text
HRD-встреча на Волхонке!  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Как правильно сделать самофотографию рабочего дня

  • 26 октября 2018
  • 290

Самофотография рабочего дня — разновидность фотографии рабочего времени, которую сотрудник делает самостоятельно. В статье даем алгоритм составления самофотографии и образец заполнения самофотографии рабочего дня.

Что такое самофотография рабочего дня: пример

В течение рабочего дня сотрудник выполняет разные обязанности. Например, менеджер отдела продаж ведет переговоры по телефону, работает с клиентской базой, обрабатывает почту, встречается с клиентами и проводит сделки.

Кроме обязанностей, связанных с работой, сотрудник может заниматься и тем, что напрямую к работе не имеет отношения, но неизбежно — делает перерыв на чай, разговаривает с коллегами, ожидает встречу или настраивает компьютер.

Сколько времени занимают звонки по телефону? Сколько уходит на встречу с клиентами? Много ли времени отнимают перерывы? Ответить на эти вопросы помогает запись всех действий с указанием их длительности.

Если такую запись делает другой сотрудник (например, HR-менеджер), то она называется «фотография рабочего дня», а если запись делает сам сотрудник, то называться она будет «самофотография рабочего дня». 

Пример из практики

Сергей Песков, директор по персоналу сегмента «Мясопереработка» «Группы Черкизово»

Мы провели фотографию рабочего времени и измерили хронометраж рабочего времени, то есть описали технологии производства, методы и условия труда сотрудников. Так мы установили, сколько рабочего времени персонал тратит впустую, и по какой причине. Например, некоторые работники долго ждут, пока им подвезут товар, хотя могли бы сами его взять. В результате мы рассчитали новые нормы труда и сэкономили в год…

Узнайте, как выявить скрытые резервы и повысить производительность труда, в журнале «Директор по персоналу».

Для чего проводят самофотографию рабочего дня

Сотруднику поручают сделать самофотографию рабочего дня чтобы:

  • определить фактические затраты времени на разные виды деятельности;
  • разработать или скорректировать нормативы;
  • определить, сколько времени персонал тратит впустую;
  • дисциплинировать сотрудника. 

Например, руководитель хочет оценить, насколько грамотно спланирован рабочий день сотрудника. В этом случае он поручает ему фиксировать все действия — рабочие и личные. Делать это нужно в том порядке, в котором сотрудник их совершает во время рабочего дня. Главное — записывать время начала действия.

Если руководитель планирует разработать или изменить нормативы для персонала, он поручает всем сотрудникам фиксировать время выполнения той или иной операции. Средний показатель становится основой для расчета нормативного времени. 

Эксперты журнала «Директор по персоналу» рассказали, как всего за 3 часа проверить, хорошо ли работают руководители подразделений

Как сделать самофотографию рабочего дня: алгоритм

Самофотографию рабочего дня сделать не сложно. Чтобы сотрудники не упустили ничего важного, даем пошаговый алгоритм. Перед началом процедуры, вы можете раздать его персоналу для наглядности. Вы также можете использовать инструкцию для сотрудников по заполнению бланков самофотографии рабочего времени, которую разработали эксперты «Системы Кадры». 

Шаг 1. Подготовка

В приложении Microsoft Excel создайте таблицу со следующими графами: номер операции, название операции, время начала операции и длительность операции. Также можете добавить графу — примечание.

Образец таблицы можно скачать по ссылке

Шаг 2. Наблюдение

Откройте таблицу в отдельном окне. Перед началом выполнения любой операции внесите в графу ее название. Например, «Подготовка к работе» и время ее начала: «9:00». Время окончания выполнения действия вносить необязательно, поскольку им станет время старта следующей операции. 

Шаг 3. Расчет длительности операций

В конце рабочего дня рассчитайте длительность каждого действия и заполните соответствующую графу. 

Шаг 4. Обработка данных

Однотипным действиям присвойте уникальный индекс. Например, Зв — звонки, Пр — переговоры, Пч — работа с почтой и т.д. Посчитайте суммарную длительность действий с одинаковым индексом. Например, звонки — 75 мин, работа с почтой — 38 мин и т.д. На основе полученных данных составьте диаграмму. 

Пример диаграммы на основе данных самофотографии

 Как правильно сделать самофотографию рабочего дня

Обратите внимание! Обработку данных можно поручить HR-менеджеру или руководителю отдела.

Сотрудник проводит самофотографию рабочего дня в срок, назначенный руководителем. Это может быть одна рабочая смена или целый календарный период: неделя или месяц. В последнем случае сотрудник должен рассчитывать среднее время, которое занимает выполнение той или иной рабочей операции.

 

Образец заполнения самофотографии рабочего дня бухгалтера

Вид работы

Время начала действия

Затрачено

Работа с клиент-банком

9.00

40 мин

Телефонные переговоры с должниками

9.40

1 ч 50 мин

Перекур с коллегами

11.30

20 мин

Совещание у директора

11.50

1 ч

Перекур с коллегами

12.50

1 ч 10 мин

Телефонные переговоры с поставщиком, представившим неверную счет-фактуру

14.00

20 мин

Работа с электронной почтой

14.20

40 мин

Работа с первичными документами, прием и обработка авансовых отчетов

15.00

1 ч

Перекур с коллегами

16.00

15 мин

Работа с первичными документами, прием и обработка авансовых отчетов

16.15

45 мин

Планирование завтрашних платежей

17.00

1 ч

Уход домой

18.00

 

Вывод

Самофотография рабочего дня — запись последовательности всех действий сотрудника в течение рабочего времени с указанием их длительности. Отличие самофотографии от фотографии рабочего дня заключается в том, что самофотографию работник делает самостоятельно, а фотографию — сторонний наблюдатель. Целью самофотографии является определение затрат рабочего времени на разные виды деятельности, разработка нормативов и выявление потерь рабочего времени.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.