text
Подпишись сегодня. Сэкономь 8000 руб.  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Образец обязательства о неразглашении персональных данных работников

  • 19 июля 2018
  • 449

За нарушение указанных правил могут серьезно наказать.

Персональные данные — понятие, с которым, так или иначе, знаком каждый кадровик. Самое первое знакомство с новым сотрудником уже предполагает получение целого ряда сведений личного характера — о его возрасте и опыте работы, полученном образовании и квалификационном уровне, паспортных и контактных данных.

Если эти сведения получены из резюме, выложенного в источнике с неограниченным доступом — например, на онлайн-ресурсе поиска работы — информация расценивается как общедоступная. Но информация, которую работник предоставил по запросу, не должна использоваться и распространяться без его согласия. Правила обработки персональных данных установлены ст.86 ТК РФ и Федеральным законом №152-ФЗ от 27.07.2006г.

Скачайте документы по теме:

Правила обработки персональных данных

Обычно персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства и заполнения личной карточки, можно получить из документов, предоставленных самим работником. Законодатель позволяет запрашивать их в обязательном или добровольном порядке, в зависимости от вида документа. Например, перечисленные в ст.65 ТК РФ трудовую книжку, паспорт, военный билет и свидетельство государственного пенсионного страхования соискатель обязан предъявить при трудоустройстве. Дополнительную информацию — например, о составе семьи или имущественном положении — он предоставляет добровольно, чтобы работодатель смог использовать ее при оформлении льгот, пособий, материальной помощи.

В общих случаях не разрешается запрашивать и обрабатывать сведения, отнесенные федеральным законодательством к категории специальных — о расовой и национальной принадлежности, о политических, религиозных и философских убеждениях, интимной жизни и состоянии здоровья. Обстоятельства, допускающие обработку специальных данных, перечислены в ч.2 ст.10 закона №152-ФЗ.

Первым пунктом в ней значится согласие субъекта (в данном случае сотрудника) на получение, хранение и использование работодателем информации такого рода. Без письменного согласия не обрабатываются и любые биометрические данные — фото и видео, отпечатки пальцев, сканы радужной оболочки глаза, образцы ДНК.

В законном порядке получать и обрабатывать без согласия сотрудника можно только сведения, необходимые для исполнения трудового договора!

Защита персональных данных: документальное оформление

В письменном виде оформляется не только согласие на обработку персональных данных. Чтобы не выйти за рамки правового поля при работе со сведениями личного характера, придется разработать локальный нормативный акт, максимально четко прописывающий регламент всех процедур: от получения информации до ее хранения и уничтожения.

Справка

Некоторые компании разрабатывают целый свод документов, но обычно хватает одного подробного «Положения», устанавливающего:

  • Цели и принципы сбора сведений о сотрудниках.
  • Права субъекта персональных данных (работника) и оператора (работодателя).>
  • Условия передачи сведений личного характера третьим лицам.
  • Условия хранения, выдачи и уничтожения бумажных и электронных носителей, содержащих такие сведения, а также виды технического оснащения, применяемого для их защиты.
  • Перечень должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным и отвечающих за их сохранность.
  • Ответственность за разглашение конфиденциальной информации.

Не забудьте разработать и утвердить формы документов, которые в дальнейшем планируете применять на практике — письменное согласие на обработку информации и обязательство о ее неразглашении. В 2018 году соглашение о неразглашении персональных данных (образец которого стоит прикрепить к локальному акту в виде приложения) должны подписать все должностные лица, имеющие к ним доступ. Перечень сотрудников, наделенных таким полномочием, закрепляется отдельным приказом.

Составляя приказ, впишите не только наименования должностей, открывающих доступ к персональным данным, но и сведения о лицах, которые его получают — фамилии, имена, отчества, табельные номера. Недостаточно просто указать, что главный бухгалтер компании имеет доступ к конфиденциальным сведениям о сотрудниках — нужно вписать ФИО конкретного человека и затем ознакомить его с приказом под роспись.

Отдельно назначается специалист, ответственный за организацию работы с персональными данными и подотчетный непосредственно руководителю компании (п.1 ст.22.1 Закона №152-ФЗ).

Обязательства о неразглашении персональных данных работников-2018

Обязательство о неразглашении персональных данных работника в 2018 году подписывает каждый, кто так или иначе привлекается к их обработке. Основной принцип доступа состоит в целевом использовании информации. Бухгалтер использует сведения о сотруднике для начисления зарплаты и удержания НДФЛ, кадровик — для оформления личного дела и текущей кадровой документации, и так далее. Во время работы нужно строго соблюдать установленные работодателем требования — не оставлять документы без присмотра, не передавать их третьим лицам, не разглашать пароли доступа к электронным формам, содержащим конфиденциальную информацию и во всем следовать «Положению».

Привлечь к ответственности сотрудника, нарушившего правила обращения с персональными данными, можно только при наличии должным образом составленного и заверенного обязательства. Если дело дойдет до суда, придется доказывать, что сотрудник ознакомился с конфиденциальной информацией именно в связи с исполнением трудовых обязанностей и разгласил ее вопреки ранее данному обязательству. Нет документа — значит, и наказать работника нельзя.

Поэтому с менеджеров по кадрам, делопроизводителей и других сотрудников, работающих с информацией ограниченного доступа, еще на этапе трудоустройства нужно взять обязательство о неразглашении персональных данных работников (образец документа представлен в нашей базе). Единых требований к его оформлению и содержанию нет.

Пункт о необходимости подписать такое обязательство рекомендуется включить в трудовой договор и должностную инструкцию сотрудника.


Обязательство о неразглашении персональных данных: образец-2018

Когда дело доходит до составления обязательства о неразглашении персональных данных работников, образец поможет сделать все правильно и ничего не упустить из виду. Несмотря на отсутствие унифицированной формы документа, есть ряд условий и реквизитов,  без которых не обойтись, в том числе:

сведения о работодателе (название, адрес организации);


сведения о работнике (должность, паспортные данные);


пункт, подтверждающий факт ознакомления с «Положением о защите персональных данных» и другими локальными документами, имеющими отношение к делу;

обязательство не разглашать и не распространять (в том числе с целью получения выгоды) конфиденциальные данные;

пункт о том, что сотрудник предупрежден об ответственности за разглашение информации ограниченного доступа.

Так выглядит типовой пример обязательства о неразглашении персональных данных (образец 2018 года):

Справка

Документ можно сделать более подробным, добавив к имеющимся пунктам перечень доверенных сотруднику видов информации о персонале, например:

  1. анкетные и биографические данные;
     
  2. адрес, домашний и мобильный телефоны;
     
  3. сведения об образовании, стаже, специальности;
     
  4. информация о наличии судимостей, постановке на воинский учет, результатах служебных расследований;
     
  5. содержание трудового договора, личного дела, приказов по личному составу и деклараций, подаваемых в налоговую инспекцию;
     
  6. данные о составе семьи, состоянии здоровья, социальных льготах;
     
  7. место работы, проживания или учебы родственников и членов семьи и т.д.

В нижней части бланка нужно оставить место для подписи и даты.

Нарушение обязательства о неразглашении персональных данных

Если вина конкретного должностного лица в разглашении персональных данных установлена, работодатель вправе применить к нему самые строгие дисциплинарные меры, вплоть до увольнения. В этом случае трудовые отношения прекращаются на основании, предусмотренном подп.«в» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ. Поскольку речь идет о дисциплинарном взыскании, в силу вступает предусмотренный ст.193 ТК порядок — с затребованием письменного объяснения проступка и полноценным служебным расследованием.

Не имеет значения, как именно произошла утечка информации — умышленно или по неосторожности, неосознанно или в корыстных целях: закон в любом случае позволяет уволить виновника.

Нарушая ранее данное обязательство о неразглашении персональных данных работников, должностное лицо совершает серьезный проступок. И далеко не факт, что дело ограничится скандалом на работе и увольнением. Виновника можно может привлечь не только к дисциплинарной, но и к материальной, административной, гражданско-правовой и даже уголовной ответственности. Судебная практика насчитывает десятки дел по ст.13.11 КоАП РФ («Нарушение законодательства РФ в области персональных данных»), в результате которых штрафу подвергались и нерадивые сотрудники, и целые организации.

Начиная с 1 июля 2017 года перечень оснований для привлечения к ответственности расширился, а размер штрафа вырос до 75 000 рублей. Избежать проблем поможет грамотная организация процесса. В интересах работодателя как можно скорее разработать внутренний регламент обработки и защиты персональных данных, ознакомить с ним сотрудников и оформить все необходимые документы. Поставив подпись под письменным обязательством о неразглашении, сотрудник трижды подумает, прежде чем оставить документы на столе без присмотра или поведать конфиденциальную информацию случайным людям.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.