Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Документационное обеспечение управления персоналом

11 сентября 2019
241
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как организовать документационное обеспечение управления персоналом, на что обратить внимание при работе с бумагами. Поделимся практическими советами и полезными документами.

Материалы по теме

Общая информация о документационном обеспечении управления персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП) — это кадровое делопроизводство. Под ним понимают деятельность, в ходе которой составляют и оформляют официальные документы, производят их обработку и хранение. Без этого невозможно добиться нормального функционирования организации, систематизировать процесс управления персоналом. Поэтому HR-менеджер обязан знать все тонкости работы с документацией. 

Фрагмент должностной инструкции менеджера по персоналу

Документационное обеспечение управления персоналом

Скачать образец

В документах фиксируют все стадии кадрового процесса. Поэтому от того, насколько правильно вы составите их, как организуете их движение, зависит правильность и своевременность решений. Учитывайте, что  документационное обеспечение управления персоналом — трудоемкий процесс, который требует от вас повышенной внимательности. 

Что должен знать и уметь менеджер, чтобы организовать документационное обеспечение

Менеджер должен владеть определенными знаниями, навыками и умениями, чтобы выполнять документационное обеспечение системы управления персоналом. Если он не усвоил информацию в ходе обучения, он всегда может пройти дистанционные курсы, чтобы восполнить пробелы и повысить уровень квалификации. 

HR-менеджер должен знать

  • основы разработки, внедрения корпоративных стандартов в области управления;
  • основы разработки, внедрения процедур регулирования трудовых отношений и документации;
  • основы кадровой статистики;
  • требования по защите персональных данных работников.

HR-менеджер обязан уметь

  • вести кадровое делопроизводство;
  • организовать архивное хранение документов в соответствии с действующими законами.

HR-менеджер навыками должен владеть навыками

  • оформления результатов контроля за исполнительской и трудовой дисциплиной;
  • ознакомления работников организации с кадровой документацией, действующими локальными актами;
  • составления кадровой отчетности;
  • обеспечения защиты персональных данных сотрудников.

 

Чтобы понять, нужно ли обучение и что именно требуется освоить, поставьте + или - напротив каждой строки в таблице. Проанализируйте информацию, примите решение. Понять уровень знаний помогут профессиональные тесты и экспертная оценка. 

Бланк оценки знаний и навыков специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом

Скачать бланк оценки полностью

С какими документами предстоит работать HR-у

В документационное обеспечение управления персоналом входит работа с различными бумагами: организационно-распорядительными, распорядительными, информационно-справочными. В крупных компаниях она распределяется между кадровиками, секретарями и менеджерами, в небольших фирмах может входить в обязанности одного человека. 

Обычно менеджер занимается:

  • оформлением приема, перевода и увольнения в соответствии с трудовым законодательством;
  • подготовкой учетной документации по личному составу;
  • выдачей справок о настоящей, прошлой трудовой деятельности подчиненных;
  • ведением и хранением трудовых книжек;
  • оформлением документов по пенсионному страхованию;
  • подготовкой документов для обеспечения льготами и компенсациями;
  • созданием табелей учета рабочего времени;
  • сбором, регистрацией и хранением информации по кадровому составу для ведения статистики;
  • разработкой, утверждением и контролем исполнения документов по персоналу. 

Обязанности специалиста по управлению персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом

Посмотреть таблицу с подсказками в Системе Кадры

Кроме того, вам предстоит научиться оформлять заявки на подбор, составлять программы мотивации, обучения, правила трудового распорядка, работать с резюме и прочими бумагами, которые так или иначе связаны с персоналом. Что будет входить в обязанности — зависит от того, что прописано в должностной инструкции. 

Подборка важный кадровых документов

Залог успешного документационного обеспечения управления персоналом — своевременная обработка бумаг, их регистрация и учет, доведение до соответствующих сотрудников. Контролируйте их передачу по горизонтальной и вертикальной линии, процесс копирования. Следите за тем, чтобы они не размножались, не дублировались. 

Правила организации документационного обеспечения

Составьте свой алгоритм работы с документами. Не пытайтесь следовать всем типовым правилам, о которых пишут в учебниках. Во-первых, половина из них только усложняет жизнь, во-вторых, у вас уйдет много времени только на то, чтобы их запомнить. 

Оформляйте все бумаги в едином стиле, но с учетом требований закона, ГОСТов. Нумеруйте их и вносите записи в журналы учета. Систематизируйте документооборот, классифицируйте бумаги и разложите по отдельности в алфавитном порядке. В последующем вы сможете найти нужные в считанные минуты. 

Инструкция по кадровому делопроизводству с учетом требований ГОСТа

Документационное обеспечение управления персоналом

Скачать инструкцию

Назначайте ответственных. Например, часть бумаг поручите заполнять секретарю, часть — непосредственным руководителям. Так вы всегда сможете выявить, кто допустил ошибки, привлечь их к ответственности. 

Уменьшите количество бумаг. Откажитесь от всех документов, которые в целом не обязательно вести. Оставьте только самые необходимые из них. Если вы ими пользуетесь, переведите часть документов в электронный вид, чтобы освободить архивы и облегчить себе работу с ними. 

Создайте условия для хранения бумаг. Важно, чтобы на каждом этапе они не терялись, а после завершения пути внутри организации находились в оптимальных условиях. Исключите попадание солнечных лучей, влаги, пыли, иначе документы придут в негодное состояние до того момента, когда их можно будет уничтожить. 

Используйте программы для отслеживания путей документов. Контроль маршрута, сроков исполнения и передачи в архив позволит избежать проволочек, потерь и вытекающих из этого проблем.  

Каких норм придерживаться

При выполнении документационного обеспечения управления персоналом придерживайтесь требований федеральных законов, в том числе ТК РФ. Опирайтесь на указы Президента РФ и постановления Правительства, нормативно-правовые акты субъектов, министерств и ведомств. 

Помощник HR-у: правовая база от «Директора по персоналу»

Документационное обеспечение управления персоналом

Воспользоваться правовой базой

Изучите все тексты документов, которые относятся к вашей работе, или обращайтесь к ним время от времени. Отслеживайте изменения, чтобы не допускать ошибок в работе, ведь в случае разбирательств, которые могут быть инициированы как недовольными работниками, так и проверяющими органами, возникнут проблемы. Кроме штрафов возможно приостановление деятельности организации. 

Вывод

Если у вас в подчинении находится много сотрудников, при этом вы не успеваете вести документационное обеспечение управления персоналом, передайте часть рутинных задач на аутсорсинг. Сами тем временем займитесь теми вопросами, которые требуют от вас непосредственного участия.

Подписка


logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать
Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

Это займет менее 2 минут

А кроме того, ваc ждут подарки:
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам,
- профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.