text
HRD-встреча на Волхонке!  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Директор по персоналу

Как все успевать: 7 практических советов

  • 29 июня 2018
  • 273
Как все успевать: 7 практических советов

Неправильный распорядок дня, плохая самоорганизация — то, что со временем провоцирует хаос. Как все успевать, чтобы избежать беспорядка на работе и в жизни, читайте в статье.

Тайм-менеджмент: как все успеть

Как все успевать на работе — вопрос, волнующий многих людей. Рано или поздно возникает ситуация, когда дела накапливаются и приходится задерживаться. Это ведет к усталости, нервному истощению и постоянному напряжению. Если обязанности рядовых сотрудников можно перераспределить, чтобы не произошло срыва сроков сдачи проекта, менеджерам среднего и высшего звена приходится искать другие пути решения проблемы.

Изучайте основы тайм-менеджмента, которые помогут понять, как успевать все делать. Технологии рационального распределения и использования времени созданы для систематизации рабочих процессов, дисциплинирования. Если не владеете методикой распределения рабочего времени, следуйте несложным правилам, которые помогут понять, что делаете неправильно. Для подкрепления знаний читайте книги.

Как все успевать: практические советы менеджеру

Руководство многих российских и западных компаний стремится ввести правила, направленные на структурирование рабочего времени. Это правильно и это нужно делать. При этом, факт: в моем опыте накапливаются серьезные и забавные примеры, как реально происходит внедрение корпоративных стандартов по тайм-менеджменту. Поделюсь ими с читателем.

Мертвая зона. В туристической компании прошел тренинг по тайм-менеджменту. Слушатели прониклись важностью…

Как все успевать и не уставать: основы тайм-менеджмента

Ставьте цели

Определите, чего нужно достичь. Выбирайте реальные цели и инструменты их достижения, иначе быстро пропадет мотивация. Если в вашем подчинении есть сотрудники компании, направляйте их. Говорите, какие результаты работы нужны, как все успеть за день, ориентируйте. Объясняйте неопытным или несобранным работникам, как добиться нужного результата. Контролируйте процесс, но не забывайте о своих обязанностях. В противном случае они успешно справятся с достижением целей, а у вас накопятся дела, на которые придется потратить личное время. О том, как ставить цели, чтобы возрастала личная эффективность, читайте в «Системе Кадры».

Планируйте

Ведите ежедневник, в который записывайте краткосрочные и долгосрочные планы. Начертите несколько таблиц с двумя столбиками. В левый записывайте важные задачи, обязательные для выполнения за день, во второй — второстепенные. Составляйте список дел на следующий день, на неделю, месяц. Научите сотрудников планировать, тогда они не будут задумываться, как распределить время, чтобы все успеть.

Ежедневник: как успеть все

Важно не только записывать дела на день, но и успевать их выполнять. На обязательные задания не должно уходить больше половины рабочего времени, в противном случае возможны срывы сроков, что ведет к демотивации. Поощряйте сотрудников, которые своевременно выполняют работу. Даже обычная похвала от руководства улучшит настроение, станет стимулом.

Не отвлекайтесь

Проанализируйте, сколько времени тратите на то, чтобы выпить кофе, разобрать почту, пообщаться с друзьями и коллегами. У некоторых людей на это уходит почти половина дня. Подумайте, как распланировать день, чтобы все успеть, при этом иметь запас свободного времени. Четко придерживайтесь плана, не отвлекайтесь, иначе придется работать вечером.

Понаблюдайте за другими сотрудниками, особенно за теми, которые задерживаются со сдачей проектов. Координируйте их, объясните, что они делают неправильно. Некоторые работники не понимают, почему другие успевают выполнять ежедневные задачи, а они — нет. Давайте советы как все успевать. Учите правильно строить распорядок дня.

Распределяйте дела по значимости

Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу дел, в которой задачи подразделяются на четыре категории: несрочные и неважные, срочные и неважные, несрочные и важные, срочные и важные. Выполняйте безотлагательные дела, после чего приступайте к несрочным. На протяжении дня второстепенные задачи могут потерять актуальность или их выполнит кто-то другой.

Поддерживайте порядок

Если задумываетесь, как все успевать на работе и дома, наведите порядок не только в офисе, но и в мыслях. Разберите папки в компьютере, бумаги на столе. На поиск нужных документов должно уходить не более нескольких минут. Если вы потратите больше времени, рискуете не успеть выполнить важные дела. Как найти свободное время, читайте в журнале «Директор по персоналу».

Подумайте, чего хотите достичь, какая работа для вас на первом месте. Не пытайтесь делать все и сразу — вы устанете, а результата не будет. Жесткий распорядок дня помогает избежать аврала, ведущего к нервному истощению, депрессии. Если часть задач можно перераспределить, поручите их подчиненным. Учитесь делегировать, иначе придется работать без выходных.

Рационально тратьте время

По пути на работу просматривайте документы, читайте электронные письма, слушайте тренинги. В рабочие дни используйте каждую минуту для достижения поставленных целей и выполнения плана. Если у вас пониженная активность в утренние часы, обсуждайте с коллегами дела, звоните партнерам и клиентам. После чего приступайте к первостепенным задачам, требующим концентрации внимания.

Совет от редакции: если у вас нет времени на внедрение тайм-менеджмента, прочитайте советы экспертов, как успеть все сделать, не прибегая к жесткому планированию. Пересмотрев принципы работы и взаимодействия коллег, вы сможете рассчитывать на быстрое и качественное выполнение задач.

Поддерживайте дисциплину

В организациях, в которых нет жестких требований и норм, сотрудники работают с меньшей отдачей. Они опаздывают в офис, тратят много времени на разговоры и другие занятия, не имеющие отношения к работе. Если менеджер не предпринимает решительных действий, эффективность труда снижается, появляется множество несданных вовремя проектов. Введите систему поощрения и наказания. Регламентируйте правила, ознакомьте с ними персонал.

Как рано вставать и все успевать?

Помимо самоорганизации займитесь здоровьем. Чем лучше человек себя чувствует, тем выше умственная и физическая активность. Запишитесь в тренажерный зал, бассейн, откажитесь от вредных привычек. Избегайте чрезмерного употребления напитков на основе кофеина — они дают прилив сил на время, после чего наблюдается противоположный эффект.

Разработайте индивидуальный план, чтобы понять, как все успевать. Видя количество дел, вы сможете рационально распределять силы и время. Не задерживайтесь допоздна. Придерживайтесь распорядка дня, спите не менее 7-8 часов, чтобы не накапливалась усталость. Если чувствуете нервное истощение, сходите в отпуск. Отдохнув, приступайте к делам. Не тратьте энергию на работу, не несущую пользу для вас и организации. Прочитайте интересную статью о профессиональном выгорании в электронном журнале «Директор по персоналу».

Обратите внимание!

Если вы не придерживаетесь распорядка, поздно ложитесь и рано встаете, плохого самочувствия не избежать. Постепенно появятся проблемы со здоровьем, а ваша активность снизится. Между работой и сном всегда выбирайте второе.

Чтобы прививать сотрудникам здоровый образ жизни, сократите количество перекуров. Вместо премий вручайте абонементы в спортивные залы, бассейны, конные клубы. Организуйте корпоративы на природе, организуйте подвижные конкурсы, по итогам которых вручайте поощрительные призы.

Вывод

Если вы не можете понять, как научиться все успевать, запишитесь на тренинг или пригласите эксперта в компанию. Работайте не только над личной эффективностью, но и над развитием персонала. Когда научитесь различать важные и второстепенные задачи, не тратить время на ненужные дела, количество цейтнотов сведется к минимуму.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.