Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Введение в должность

  • 20 мая 2019
  • 2159

Узнайте, как знакомить новичка с тонкостями работы и коллективом, как составить план введения в должность и на что обратить внимание. Придерживайтесь 5 правил, чтобы сократить текучесть кадров в период адаптации.

Материалы по теме:

Зачем нужно вводить в должность нового сотрудника

Введение в должность — процесс, который позволяет сотруднику адаптироваться, вникнуть в суть работы, познакомиться с коллективом, распорядком, корпоративной культурой и т.д. Процедура особенно важна в период первичного освоения профессиональных и квалификационных знаний, когда в компанию приходит выпускник учебного учреждения. 

Важно! Вводите в должность не только новичков, но и специалистов, которых перемещаете внутри организации, если их должностные обязанности сильно меняются.

Этап введения в должность продолжительный. Как правило, он занимает около трех месяцев. В это время сотрудник нуждается в помощи и поддержке руководителей, коллег. От того, как он освоится, зависит длительность его пребывания в компании, качество выполняемой работы. 

Введение в должность

Смотреть чек-лист

В целом введение в должность позволяет:

  • сократить время адаптации;
  • закрепить в компании работников, на поиск которых затрачена часть бюджета;
  • предотвратить характерные для новичков ошибки;
  • мотивировать;
  • уменьшить уровень тревожности и неопределенности;
  • создать положительный настрой на дальнейшую работу. 

Если не помогать и не направлять новичков, после их ухода может страдать имидж, репутация организации. Человек начинает винить руководство, других сотрудников в том, что его выжили, создали неблагоприятные для работы условия. Негативные отзывы стремительно распространяются по сети, передаются из уст в уста, поэтому подобрать работника на свободную позицию становится сложнее, а клиенты и партнеры проявляют осторожность. 

Марина Миронова, начальник управления по работе с персоналом инвестиционной компании «Велес Капитал» расскажет, как работать с эмоциями новичка на этапе подбора и адаптации

Введение в должность

Смотреть видео

Как подготовиться к введению в должность сотрудника

Шаг №1. Назначьте наставников

Грамотно организуйте введение в должность руководителя или другого сотрудника. Выберите, кто будет участвовать в процессе. Помогать новичку должны линейные руководители, специалисты-эксперты, менеджеры по персоналу, а также коллеги, с которыми он работает в одном отделе. 

Введение в должность

Смотреть план работы

Не назначайте на роль наставников лиц, которые претендовали на эту должность. Они могут всячески вредить работнику, пытаясь добиться его ухода из компании. Выбирайте только доброжелательных сотрудников, которые открыты к общению, готовы делиться наработками и посвящать во все тонкости выполнения должностных обязанностей. 

Шаг №2. Выберите программу адаптации

Введение в должность — многоступенчатый и сложный процесс. Чтобы он прошел успешно и безболезненно, ознакомьте сотрудника с тремя адаптационными программами. Если в организации нет готовых вариантов, составьте индивидуальную программу, опираясь на вопросы-подсказки, представленные в таблицах ниже. 

1. Общая программа предназначена для всех сотрудников. В ходе нее люди узнают об истории компании, принципах кадровой политики, льготах, системе оплаты труда и т.д. Программа помогает сотруднику пройти этап адаптации «введение в организацию». 

Подсказка для HR. Основные темы общей программы адаптации

Введение в должность

Смотреть таблицу

2. Специализированная программа подходит для работников конкретного подразделения, профессии и должности. В ее основе лежит общая программа, дополненная информацией о функциях подразделения, обязанностях, ответственности, правилах отчетности и т.д. Программа помогает освоиться на этапе адаптации «введение в подразделение и должность».

Подсказка HR. Основные темы специальной программы адаптации

Введение в должность

Смотреть таблицу

3. Индивидуальная программа подготавливается для конкретного работника. Она дополняется индивидуальными инструментами адаптации с учетом специфики должности, особенностей психики человека, уровня его знаний, мотиваторов и других факторов. Эксперты «Системы Кадры» рассказали, как разработать индивидуальную программу. Опирайтесь на подсказки, чтобы облегчить себе работу. 

Шаг №3. Составьте план введения в должность нового сотрудника

Подготовьте план введения в должность — он поможет новичку и руководителю определить порядок действий. Составьте документ в произвольной форме. Включите в него сведения об обучающих программах, которые предстоит пройти работнику на этапе введения в должность. 

Шаг №4. Проверьте, все ли готово к приходу новичка

Вам нужно:

  • убедиться, что должностная инструкция составлена;
  • договориться с кем-нибудь из коллег о неформальной помощи новичку, опеке;
  • проверить готовность рабочего места;
  • проинформировать всех о приходе работника;
  • подготовить информационные материалы, которые выдадите сотруднику в первый день работы;
  • заказать пропуск;
  • позвонить новичку накануне его официального выхода на работу. 

Шаг №5. Настройтесь на встречу с сотрудником

Заранее подумайте, о чем вы будете говорить в первые минуты общения. Мысленно проработайте возможные проблемы, которые могут возникнуть в первый рабочий день специалиста. Вы должны быть готовы к любым ситуациям, в том числе к внештатным. 

Введение в должность

Смотреть инструкцию полностью

Как происходит введение в должность

В первый день выхода новичка подробно расскажите ему об особенностях работы, ознакомьте с программой адаптации, планом, должностными инструкциями, рабочим местом и т.д. Дополнительно сделайте акцент на распорядке дня, правилах и нормах, которые установлены в организации. Это поможет ему понять, как все устроено, не совершать ошибок. 

В период адаптации вы должны:

  • ознакомить со специальными процедурами, спецификой работы в отделе и всей организации;
  • проанализировать компетенции новичка и разработать программу перспективной подготовки;
  • рассказать о требованиях и стандартах выполнения работы и т.д.

Важно! Для молодых специалистов составляйте план работы на неделю. С помощью него они быстрее вникнут, что от них требуется на практике, а не в теории. В противном случае их эффективность может быть близка к нулю.

Познакомьте сотрудника с коллегами. Покажите, к кому он может обращаться по любым вопросам, с кем делиться проблемами. Дайте ему понять, что вы всегда готовы прийти на помощь, предоставить обратную связь. Работник должен знать, что на вас можно положиться. 

Наблюдайте за работой сотрудника. В конце первого дня поговорите с новичком, узнайте, с какими трудностями он столкнулся, чего ему не хватает для выполнения должностных обязанностей. Ответьте на все вопросы, какими бы глупыми они не казались вам. 

Пример

Сергей М., выпускник факультета информационных технологий, вышел на работу в IT-компанию на должность стажера. В первый день HR-менеджер познакомил его с компанией и рассказал, каковы корпоративные ценности, внутренние правила, к какому сотруднику службы и с каким вопросом лучше обращаться. В конце дня менеджер, которая проводила экскурсию, спросила, есть ли вопросы. Сергей спросил: «Обязан ли я на работе летом иметь сменную обувь? Если возникнет необходимость ехать на встречу с клиентами, нужно ли обувь везти с собой?». Менеджер растерялась от странных вопросов, но быстро взяла себя в руки. Она вспомнила, что говорится об этом в правилах и дала ответ: «Сменную обувь лучше иметь. Но на встречу с клиентами вы можете ее не брать». В конце встречи она добавила: «Если у вас появятся другие вопросы, не стесняйтесь, обращайтесь ко мне и спрашивайте».

Спустя неделю уточните у наставников нового работника, что они думают о нем. Проанализируйте все недочеты, на которые они указали. Составьте план действий, как помочь сотруднику. Вызовите его на разговор. В тихой и доверительной обстановке укажите на недочеты, дайте ценные рекомендации. 

Подсказка для HR. Маркеры, которые показывают, что новичок перегружен

Введение в должность

Смотреть таблицу полностью

В конце испытательного срока, который обычно совпадает с периодом адаптации, проинформируйте работника о том, справился он или нет. Если вы приняли решение расстаться с новичком, корректно объясните, почему вы не можете оставить его в организации. Ваша задача — попрощаться с ним на позитивной ноте, чтобы избежать негативных отзывов. Если сотрудник успешно справился, адаптировался, оговорите с ним новые условия работы, перспективы карьерного роста, зарплату в последующие месяцы и т.д. 

5 правил введения в должность, которые помогут новичку адаптироваться

Правило №1. Живо и красочно рассказывайте о компании

При разговоре с новичком сделайте акцент на истории компании, ее традициях, перспективах. Покажите свое отношение к ней. Вы должны говорить интересно, чтобы сотрудник слушал вам, загорелся идеей прижиться в организации, стать частью ее истории. 

Правило №2. Конкретизируйте, что вы ждете от сотрудника во время введения в должность

Избегайте сухих инструкций, не ссылайтесь на нормативные документы и правила. Скажите, что именно вы хотите от работника, какие надежды возлагаете. Продемонстрируйте свою уверенность в нем, его знаниях. Это вдохновит новичка работать активно и качественно. 

Совет от редакции: облегчите процесс адаптации новичка, используя программу «Три касания», о которой вы можете прочитать в журнале «Директор по персоналу».

Правило №3. Пресекайте интриги и сплетни

Новый работник в коллективе попадает под пристальное внимание старожил. Так как не все из них отличаются покладистым характером, положительным отношением к коллегам, следите, чтобы давно работающие специалисты не отравляли жизнь новичка. Особо хитрые работники могут перевешивать на него свои обязанности, списывать ошибки. Мало кто захочет остаться в организации при таком отношении к себе. Пресекайте издевательства над новичком.

Пример

Негласный лидер компании Станислав не любил, когда приходят другие сотрудники. К встрече с ними он готовился заранее. Уже с первого дня он отравлял им жизнь — настраивал коллег против новичков, жаловался руководителю на них, делал мелкие пакости. Постоянная текучесть кадров тормозила бизнес-процессы, поэтому менеджеру по подбору пришлось найти способы влияния на Станислава. Во-первых, он лишил его премии, во-вторых, сделал строгий выговор. Негласный лидер убавил пыл, занялся выполнением своих обязанностей.

Правило №4. Всегда идите на контакт

Даже опытным специалистам, которые отработали не один десяток лет в конкретной сфере, сложно в другой компании. Находите время, чтобы поговорить с ними, подбодрить. Позитивный настрой помогает удержать ценных сотрудников в период введения в должность. 

Правило №5. Контролируйте, но не надоедайте

Если вы наблюдаете за сотрудником, делайте это незаметно. Ему и так тяжело работать в другом коллективе, а чрезмерный контроль со стороны руководителя выбьет его из колеи. Получайте необходимую информацию о работе сотрудника у его коллег, руководителей, наставников.

Вывод

Как будет проходить введение в должность — решать вам. Вы можете отнестись к процедуре формально, но тогда не удивляйтесь, почему новички не задерживаются в компании, а вы ведете постоянный поиск специалистов. Уделите время процедуре, ведь это облегчит вашу работу, избавит от ненужных проблем и разбирательств при обосновании затрат на подбор и адаптацию


×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Здравствуйте

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.