text
+4000 бонусов в подарок за подписку! | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Директор по персоналу

Как нужно и как не стоит использовать дедлайн?

  • 7 июня 2018
  • 23
Как нужно и как не стоит использовать дедлайн?

Как применять дедлайн для мотивации персонала? Как повысить эффективность труда без создания стрессового «режима дедлайн»? Какие задачи поможет решить дедлайн в управлении проектами, читайте в статье.

Документы по теме:

Распределение нагрузки среди специалистов, а также деятельность целого подразделения компании могут зависеть от соблюдения каждым сотрудником дедлайна. Контроль эффективности работы отдела невозможен без постановки индивидуальных и коллективных планов с фиксированным сроком. Есть сферы, в которых от срока выполнения задач зависит прибыль компании. Дедлайн применяется в сфере проектирования и строительства, в IT-компаниях, маркетинге, информационных и финансовых сферах. Но соблюдение дедлайна по-прежнему острая проблема работодателей и HR-директоров.

Изначально дедлайн был внедрен компаниями для повышения эффективности труда. Почему же в ряде случаев он оказывается причиной провальных проектов и упущенной прибыли?

Почему дедлайн не работает?

С точки зрения сотрудника:

  • Запланирована слишком большая нагрузка, невыполнимый объем задач.
  • Задачи сформулированы не верно, специалисту не хватило вводных данных для своевременного завершения работ.
  • Система согласования задач в компании несовершенна (работа проверяется, отправляется на доработку, корректируется не вовремя).
  • Помимо основных задач постоянно поступают срочные, из-за которых не удается планировать время на базовый план.
  • Слишком много времени тратится на организационные мероприятия: совещания, брифинги и встречи с клиентами, не удается планировать рабочее время.

С точки зрения работодателя:

  • Дедлайн используется как инструмент экономии. План работ ставится заведомо невыполнимый. Сотрудник постоянно работает на пределе своих возможностей. Компания экономит средства на дополнительной штатной единице.

Такой подход быстро приводит к профессиональному и эмоциональному выгоранию сотрудников, текучести кадров, в перспективе приведет к частым больничным.

  • Дедлайн используется как метод устрашения и контроля. За несоблюдение дедлайна сотрудника могут лишить премии, или наказать внушительным штрафом.

Такой подход приводит к повышению уровня стресса в коллективе, провоцирует возникновение конфликтных ситуаций между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководством. Результат — текучесть кадров, снижение эффективности труда в долгосрочной перспективе.

Дедлайн: что это такое простыми словами?

Дедлайн — что это значит? Дедлайн — это срок выполнения задачи, дата завершения работ. План работы любого специалиста включает перечень работ и их время дедлайна, то есть, время завершения. Фиксированный срок проведения работ означает, что за несоблюдение дедлайна сотрудник может получить наказание. Как правило, оно представлено в виде штрафа, снятия премии, а также понижения должности. По количеству сданных вовремя и просроченных задач оценивается эффективности специалиста.

Как связаны дедлайн, стресс и профессиональное выгорание?

Что означает дедлайн для сотрудника? Сдача работы после финального срока в ряде компаний может означать не только штрафные санкции, но и увольнение. Дедлайн близко, а работа не готова. При приближении дедлайна сотрудники подвержены стрессу. Дедлайн горит и включается «режим дедлайн». В этом режиме сотрудники выполняют задачи поверхностно и некачественно, склонны делать выбор в пользу количества, а не качества. Из-за этого снижается общая эффективность труда. Многим работодателям известны ситуации, когда план формально выполнен, но фактически работа не сделана.

Когда сотрудники вынуждены создавать видимость работы в ущерб ее качеству, следует существенно пересмотреть нагрузку. Также эффективным решением такой проблемы является увольнение сотрудников, которые систематически не справляются с планом. Если деятельности компании связана с высокими нагрузками и уровнем стресса, следует проводить стресс-тест при найме нового специалиста.

Специалисты ряда сфер знают, что такое ежедневный дедлайн в работе. Такой подход к организации проверки эффективности труда применяется в сферах, где возможен ежедневный измеримый результат работы. Ежедневный отчет избавляет сотрудника от необходимости самостоятельно планировать время, беспокоиться о дедлайне. Руководитель занимается распределением задач и дневным планированием для каждого сотрудника отдела. Это метод зарекомендовал себя как наиболее эффективное средство по борьбе со стрессом дедлайна у сотрудников.

Как справится с дедлайном сотруднику: памятка для рабочего места

Таблица 1. Как организовать работу и сдавать ее в срок

Шаг 1

Шаг 2

Шаг 3

Шаг 4

Шаг 5

Разбивать месячный план работ на недели и дни.

Задавать вопросы и обращаться за помощью.

Выполнять задачи каждый день.

Выполнять приоритетные задачи до обеда.

Сдавать задачи каждый день.

Дедлайн и управление проектами

В сфере управления проектами дедлайн-задачи имеют приоритетное значение. Для повышения эффективности работы отделов и отдельных специалистов используются CRM системы и трекеры. Это позволяет контролировать выполнение задач каждым специалистом. Проверить результаты можно в любой момент.

Дедлайн проектов можно разделить на:

  1. Срочный. Выполнение требуется немедленно.
  2. Одноразовый или поэтапный. Проект состоит из одной задачи, или ряда задач с разными сроками.
  3. Фиксированный или плавающий. У проекта есть фиксированный срок сдачи, который нельзя изменить, или срок завершения работ можно переносить.

Срыв дедлайна: кто виноват и что делать

Не исключены ситуации, когда дедлайн сорван и нужно принимать меры. В зависимости от тяжести последствий срыва дедлайна для компании, наказание для ответственных отделов и сотрудников может быть более или менее жестким. В качестве наказания за сорванные сроки сдачи плана работ может применяться:

  1. Система штрафов.
  2. Лишение ежемесячной и квартальной премии.
  3. Понижение в должности с уменьшением размера вознаграждения.
  4. Увольнение сотрудника.

Не стоит часто наказывать сотрудников, так как это может привести к обратному результату. Дедлайн должен стимулировать специалистов выполнять план в срок, а не становиться рычагом давления. Поощрения сотрудников, регулярно соблюдающих сроки, должны проводиться чаще, чем наказание менее успешных сотрудников. При приеме на работу необходимо включать в интервью вопросы, которые относятся к дедлайну, знакомить с правилами внутреннего распорядка.

Эффективным инструментом может стать отдельный документ, регулирующий выполнение дедлайнов и содержащий список штрафных санкций и поощрений для сотрудников в случае соблюдения и не соблюдения сроков выполнения плана работ.

В случае неоднократных срывов сроков в коллективе, создайте систему правильной стимуляции для персонала выполнять работу своевременно и не допускать просрочек. Повышение контроля и давления на персонал в данной ситуации может иметь обратный эффект. Прежде чем наказывать сотрудников, выясните все причины срыва дедлайна.

Оценить причины срыва дедлайна помогут следующие подсчеты:

  1. Какое время сотрудник потратил на работу в этом месяце?
  2. Сколько сотрудник опаздывал, сколько у него было переработок и задержек?
  3. Сколько времени в течение дня он проводил не на рабочем месте?
  4. Количество пропущенных дней и причины отсутствия на работе.
  5. Какие программы сотрудник использовал в течение рабочего дня?
  6. Какие сайты посещал сотрудник во время работы, какова их польза для рабочего процесса?
  7. На какой % выполнен план по итогам месяца?
  8. Какова эффективность выполненных задач?

Вывод

Дедлайн — полезный инструмент управления эффективностью труда. При его грамотном использовании возможно качественное и количественное повышение результатов работы как отдельных специалистов, так и целых компаний.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Мы еще не знакомы? Давайте это исправим

Пользователи, которые регистрируются на нашем сайте получают ряд преимуществ:

  • Читают статьи с закрытыми материалами
  • Первыми узнают последние кадровые новости
  • Пользуются специальными сервисами

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Гендиректор хочет поговорить о работе службы персонала, как подготовить свой доклад? От HR-службы он ждет две простые вещи: чтобы она снижала затраты на управление персоналом, а его эффективность, напротив, повышала.

Исходя из этого и готовьте свой доклад. Оцифровывайте работу службы персонала, рассчитывайте экономические выгоды для компании. А мы подробно расскажем, как это лучше сделать.

– Как показать на чем вы экономите
– Какие расчеты сделать, чтобы доказать эффективность персонала
– Как доказать необходимость существования HR-службы
– Как обосновать нужные расходы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.