Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

  • 4 апреля 2019
  • 470

Узнайте, что должна включать должностная инструкция специалиста по управлению персоналом, какие требования предъявлять к HR. Теоретическая информация и практические советы помогут избежать ошибок при подготовке документа.

Документы по теме:

Кто обязан составлять должностные инструкции

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом должна быть в обязательном порядке только в государственных организациях. Частные компании сами принимают решение, подготавливать локальный акт или нет, что в него включать, поэтому не могут быть оштрафованы при проверках за его отсутствие. 

Несмотря на добровольное составление, в пользу подготовки инструкции можно привести массу веских аргументов. С помощью нее можно:

  • обосновать увольнение работника по причине несоответствия занимаемой должности;
  • равномерно распределять обязанности между работниками службы управления персоналом;
  • доказывать правомерность дисциплинарных взысканий за нарушения, неисполнение обязанностей;
  • корректно проводить аттестацию. 

Не рекомендуется составлять именные документы. Если работники выполняют одни функции, для них подойдет единая инструкция, если разные — переименуйте должности и составьте новый акт, в котором отразите права, обязанности, ответственность и т.д. 

Справка: на законодательном уровне не установлено, как и в каком порядке составлять инструкцию. Вы можете сделать ее в виде приложения к трудовому договору или самостоятельного документа. Именно такие разъяснения содержит письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

Разрабатывайте акт на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в справочнике, утвержденном постановлением Минтруда. При необходимости дополняйте его пунктами, которые не ущемляют права работника, не противоречат нормам закона. 

Кто участвует в разработке должностной инструкции специалиста по управлению персоналом

Руководитель организации самостоятельно определяет круг ответственных лиц, которые участвуют в составлении инструкций. Обычно они подготавливаются директором и утверждаются вышестоящим начальством. В роли ответственного может выступать секретарь, бухгалтер, кадровик или непосредственный руководитель. 

Если обязали сотрудника разработать и оформить должностные инструкции специалиста по управлению персоналом, закрепите это в его трудовом договоре или дополнительном соглашении. Такую обязанность можно предусмотреть в отдельном локальном акте, например, в Положении об отделе. Если в трудовом договоре вы не указали, что специалист обязан составлять инструкции, оформите это как дополнительную работу. 

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Скачать документ в начале статьи >>>

Справка: чтобы разработать инструкции и не допустить ошибок, используйте готовые образцы. В «Системе Кадры» представлена большая база более 3500 документов по разным отраслям экономики.

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Использовать готовые образцы

Как заполнять разделы должностной инструкции специалиста по управлению персоналом

Включите в должностную инструкцию обязательные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность. Закон не регламентирует, что именно писать в них, несмотря на это, содержание не должно противоречить ТК, ГК и т.д. 

Обычно руководители организации или уполномоченные лица составляют должностные инструкции на основании ЕТКС, а также профстандартов. При внесении информации в разделы опирайтесь на типовую структуру, чтобы ничего не упустить. Следите за формулировками — они должны быть четкими, лаконичными и понятными. 

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» указывайте:

  • название должности в соответствии со штатным расписанием;
  • требования к квалификации;
  • кому подчиняется менеджер по управлению персоналом, например, это может быть директор департамента;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • есть ли подчиненные, их состав и численность;
  • кто замещает работника в период его отсутствия, кого он может замещать;
  • список документов, которыми человек обязан руководствоваться. 

Образец составления раздела:

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Скачать документ в начале статьи >>> 

Раздел «Должностные обязанности»

В этом разделе перечислите должностные обязанности специалиста по управлению персоналом. Чтобы составить раздел, используйте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) и Квалификационный справочник. В них есть примерный перечень обязанностей. 

Пример перечисления обязанностей:

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Скачать документ в начале статьи >>> 

Раздел «Права»

Раздел с правами заполняйте особенно внимательно. В него нельзя включать пункты, которые ущемляют сотрудника, ставят его в невыгодное положение. Работник должен быть наделен теми правами, без которых невозможно выполнение должностных обязанностей. 

Образец заполнения раздела «Права» в должностной инструкции специалиста по управлению персоналом:

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Скачать документ в начале статьи >>> 

Раздел «Ответственность»

Конкретизируйте виды возложенной на работника ответственности, опираясь на его должностные обязанности. Учитывайте, что менеджер службы управления персоналом не отвечает за действия подчиненных. Если не ознакомить сотрудника с готовым документом под роспись, при наступлении спорных ситуаций, возникнут сложности с доказыванием виновности и т.д. 

Пример заполнения раздела:

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Скачать документ в начале статьи >>> 

Какие требования можно включать в должностную инструкцию специалиста по управлению персоналом

В последнее время все большую популярность набирают инструкции, составленные в соответствии с профстандартами. В них зафиксированы требования к сотрудникам службы персонала, их квалификации, опыту и т.д. Ознакомиться с профстандартом «Специалист по управлению персоналом» вы можете в «Системе Кадры».

Анализ информации в документе позволит не только разработать требования и профили должностей, но и определить источники поиска, методы подбора соискателей. 

В профстандарте отражены требования к работникам, описан функционал по нескольким направлениям:

  • документационное обеспечение работы;
  • деятельность по обеспечению кадрами;
  • деятельность по оценке, аттестации сотрудников;
  • деятельность по развитию кадров;
  • деятельность по организации и оплате труда;
  • деятельность по организации корпоративной социальной политики;
  • операционное управление;
  • стратегическое управление. 

Определите, какие задачи станет выполнять специалист, после чего выберите требования, соответствующие трудовой функции. Ознакомиться с ними вы можете в таблице, которая есть в «Системе Кадры». 

Требования к специалисту по управлению персоналом

Должностная инструкция специалиста по управлению персоналом

Смотреть таблицу

В целом, чтобы человек мог выполнять должностные обязанности специалиста, он должен разбираться в управлении персоналом, уметь выполнять мониторинг работных сайтов, иметь высшее образование и опыт работы от 3 лет. Желательно периодическое прохождение курсов переподготовки, так как в HR-сфере происходят изменения.

Пример

Директор компании «Омега» составлял должностную инструкцию для менеджера, который выполняет документационное обеспечение работы с персоналом. Он отразил в документе следующие обязательные знания:

  • трудового законодательства, иных актов, содержащих нормы трудового права;
  • законодательства Российской Федерации о персональных данных;
  • основ архивного законодательства, нормативных правовых актов в части ведения документации по персоналу;
  • основ документооборота, документационного обеспечения;
  • структуры компании;
  • локальных актов;
  • технологий, методов, а также методик проведения систематизации и анализа документов и информации;
  • основ информатики;
  • норм этики и делового общения. 

По мнению директора, этих знаний достаточно для выполнения работы. Он зафиксировал их в должностной инструкции специалиста по управлению персоналом. Те сотрудники, которые не соответствовали требований, были направлены на курсы повышения квалификации.

Особое внимание уделяйте лидерским качествам. Только эрудированный, гибкий человек, умеющий находить подход к людям с разным характером, способен грамотно управлять коллективом, поддерживать психологический климат и обеспечивать организацию эффективным персоналом. 

Подбирайте в штат специалистов, которые отличаются:

  • уравновешенным характером;
  • активной жизненной позицией;
  • высокими коммуникативными навыками;
  • презентабельной внешностью;
  • хорошо поставленной речью;
  • тактичностью;
  • способностью к эмпатии;
  • аккуратностью. 

Это не исчерпывающий список, ведь работники должны соответствовать корпоративной культуре, разделять цели и ценности компании. Поэтому кроме формальных требований, которые есть в профстандарте, опирайтесь и на потребности организации. 

Как утвердить должностную инструкцию специалиста по управлению персоналом

Утвердить инструкцию можно несколькими способами.

  1. Если она выступает в роли самостоятельного акта, подготовьте приказ в произвольной форме или обратитесь за помощью к кадровику. После этого раздайте работникам их копии документа и попросите в них расписаться. Инструкции, которые представляют собой приложение к трудовому договору, составьте в двух экземплярах, один — передайте сотруднику, а второй — храните у себя.

Инструкции пронумеруйте, прошейте, а на обороте последнего листа сделайте отметку о том, сколько страниц в документе. 

«В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа.

Директор                                                                                                     ______________ А.В. Львов».

Документ поместите в архив организации. Сотрудник сам определяет, где ему хранить инструкцию. Желательно, чтобы она была в зоне доступа, чтобы он мог сверить с ней при выполнении обязанностей или возникновении спорных ситуаций. 

  1. Если нужно внести изменения в должностную инструкцию специалиста по управлению персоналом, издайте дополнительное соглашение или акт в новой редакции. После внесения корректировок или перепечатки документа его должен утвердить руководитель, а только затем с ним можно ознакомить сотрудников. 

Вывод

Закон не обязывает частные компании опираться на все требования профстандарта при составлении должностной инструкции специалиста по управлению персоналом. Но если хотите укомплектовать службу высококлассными работниками, берите во внимание информацию, указанную в документе, который утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации.


×
Пройдите бесплатную регистрацию, чтобы получить доступ к контенту

«Директор по персоналу» — практический сайт по управлению человеческими ресурсами. С нами более 500 000 подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска;
  • Воспользоваться профессиональными тестами и актуальными образцами документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Здравствуйте

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.