Черная пятница  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Разработка и внедрение системы kpi: методическое пособие для HR

  • 14 марта 2019
  • 344

В статье «KPI» мы дали общее определение ключевых показателей эффективности, привели классификацию KPI по видам и рассказали, как влияет введение KPI на систему мотивации. В настоящей статье речь пойдет о разработке и внедрении KPI на предприятии.

★ KPI: как рассчитывать и назначать

 


Полезные документы по теме:

Матрица KPI специалиста по продажамИспользуйте готовый образец


Как разработать систему KPI: порядок действий HR

Разработка KPI — масштабная, длительная и трудоемкая процедура, которую следует проводить в несколько этапов. Расскажем о каждом из них.

Этап 1. Формируем рабочую группу.

В состав группы входите вы сами — директор по персоналу. Если в штате HR-отдела есть менеджер по компенсациям и льготам, то обязательно включите его в состав группы. Если такого специалиста нет, то включите другого специалиста службы персонала, например, менеджера по оценке. Рекомендуем также включить в группу директоров направлений (топ-менеджеров) и экспертов, знакомых с работой подразделений.

Этап 2. Обучение членов рабочей группы

Проводим обучение членов рабочей группы, рассказываем об основных принципах разработки системы KPI и как рассчитать KPI.

Если кто-то из ваших коллег уже участвовал в разработке KPI, то занятие может провести он. В противном случае следует пригласить сторонних специалистов. Главное, за чем нужно проследить, чтобы соблюдался ключевой принцип разработки KPI - исходить из бизнес-целей компании.

Собственно, разработку KPI проводят руководители подразделений, потому что больше никто не сможет этого сделать. Разъясните им порядок действий:

  1. Цели компании касакадируем в задачи отдела.
  2. Задачи отдела переводим в конкретные цели сотрудника.
  3. Определяем конкретные сроки и показатели для каждого сотрудника, т.е. KPI.
  4. Устанавливаем предельно допустимые размеры KPI - высокий, средний, низкий и недопустимо низкий.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет о плюсах и минусах системы KPI 

На заметку: главные принципы в разработке KPI

  • ключевым показателем эффективности не следует делать то, что нельзя измерить;
  • для одного сотрудника должно быть не менее трех и не более семи показателей;
  • показатель проще сформулировать, если цель представлена как сочетание глагола и существительного.

Матрица KPI специалиста по продажам

Разработка и внедрение системы kpi: методическое пособие для HR

Скачать документ полностью

Этап 3. Разрабатываем шаблон формирования KPI

Даем поручение рабочей группе — разработать шаблон, на основе которого руководители отделов будет формировать KPI для подчиненных.

Что представляет из себя шаблон? По сути, это таблица, строки и столбцы которой заполняет руководитель отдела, составляя KPI для каждого работника.

В верхней строке таблице перечисляем, что именно нужно указать: название должности и отдела, показатели эффективности для этой позиции, вес каждого показателя в процентах, отчетный период, за который нужно достичь KPI. 

Формула расчета KPI:

KPI = Вес показателя*Факт/План

Факт — фактический результат

План — плановый результат. 

Этап 4. Назначаем каждого члена рабочей группы наставником для руководителей отделов

Задача наставника - помочь руководителю отдела правильно сформулировать KPI для сотрудников. 

Таблица. Примеры неудачных формулировок KPI и правильные формулировки

Неправильные KPI

Вариант правильного KPI

Соблюдение установленных сроков процедуры

К 1 августа 2019 года разработать и внедрить процедуру контроля качества для департамента клиентского сервиса

Увеличить продажи

К концу 2-го квартала текущего года увеличить продажи на 15%, привлечь не менее трех новых крупных поставщиков

Улучшить производственные показатели

К концу 1-го полугодия 2019 года повысить уровень производительности на 10%, уровень качества на 15% в производственных подразделениях

Постоянная техническая поддержка пользователей

К концу 2-го квартала текущего года увеличить уровень технической поддержки пользователей с 80 до 95%

 Скачать таблицу полностью

Этап 5. Обеспечиваем руководителей отделов документацией, необходимой для разработки KPI.

Приведем примерный перечень документов, которые могут понадобиться:

  • копии должностных инструкций сотрудников;
  • список стратегических целей компании;
  • регламенты выполнения работ, взаимодействия отделов и документооборота. 

Этап 6. Проверяем корректность KPI

Смотрим, все ли KPI для работников отдела поддаются оценке и измерению, проще говоря, можно ли их выразить в цифрах.

От всех руководителей отделов рабочая группа получает KPI для каждого сотрудника. Эти ключевые показатели отчетности нужно проверить по следующим пунктам:

  1. Можно ли объективно оценить показатель? Например, на основе данных отчета, выписки из ведомости и т.д. Если какие-то показатели основаны на субъективной оценке руководителя, попросите их переформулировать или удалить.
  2. Проверьте, все ли ключевые задачи отдела нашли отражение в KPI сотрудников.

Совет: хороший способ проверки — на основе показателей попробовать сформулировать цель отдела, т.е. пойти от обратного. 

Как рассчитать общий результат оценки сотрудника

Для расчета общего результата оценки сотрудника значение любых качественных показателей необходимо перевести в баллы. Для этого используйте 100-балльную шкалу. Распределение баллов в данной шкале по уровням в зависимости от показателя, подхода к оценке и требований руководства. Например, шкала может иметь вид:

  • неприемлемый результат — от 0 до 20 баллов;
  • слабый — от 21 до 40 баллов;
  • посредственный — от 41 до 60 баллов;
  • хороший — от 61 до 80 баллов;
  • отличный — от 81 до 100 баллов.

А чтобы нормировать качественные показатели по аналогии с количественными, установите «опорные точки». Например, для менеджера по продажам установили базу — от 0 до 20, норму — от 40 до 60, цель — от 80 до 100 баллов.

Этап 7. Руководители отделов знакомят подчиненных с KPI.

Это нужно сделать после того, как показатели будут предварительно утверждены рабочей группой.

Целью этого этапа становится решение трех задач:

  1. Найти ошибки, которые могут содержать KPI.

Примеры ошибок:

  • Показатель обязывает работника достичь цель, которой нет в должностной инструкции или ином нормативном акте.
  • Показатель превышает норму, которую объективно можно выполнить, в несколько раз.
  1. Продемонстрировать подчиненным, что внедрение KPI — серьезная и ответственная процедура, требующая тщательной проверки и прозрачности.
  2. Вовлечь сотрудников в проект, снизить сопротивление и неприятие. 

Проверить, насколько эффективны KPI в компании, правильно ли разработаны, поможет аудит ключевых показателей по 8 критериям. Как это сделать, расскажут эксперты журнала «Директор по персоналу». 

Как внедрить систему KPI: пошаговая инструкция

Шаг 1. Обсудите с руководством основные и второстепенные показатели эффективности

После этого определите размер фиксированного оклада и выплаты KPI. Рекомендуем пропорцию 80/20. 

Шаг 2. Поговорите с персоналом о сильных и слабых профессиональных качествах

Объясните, что квалифицированные работники по новой системе будут получать за свой труд больше, а непрофессионалы — поймут, к чему стремиться. 

Шаг 3. Докажите, что одна пятая фонда оплаты труда зависит от качества работы Визуализируйте расчеты в схемах или графиках с примерами реальных зарплат персонала. Прикрутите на внутренний портал интерактивный калькулятор, на котором каждый работник подсчитает размер своего дохода по вашим показателям эффективности. 

Шаг 4. Вовлекайте профессионалов

Объясните, почему им выгодно перейти на систему KPI. Эти работники уже справляются с нормативами. То есть по новой системе они получат больше денег за те же усилия. 

В заключение 3 практических совета

№1. Не обращайте внимания на шумное меньшинство. Чаще всего люди отказываются от возможности увеличить доход, потому что сомневаются в своих компетенциях или конфликтуют лучше, чем работают. 

№2. С каждой неделей вам будет проще работать с возражениями. Через полгода вы безболезненно приведете пропорцию фиксированного оклада и KPI к соотношению 50/50. 

№3. Главное — диалог. Оперативно давайте обратную связь и объясняйте спорные детали. Так вы снимете страхи и выполните задачу руководства — переведете персонал на новую систему оплаты труда. 

Вывод

Разработки и внедрение KPI — масштабная и длительная процедура, для проведения которой необходимо создать рабочую группу, состоящую из HR-директора, сотрудников HR-службы, топ-менеджеров и экспертов. Задача рабочей группы — помочь руководителям отделов правильно сформулировать KPI для сотрудников.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.