Подпишись сегодня. Скидка 8318 руб. + подарки!  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Как нужно и как не стоит использовать дедлайн?

  • 7 июня 2018
  • 120
Как нужно и как не стоит использовать дедлайн?

Как применять дедлайн для мотивации персонала? Как повысить эффективность труда без создания стрессового «режима дедлайн»? Какие задачи поможет решить дедлайн в управлении проектами, читайте в статье.

Документы по теме:

Распределение нагрузки среди специалистов, а также деятельность целого подразделения компании могут зависеть от соблюдения каждым сотрудником дедлайна. Контроль эффективности работы отдела невозможен без постановки индивидуальных и коллективных планов с фиксированным сроком. Есть сферы, в которых от срока выполнения задач зависит прибыль компании. Дедлайн применяется в сфере проектирования и строительства, в IT-компаниях, маркетинге, информационных и финансовых сферах. Но соблюдение дедлайна по-прежнему острая проблема работодателей и HR-директоров.

Изначально дедлайн был внедрен компаниями для повышения эффективности труда. Почему же в ряде случаев он оказывается причиной провальных проектов и упущенной прибыли?

Почему дедлайн не работает?

С точки зрения сотрудника:

  • Запланирована слишком большая нагрузка, невыполнимый объем задач.
  • Задачи сформулированы не верно, специалисту не хватило вводных данных для своевременного завершения работ.
  • Система согласования задач в компании несовершенна (работа проверяется, отправляется на доработку, корректируется не вовремя).
  • Помимо основных задач постоянно поступают срочные, из-за которых не удается планировать время на базовый план.
  • Слишком много времени тратится на организационные мероприятия: совещания, брифинги и встречи с клиентами, не удается планировать рабочее время.

С точки зрения работодателя:

  • Дедлайн используется как инструмент экономии. План работ ставится заведомо невыполнимый. Сотрудник постоянно работает на пределе своих возможностей. Компания экономит средства на дополнительной штатной единице.

Такой подход быстро приводит к профессиональному и эмоциональному выгоранию сотрудников, текучести кадров, в перспективе приведет к частым больничным.

  • Дедлайн используется как метод устрашения и контроля. За несоблюдение дедлайна сотрудника могут лишить премии, или наказать внушительным штрафом.

Такой подход приводит к повышению уровня стресса в коллективе, провоцирует возникновение конфликтных ситуаций между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководством. Результат — текучесть кадров, снижение эффективности труда в долгосрочной перспективе.

Дедлайн: что это такое простыми словами?

Дедлайн — что это значит? Дедлайн — это срок выполнения задачи, дата завершения работ. План работы любого специалиста включает перечень работ и их время дедлайна, то есть, время завершения. Фиксированный срок проведения работ означает, что за несоблюдение дедлайна сотрудник может получить наказание. Как правило, оно представлено в виде штрафа, снятия премии, а также понижения должности. По количеству сданных вовремя и просроченных задач оценивается эффективности специалиста.

Как связаны дедлайн, стресс и профессиональное выгорание?

Что означает дедлайн для сотрудника? Сдача работы после финального срока в ряде компаний может означать не только штрафные санкции, но и увольнение. Дедлайн близко, а работа не готова. При приближении дедлайна сотрудники подвержены стрессу. Дедлайн горит и включается «режим дедлайн». В этом режиме сотрудники выполняют задачи поверхностно и некачественно, склонны делать выбор в пользу количества, а не качества. Из-за этого снижается общая эффективность труда. Многим работодателям известны ситуации, когда план формально выполнен, но фактически работа не сделана.

Когда сотрудники вынуждены создавать видимость работы в ущерб ее качеству, следует существенно пересмотреть нагрузку. Также эффективным решением такой проблемы является увольнение сотрудников, которые систематически не справляются с планом. Если деятельности компании связана с высокими нагрузками и уровнем стресса, следует проводить стресс-тест при найме нового специалиста.

Специалисты ряда сфер знают, что такое ежедневный дедлайн в работе. Такой подход к организации проверки эффективности труда применяется в сферах, где возможен ежедневный измеримый результат работы. Ежедневный отчет избавляет сотрудника от необходимости самостоятельно планировать время, беспокоиться о дедлайне. Руководитель занимается распределением задач и дневным планированием для каждого сотрудника отдела. Это метод зарекомендовал себя как наиболее эффективное средство по борьбе со стрессом дедлайна у сотрудников.

Как справится с дедлайном сотруднику: памятка для рабочего места

Таблица 1. Как организовать работу и сдавать ее в срок

Шаг 1

Шаг 2

Шаг 3

Шаг 4

Шаг 5

Разбивать месячный план работ на недели и дни.

Задавать вопросы и обращаться за помощью.

Выполнять задачи каждый день.

Выполнять приоритетные задачи до обеда.

Сдавать задачи каждый день.

Дедлайн и управление проектами

В сфере управления проектами дедлайн-задачи имеют приоритетное значение. Для повышения эффективности работы отделов и отдельных специалистов используются CRM системы и трекеры. Это позволяет контролировать выполнение задач каждым специалистом. Проверить результаты можно в любой момент.

Дедлайн проектов можно разделить на:

  1. Срочный. Выполнение требуется немедленно.
  2. Одноразовый или поэтапный. Проект состоит из одной задачи, или ряда задач с разными сроками.
  3. Фиксированный или плавающий. У проекта есть фиксированный срок сдачи, который нельзя изменить, или срок завершения работ можно переносить.

Срыв дедлайна: кто виноват и что делать

Не исключены ситуации, когда дедлайн сорван и нужно принимать меры. В зависимости от тяжести последствий срыва дедлайна для компании, наказание для ответственных отделов и сотрудников может быть более или менее жестким. В качестве наказания за сорванные сроки сдачи плана работ может применяться:

  1. Система штрафов.
  2. Лишение ежемесячной и квартальной премии.
  3. Понижение в должности с уменьшением размера вознаграждения.
  4. Увольнение сотрудника.

Не стоит часто наказывать сотрудников, так как это может привести к обратному результату. Дедлайн должен стимулировать специалистов выполнять план в срок, а не становиться рычагом давления. Поощрения сотрудников, регулярно соблюдающих сроки, должны проводиться чаще, чем наказание менее успешных сотрудников. При приеме на работу необходимо включать в интервью вопросы, которые относятся к дедлайну, знакомить с правилами внутреннего распорядка.

Эффективным инструментом может стать отдельный документ, регулирующий выполнение дедлайнов и содержащий список штрафных санкций и поощрений для сотрудников в случае соблюдения и не соблюдения сроков выполнения плана работ.

В случае неоднократных срывов сроков в коллективе, создайте систему правильной стимуляции для персонала выполнять работу своевременно и не допускать просрочек. Повышение контроля и давления на персонал в данной ситуации может иметь обратный эффект. Прежде чем наказывать сотрудников, выясните все причины срыва дедлайна.

Оценить причины срыва дедлайна помогут следующие подсчеты:

  1. Какое время сотрудник потратил на работу в этом месяце?
  2. Сколько сотрудник опаздывал, сколько у него было переработок и задержек?
  3. Сколько времени в течение дня он проводил не на рабочем месте?
  4. Количество пропущенных дней и причины отсутствия на работе.
  5. Какие программы сотрудник использовал в течение рабочего дня?
  6. Какие сайты посещал сотрудник во время работы, какова их польза для рабочего процесса?
  7. На какой % выполнен план по итогам месяца?
  8. Какова эффективность выполненных задач?

Вывод

Дедлайн — полезный инструмент управления эффективностью труда. При его грамотном использовании возможно качественное и количественное повышение результатов работы как отдельных специалистов, так и целых компаний.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.