересматривать процессы, связанные с выполнением задач. Он решил исключить часть функций, тем самым ускорить сроки сдачи проектов. В итоге сотрудники долго перестраивались, не могли понять алгоритм работы. Из-за того что часть действий пришлось исключить, в итоге появились ошибки. Алексей провел несколько тренингов, стал участвовать в выполнении проектов, направлять коллег. Только спустя время персонал понял, как действовать, чтобы избежать проблем, при этом затрачивать меньше сил.

Стадия №4. Разработайте модель «Как должно стать»

Четко опишите порядок действий, представьте его в виде наглядной схемы, в которую включены необходимые улучшения. Пересмотрите внутренние локальные акты, в том числе должностные инструкции, распорядки, положения о премировании, рабочие графики и т.д. В какие именно документы вносить изменения зависит от того, какой процесс вы пересматриваете. 

Стадия №5. Тестирование и улучшение модели «Как должно быть»

После моделирования бизнес процессов наблюдайте за их эффективностью. Без апробации сложно понять, есть ошибки или нет. Если вы обнаружили недочеты, изменяйте и совершенствуйте модель, заменяйте лишние элементы значимыми составляющими. 

Вывод

Если вы испытываете трудности, не знаете с чего начать, изучите книгу, которую написал Владимир Репин. Бизнес процессы, моделирование, внедрение, управление ими перестанут вызывать столько вопросов. Руководителям крупных компаний рационально обращаться к экспертам, которые готовы выполнить работу «под ключ». В этом случае вам не придется вникать во все тонкости, также вы избежите ошибок, которые негативно сказываются на функционировании организации. Если компания работает стабильно и с высокой отдачей, не вмешивайтесь в процессы.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.