Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Протокол комиссии по урегулированию конфликта интересов

17 октября 2019
191
Средний балл: 0 из 5

В статье объясним, для чего нужен протокол заседания комиссии по урегулированию конфликта интересов. Приведем пошаговый алгоритм, как составить протокол.

Документы по теме:

Что такое конфликт интересов и как HR может его урегулировать

Конфликт интересов — ситуация, когда должностное лицо или сотрудник действуют не по инструкции, а исходя из личных интересов. Эти действия могут быть прямыми или косвенными. Например, когда сотрудник влияет на решение руководителя, неверно преподнося и истолковывая факты.  В любом случае, цель сотрудника — личная выгода и пренебрежение интересами другой стороны. В этом состоит конфликт интересов. Исчерпывающее определение конфликта есть в ст. 10 Федерального закона от 25.12.2008 года под № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»

Чаще всего HR сталкивается с конфликтом интересов при приеме на работу нового сотрудника. Сотрудник может работать в конкурирующей фирме или сам владеть бизнесом, быть родственником руководства или иметь какую-то другую связь с компанией. Задача HR-а — выявить такие связи будущего сотрудника и предотвратить тем самым возможный конфликт интересов. 

Иногда информация о конфликте интересов поступает к HR-у из какого-либо источника: заявления другого сотрудника, служебной или докладной записки руководителя отдела, информационного письма. Эта информация может касаться не только кандидата на вакансию, но и уже действующего сотрудника. В таких случаях для проверки полученной информации собирается специальная комиссия и составляется протокол по урегулированию конфликта интересов в учреждении. 

Как подготовить заседание комиссии по урегулированию конфликта интересов

Подготовка к проведению заседания комиссии происходит по следующей схеме: 

Этап 1. Определите состав участников и подготовьте повестку дня заседания по урегулированию конфликтов интересов. Обязательные участники заседания — председательствующий и секретарь, ведущий протокол. Председательствующим может быть генеральный директор, его заместитель или руководитель отдела, где работает сотрудник. На заседании должен присутствовать сам сотрудник и все другие лица, так или иначе вовлеченные в конфликт. 

В повестке дня перечислите вопросы, которые рассмотрите на заседании. Повестка понадобится в двух случаях — при составлении приглашений участниками и для протокола заседания. 

Этап 2. Составьте и разошлите приглашение участникам заседания по урегулированию конфликта интересов. Приглашение составляется в свободной форме.  Кроме прямого назначения —пригласить на заседание — у него есть  дополнительное назначение: снять возможные претензии от тех, кто не придет на встречу и скажет, что не знал о ней.

Как показывает практика, одного письма-приглашения не достаточно.  Вам поможет правило «трех напоминаний»:

  1. Отправьте письмо сразу после того, как было принято решение о заседании (или за две недели до него).
  2. Отправьте письмо-напоминание за 2-3 дня до заседания коллегам из своей компании, а другим участникам - позвоните.
  3. За несколько часов до совещания позвоните всем участникам заседании комиссии по урегулированию конфликтов. 

Этап 3. Зафиксируйте ход заседания в проекте протокола конфликта интересов. Протокол заседания комиссии по урегулированию конфликтов — документ, в котором фиксируют ход заседания и принятые на нем решения. 

Как составить и оформить протокол заседания по урегулированию конфликта интересов: образец и пошаговый алгоритм 

Шаг 1.  Составьте вводную часть протокола. Укажите название документа и сведения о:

  • компании: полное и сокращенное название, место нахождения;
  • комиссии: вид заседания (плановое, очное), форма, дата, время и место проведения.
  • председательствующем и секретаре: должность, фамилия, инициалы;
  • участниках: должность, фамилия, инициалы. 

Пример оформления вводной части

Шаг 2. Внесите в протокол повестку дня. Другими словами, запишите, для чего составляете протокол и собираете комиссию. 

Пример оформления раздела «Повестка дня»

Пример заполнения раздела

 О возможном возникновении конфликта интересов в случае трудоустройства в ООО «Информационные системы» на позицию руководителя департамента контрактной службы Вилкова Т.С. (на основании письма о возможном конфликте интересов от начальника отдела).

Шаг 3. Оформите основную часть протокола. Она состоит из нескольких разделов. Каждый раздел посвящен одному вопросу повестки дня и делится на подразделы: «Слушали», «Выступили», «Постановили».  Дополнительно включают подраздел «Вопросы», если они были.

  • «Слушали»: укажите номер вопроса повестки дня, сам вопрос, сведения о докладчике и краткое содержание доклада;
  • «Выступили»: запишите фамилии и инициалы выступивших, а также краткое содержание их мнений;
  • «Постановили»: отметьте решения или задания, которые приняты по вопросу. 

Пример заполнения раздела

Шаг 4. Укажите дату составления протокола, приведите полный список участников и соберите их подписи. Протокол подписывает председатель комиссии и секретарь. После документ вступает в силу. 

Вывод

Конфликт интересов — ситуация, когда должностное лицо или сотрудник действуют не по инструкции, а из личных интересов и пренебрегает при этом интересами другой стороны. Источники информации о возможном конфликте интересов: заявления другого сотрудника, служебная или докладная записка руководителя отдела, информационное письмо. Для проверки полученной информации HR собирает специальную комиссию и составляет протокол по урегулированию конфликта интересов в учреждении. Протокол составляется по стандартному образцу.

logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать
Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

Это займет менее 2 минут

А кроме того, ваc ждут подарки:
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам,
- профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.