Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Дедлайн что это значит

  • 30 мая 2019
  • 411

Практические советы от экспертов помогут вам правильно устанавливать крайний срок сдачи работ, влиять на подчиненных. Скачайте для сотрудников шуточную памятку о сроках работы.

Дедлайн: это что такое

Слово deadline означает крайний срок. Дату сдачи работы устанавливает заказчик или руководитель, реже — исполнитель. Ограничение времени позволяет контролировать сотрудников, своевременно выполнять проекты или промежуточные этапы работ. 

Справка: в дословном переводе deadline — мертвая линия. Термин берет начало в американских тюремных лагерях, где вдоль ограждения охранники чертили линию, переступая которую, заключенные подвергались расстрелу на месте. Хоть времена и изменились, а термин используется в других сферах, понятно, что некоторым работникам ничего хорошего ждать от дедлайна не приходится.

Дедлайн — своеобразный способ контролировать сотрудников, придерживаться пожеланий клиентов. Нередко его используют для оценки производительности труда отдельных работников или команд, как средство стимуляции персонала. Например, в ряде компаний сотрудникам полагается премия, если они сдали проект или часть работ вовремя. 

Подсказка для HR. Оцените уровень исполнительности с помощью опросника

Дедлайн: что это значит

Смотреть опросник

В каких компаниях вводят дедлайны

Журналисты, художники, писатели и люди других творческих профессий первыми узнали, что означает слово дедлайн, ведь именно для них устанавливали временные рамки много лет назад. Постепенно сроки сдачи работ стали нормой в других сферах: дизайн, строительство, менеджмент и т.д. 

После перехода на сотрудничество с удаленными работниками, которые обходятся дешевле для организации, дедлайны стали нормой для многих компаний. С помощью них удается контролировать внештатных сотрудников, которые находятся за пределами офиса, соответственно, скрыты от глаз руководства. 

Совет от редакции: на этапе подбора проверяйте, сможет ли соискатель работать удаленно, соблюдать сроки выполнения задач. Не заключайте договор с теми, кто вызывает сомнения.

Какой бывает дедлайн

Значение самого термина не вызывает вопросов, но выделяют и несколько разновидностей дедлайнов, которые ставят в тупик исполнителей. Они отличаются по времени и задачам. 

Срочные дедлайны

Они применяются, когда появляется «горящий» проект. Но, как правило, его устанавливают, если один из сотрудников не выполнил задачи в срок, или руководитель не успел вовремя найти исполнителя, а заказчик не готов идти на уступки и переносить дату принятия проекта. Неадекватные сроки, спешка ведут к ухудшению качества работы, недовольствам и разбирательствам. Именно поэтому советуем устанавливать срочные дедлайны только в том случае, если они оправданы, например, компания извлечет максимальную прибыль, не потеряет клиента. 

Используйте схему-подсказку от журнала «Директор по персоналу»

Дедлайн: что это значит

Одноразовые делайны

Дата дедлайна определяется индивидуально в каждом конкретном случае. Заказчик или руководитель обозначают адекватный временной отрезок, за который нужно выполнить работу целиком. Если что-то идет не так, допущены ошибки, вносить исправления уже поздно, поэтому приходится решать проблемы по мере их поступления. Хорошо, если клиент согласен сдвинуть сроки. 

Совет: говорите сотрудникам срок сдачи, который на несколько дней смещен в меньшую сторону. Так вы успеете проверить работу, внести исправления или попросить доработать заказ.

Памятка HR. Правила отчетности по задаче и переноса сроков

Дедлайн: что это значит

Смотреть памятку

Повторяющиеся дедлайны

Они применяются в компаниях, выполняющих однотипные задачи. Сроки уже проверены, откорректированы, поэтому их срыв возможен только при наступлении серьезных форс-мажорных обстоятельств. Руководитель может контролировать работу на каждом этапе, так как знает, какие объемы должны быть выполнены.

Не забывайте, что в этом случае нужно учитывайте индивидуальные способности сотрудников. Если в компанию приходит новичок, он может не успеть вовремя сдать работу. Прикрепите к нему куратора на первое время. 

Используйте готовый план задач наставника

Дедлайн: что это значит

Смотреть образец

Поэтапные дедлайны

Поэтапные дедлайны устанавливают для громоздких проектов, которые рассчитаны на месяцы и даже годы. Они помогают избежать авралов, контролировать процесс, устранять мелкие недочеты, которые будет поздно исправлять после сдачи работ. Не стоит вводить поэтапные дедлайны, если проект небольшой. В противном случае вы будете отвлекать сотрудника от работы. 

Пример

В компании по продаже образовательных услуг удаленные сотрудники часто жаловались на то, что руководители требовали с них много отчетов. Даже по тем задачам, которые не значились как первоочередные. Директор по персоналу озвучил проблему на совещании с управленцами. В итоге решили, что удаленные менеджеры будут составлять в системе «Мегаплан» список текущих задач, а руководители – периодически проверять эти планы и расставлять приоритеты. При необходимости срочные задания сообщать по телефону и электронной почте. Чтобы контролировать, как подчиненные решают задачи, с каждым из удаленных сотрудников непосредственные начальники связываются по два раза в неделю.

Почему срывается дата дедлайна

Психологи и специалисты в сфере тайм-менеджмента считают, что при установлении жестких сроков сдачи работ есть возможность более качественного выполнения задач и полной концентрации на их реализации. Но далеко не каждый сотрудник способен на это. Одни не успевают по причине недостаточного уровня знаний, профессиональных навыков, другие — из-за банальной лени или особенностей характера. 

Шуточная памятка как нельзя лучше характеризует отношение сотрудников к дедлайну

Дедлайн: что это значит

Скачайте памятку

Зачастую злой «дед Лайн» приходит резко, без «объявления войны» и обычно в самый разгар ночи. Человек понимает, что ему нужно выполнить работу не сегодня, не завтра, а моментально. Он переходит в авральный режим — не ест, не пьет, не спит, а пытается наверстать упущенное время или впадает в прокрастинацию. Во втором случае он мысленно продумывает пути отступления, ищет причины, отговорки, лишь бы не испортить отношения с руководством. 

Когда сотрудник понимает, что объясняться с начальством все же придется, в ход идут самые нелепые аргументы, которые вызывают лишь недоумение или смех. Резко появляются проблемы с электроэнергией, интернетом, компьютером, вдруг приезжает прапрабабушка или родственники с Африки, заболевают дети или они сами. Некоторых настигает настоящая эпидемия, но главная проблема срыва сроков — в их головах.

Пример

Алексей узнал, что такое дедлайн в работе только тогда, когда впервые сорвал сроки сдачи проекта. Получив строгий выговор от руководства, он решил, что теперь будет иначе планировать свой день. Но, будучи удаленным сотрудником, на которого периодически нападала прокрастинация, он откладывал задачи на завтра, а затем на послезавтра, пока на календаре не появлялось то самое число, когда он обязан был предоставить отчет. Все разумные отговорки были использованы ранее, поэтому в очередной раз, недолго думая, он сказал, что во всем виноваты мыши, которые перегрызли интернет. Руководитель понимал, что грызунов в принципе не может быть в квартире на 4 этаже, но сделал вид, что поверил. Когда Алексей не успел вовремя сдать другой проект, он посоветовал завести кота. Сотруднику стало настолько неловко, что он взял себя в руки и начал придерживаться дедлайнов.

Переоценка собственных возможностей, чрезмерная нагрузка — то, что действительно ведет к запоздалой сдаче работы. Лишь в редких случаях форс-мажорные обстоятельства действительно преследуют людей. 

Иногда проблема связана с руководителем, который сам не знает, какой дедлайн установить. Он назначает дату сдачи наобум, не оценивает возможности подчиненных и объемы работ. Сотрудники работают на износ, но все равно не успевают вовремя завершить проект, клиент остается недоволен сотрудничеством с компанией. В итоге в компании возникают проблемы — работники стараются быстрее сбежать из нее, а заказчики расторгнуть с ней договор. 

7 советов, как бороться с сотрудниками, которые срывают дедлайны

№1. Своевременно выдавайте работу

Сотрудники могут не успевать по вашей вине. Если такое происходит с завидной периодичностью, подумайте, а могли ли вы поставить задачу раньше, например, на несколько дней или неделю, тем самым отодвинув дату дедлайна. Готовьте техническое задание сразу, как только поступил заказ, а не оттягивайте время до последнего. 

№2. Составьте памятку по выполнению работы

Подготовьте памятку с практическими советами, которые помогут соблюдать сроки. 

№3. Настройте обратную связь

Периодически общайтесь с сотрудниками, уточняйте, как у них дела, продвигается ли работа. Устраивайте своеобразные совещания в онлайн-формате или приглашайте работников в офис раз в неделю. В ходе беседы напоминайте о сроках, следующих шагах. Решайте возникшие проблемы. 

Пример

В SMM-агентстве большая часть сотрудников работает на удаленке. Директор по персоналу и гендиректор компании наладили коммуникации внутри команды в удаленном офисе. Шеф проводит один раз в неделю регулярные онлайн-встречи, на которых обсуждают проблемы, организационные вопросы. Это сближает команду и помогает «сверить часы» по ключевым вопросам. Для ежедневной оперативной связи настроили сервисы онлайн-переписки и видеозвонков Google Hangouts. IT-специалисты помогли создать групповые чаты в Skype.

№4. Попросите сотрудников освоить тайм-менеджмент

Зная основы тайм-менеджмента, работники смогут правильно планировать работу, поэтому будут успевать все сделать вовремя. Порекомендуйте им придерживаться принципа Эйзенхауэра — делить задачи на важные и срочные, важные и несрочные и т.д., а после записывать их на листочек. 

Матрица Эйзенхауэра

Дедлайн: что это значит 

№5. Разместите на корпоративном портале ссылки на сервисы планирования

Сервисы дают возможность составлять список задач, ставить собственные дедлайны. Если сотрудник заходит в кабинет, он не забывает, что ему нужно выполнить и в какие сроки сдать. 

№6. Контролируйте действия сотрудников

В некоторых компаниях стали внедрять GPS-системы, настраивать удаленный доступ к компьютерам сотрудников. Программы позволяют контролировать подчиненных, следить, работают ли они в данный момент. Учитывайте, что такая слежка хоть и позволяет соблюдать дедлайны, но может считаться незаконной. Если вы решили ввести систему дополнительного контроля, делайте это только с согласия подчиненных.

Пример

Компания-дистрибьютор перевела часть мерчандайзеров на удаленную работу. Каждому сотруднику на личные смартфоны поставили GPS-трекеры, которые должны принимать и передавать спутниковые сигналы о местонахождении работников и поддерживать дополнительные функции. Например, наблюдение. Руководитель отдела мерчандайзинга на смартфоне, ноутбуке или личном компьютере при помощи обычного браузера отслеживал маршрут и действия подчиненных в режиме реального времени. Также получал детальные отчеты об их работе в автоматическом режиме. Таким образом, руководитель всегда знал, где находится каждый из сотрудников, как проходит его маршрут, сколько времени он тратит на клиента.

№7. Введите санкции и наказания

Сразу оговаривайте, что будет, если работник не успеет сдать вовремя проект или выполнить поставленные задачи. Не выплачивайте премии, не давайте сложные проекты или прекратите трудовые отношения с теми, кто не справляется с должностными обязанностями. 

Эксперты электронного журнала «Директор по персоналу» поделились и другими практическими советами, как мотивировать удаленных сотрудников  вовремя выполнять проекты. 9 простых шагов помогут вам влиять на нерадивых подчиненных, которые все время отстают от коллег. 

Вывод

При приеме новых сотрудников или проведении профилактических работ с неуспевающими подчиненными, всегда говорите про дедлайн, что это такое простыми словами. Объясняйте важность соблюдения сроков сдачи проектов, делайте акцент на возможных наказаниях. Внедряйте тайм-менеджмент, активно придерживайтесь установленных правил, чтобы с вас брали пример.


×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Здравствуйте

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.