Подпишись сегодня. Скидка 8318 руб. + подарки!  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Как без ошибок вести кадровый учет

  • 9 февраля 2018
  • 477

Задача любого кадровика – наладить ведение кадрового учета на предприятии. При этом следует учитывать положения нормативных актов и трудового законодательства.

Кадровый учет – это учет движения персонала организации, связанный с документальным оформлением приема, перевода и увольнения сотрудников, трудовых отношений с работниками и организации труда. Кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Скачайте документы по теме:

Как зафиксировать в документах для кадрового учета, если сотрудник не подписал приказ об увольнении

Работники иногда саботирует увольнение по сокращению штатов и отказываются подписать приказ о расторжении трудового договора. В таком случае инспектор по кадрам должен зачитать приказ сотруднику и сделать на документе запись: «От подписи в приказе отказался. Приказ зачитали работнику вслух», указать дату и проставить подпись (с расшифровкой) ответственного лица – работника кадровой службы (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ).

Регламент по кадровому делопроизводству компании «Альфа»

Скачать документ >>>

Трудовой кодекс не требует в данной ситуации составлять акт, но рекомендуем это сделать, чтобы себя обезопасить. Надпись на приказе кадровик заверяет только своей подписью. Поэтому работник может заявить, что ничего о приказе не знал и его уволили незаконно. Акт составляют в присутствии свидетелей, которые заверяют его содержание коллегиально. Такой документ будет более надежным доказательством в суде.

Как поступить, если работник отказался расписаться в книге учета движения трудовых книжек

Для правильного ведения кадрового учета составьте акт, что сотрудник получил трудовую книжку, но отказался расписаться в книге учета. Укажите реквизиты этого документа в графе 13 книги. При проверке ГИТ акт подтвердит, что работодатель принял необходимые меры, чтобы получить подпись работника в книге учета.Как без ошибок вести кадровый учет

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Она обязательна для работодателей. Сотрудники должны расписываться в ней при увольнении, что получили трудовую книжку. Если подписи в графе 13 отсутствуют, инспектор ГИТ может счесть, что кадровая служба ведет работу с трудовыми книжками с нарушениями, и наложить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).

Акт об отказе расписаться в книге учета составляют в произвольной форме. Уволенному сотруднику предлагают ознакомиться с ним под подпись. Если он отказывается, акт зачитывают вслух и делают отметку: «От ознакомления с актом под подпись Иванов И.И. отказался. Акт зачитали Иванову вслух». Если сотрудник уже уволился, укажите в акте, что ознакомить с ним работника невозможно. Затем заверьте документ подписями составителя и свидетелей – желательно не менее трех работников.

Как оформить приказ о праве подписи первичных документов?

Для облегчения учета кадровых приказов часто организации предоставляют заместителю главного бухгалтера право подписи финансовых документов. Как составить приказ на право подписи «первички»? Есть ли типовой бланк?

Издайте приказ о передаче права подписи первичных документов в произвольной форме (образец ниже). Типового бланка нет.

Как без ошибок вести кадровый учет

Обычно приказ состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой кратко поясняют, для чего издали документ. Например, «в целях оптимизации документооборота», «в целях своевременной приемки товара», но такие пояснения не являются обязательными.

Справка

В распорядительной части приказа указывают:

  1. Ф.И.О. и должность лица, которое наделяют правом подписи;
  2. перечень документов, которые это лицо сможет подписывать;
  3. срок, на который предоставляют право подписи (при необходимости).

Приказ должен содержать образец подписи работника, которому предоставляют право подписывать документы. Делегировать это право можно как на группу актов в целом (например, на всю первичную документацию), так и на один вид документа (только на счета-фактуры, накладные и т. п.).

Приказ подписывает руководитель организации. Затем с ним знакомят под подпись всех заинтересованных работников (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Читайте также:

Как сделать выписку из приказа?

Выписку из приказа по личному составу по запросу сотрудника следует оформлять на бланке организации или обычном листе. Укажите, из какого документа делаете выписку. Отразите дату и регистрационный номер приказа.

Перенесите в выписку заголовок к тексту приказа и констатирующую часть, если она есть. Затем скопируйте нужный фрагмент приказа и реквизит «Подпись», то есть наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровку его подписи (инициалы и фамилию). Личные подписи работника и руководителя, подписавшего документ, в выписке приказа воспроизводить не нужно.

Чтобы выписка имела юридическую силу, сделайте заверительную надпись. Она включает слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Сделайте отметку, что подлинник документа находится в данной организации. Проставьте дату заверения и печать организации или отдела кадров. 

Как правильно вести кадровый учет, если отдел кадров один на несколько филиалов

Организовать кадровый учет персонала в филиалах без кадровика поможет положение об удаленном делопроизводстве с помощью сканов и почты. В положении нужно прописать порядок взаимодействия головного отдела кадров и руководителей в других городах. Ничего изобретать не придется, главное – правильно использовать сканы документов и почту.

Чтобы зафиксировать алгоритм работы отдела кадров и руководителей на местах, разработайте положение об удаленном кадровом администрировании. В акте пропишите действия всех, кто будет участвовать в этом процессе.

Составьте памятку, какие документы для кадрового учета нужно получить от работника. Пропишите, кто получит от сотрудника обязательные для приема документы и согласие на обработку персональных данных. Можете заранее сделать памятки, какие документы нужны по каждой должности (см. образец ниже).

Как без ошибок вести кадровый учет

Чтобы убедиться, что соискатель представил все и вопросов нет, попросите руководителя отсканировать документы и направить их по электронной почте в отдел кадров. Как только вы проверите документы кандидата и подтвердите, что можно оформлять сотрудника, руководитель может подписывать документы.

Направьте руководителям филиалов шаблоны трудовых договоров. Типовые формы основных кадровых документов организации упростят задачу специалистам кадрового учета на местах. Если будут особые условия труда, руководитель по электронной почте согласует их с вами, например нестандартный режим работы.

Сделайте локальные акты компании в нескольких экземплярах по количеству филиалов, чтобы руководители знакомили с ними новых сотрудников. Подтвердить это можно подписями в графах в конце трудового договора.

После того как стороны подписали шаблонный трудовой договор, руководитель делает скан-копию документа и направляет его в отдел кадров. В этот момент компания получает подтверждение, что возникли трудовые отношения, и в этот же или на следующий день присылает по электронной почте руководителю приказ о приеме и при необходимости другие документы. Если в компании не принято, чтобы руководители заполняли шаблоны, то новый трудовой договор и все сопутствующие документы готовите вы и направляете их по электронной почте также в течение одного-двух дней.

Исключите случаи, когда при приеме на работу руководитель или соискатель ставили в документах неверную дату, пропускали листы или неверно заполняли графы. Для этого пропишите, что руководители должны сканировать документы с подписью сотрудника и показывать их по электронной почте кадровику. Проверка может занять день или два, в зависимости от объема работы в кадрах и количества документов. Это уменьшит количество ошибок и избавит от необходимости корректировать документы, после того как их уже подписали.

Договор в кадры отправляет руководитель, а трудовую книжку – работник. В положении пропишите детали пересылки документов. Оригиналы документов с подписью работника руководитель должен отсылать в отдел кадров. Так же поступать и с трудовой книжкой нового работника. Но вы можете обязать сотрудника самого отправлять трудовую книжку в кадры.

Поручите руководителю отправлять все документы с подписью сотрудника в отдел кадров. Когда вы проверите скан-копии документов, которые подписал сотрудник, в течение одного-двух дней руководитель должен отправить вам оригиналы Почтой России или иной коммерческой службой. Если руководитель уже подписал документы, то вам останется только распределить их по папкам. Трудовой договор получит сотрудник от своего непосредственного руководителя.

Электронные адреса работников отдела кадров и адреса, куда отправлять документы, укажите в отдельном файле. Эту информацию разместите на корпоративном сайте, сервере и перешлите в филиалы. Предусмотрите также, кому направлять документы, если кадровик будет в отпуске или заболеет.

Определите, кто будет пересылать трудовую книжку сотрудника в отдел кадров. Передать трудовую книжку сотрудник может двумя способами: самостоятельно отправить ее по почте в отдел кадров или отдать руководителю, который после направит ее кадровику.

Сдавать трудовую книжку руководителю рационально, если он часто ездит в командировки в офис, где находится отдел кадров. Но  руководитель, который берет трудовую книжку, не несет ответственности за ее сохранность. Ведь приказом за ведение и хранение трудовых книжек ответственным назначен кадровик. Поэтому, если руководитель потеряет трудовую книжку, привлечь его к дисциплинарной ответственности компания не сможет.

Чтобы вести учет принятых в филиалах трудовых книжек, заведите в каждом из них журналы получения и отправки трудовых книжек. Это необязательный документ, но по нему вы сможете проверять, когда руководитель принял трудовую книжку и как передал ее отделу кадров. 

Читайте также:


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.