Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

29 октября 2019
100
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, как действовать HR-у при увольнении сотрудников при сокращении должности в штатном расписании. Дадим алгоритм, как составить уведомление работника о сокращении должности. Приведем список категорий сотрудников, которых нельзя уволить.

Скачайте документы по теме:

Приказ о сокращении штата сотрудниковИздайте приказ о сокращении штата
Акт об отказе сотрудника подписать уведомлениеПодтвердите, что сотрудник получил уведомление
Предложение перевода на другую работу в связи с сокращением численности или штатаПеред увольнением предложите сотруднику вакантную должность
Заявление сотрудника об отказе от предложенной работы при сокращении штатаСогласие или несогласие занять вакансию сотрудник может письменно

 

Порядок действий при сокращении должности

Сразу определимся: сокращение должности и сокращение штата — это одно и то же. Речь идет о ликвидации той или иной должности в структуре штатного расписания. Естественно, все сотрудники, которые занимают эту должность, подлежат увольнению или переводу на другую позицию внутри компании. Несколько другой смысл имеет понятие «сокращение численности сотрудников». В этом случае должность сохраняют в штатном расписании, но сокращают численность сотрудников, которые эту должность занимают. 

Последний случай сложнее для HR-а, потому что в данной ситуации необходимо четко обосновать, почему одних работников оставляют в штате, а других — увольняют. Как правило, причиной сокращения должности в штатном расписании становятся материальные трудности компании, реорганизация предприятия или оптимизация его организационной структуры. 

В любом случае, при сокращении должности в штатном расписании HR следует стандартному алгоритму: 

Шаг 1. Составьте и утвердите у руководства Приказ о сокращении штата и введении нового штатного расписания. Новое штатное расписание введите в действие на следующий день после сокращения. 

Образец Приказа о сокращении штата

Шаг 2. Подготовьте список сотрудников, с которыми расторгнете Трудовой договор по сокращению штата. В качестве альтернативы можно оформить список должностей, которые планируете сократить. Это важный момент: без списка увольнение сотрудников суд признает незаконным. 

Шаг 3. Уведомьте сотрудников о предстоящем сокращении должности в штатном расписании. Пошаговую инструкцию, как составить уведомление сотрудника о сокращении должности, смотрите далее. 

Шаг 4. Получите подпись сотрудника об ознакомлении с уведомлением в связи с сокращением должности. Иногда возникают ситуации, когда сотрудник отказывается подписать уведомление. В этом случае действуйте по следующей схеме: зачитайте текст уведомления сотруднику вслух в присутствии двух свидетелей и составьте акт об отказе подписать документ. 

Образец акта о сокращении штата

Шаг 5. Сотрудникам, которых собираетесь уволить по сокращению штата, предложите альтернативные варианты продолжить сотрудничество с компанией. Например, предложите:

  • должность, незанятую полностью, например, полставки;
  • нижестоящую должность или позицию с меньшей зарплатой;
  • временную работу;
  • работу в другом регионе, если это предусматривает Трудовой договор. 

Предложение перевода на другую работу в связи с сокращением численности или штата

Шаг 6. Переведите на другую должность сотрудника, который согласился на это. Согласие сотрудника зафиксируйте письменно. Это можно сделать на самом предложении («На предложенную работу согласен») или оформить в виде отдельного заявления. 

Шаг 7. Поставьте в известность о предстоящем сокращении профсоюз компании. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до предполагаемого сокращения. Если намечается массовое увольнение сотрудников, то уведомить профсоюзную организацию нужно за 3 месяца до этого события. 

Скачайте документ

Шаг 8. Сообщите о предстоящем увольнении в службу занятости. Закон не регламентирует единый стандарт уведомления, поэтому сделать это можно в свободной форме в письменном виде. Сроки подачи уведомления аналогичны срокам извещения профсоюза:

  • за 2 месяца в общем случае;
  • за 3 месяца в случае массового увольнения. 

Обратите внимание

Отсутствие уведомления в службу занятости в положенный срок грозит административной ответственностью в виде штрафа:

  • от трех до пяти тысяч рублей для компании;
  • от трехсот до пятисот рублей для должностных лиц.

Шаг 9. Оформите увольнение сотрудников по сокращению должности в штатном расписании. Для этого издайте приказ по стандартной форме Т-8 или той, которая утверждена в вашей компании локальными нормативным актами. В трудовую книжку сотрудника внесите запись об увольнении в связи с сокращением штата. 

Скачайте документ

Шаг 10. Проконтролируйте процедуру назначения и выплаты сотруднику положенной компенсации. Обычно сотруднику, увольняемому по сокращению штата, полагается компенсация в размере среднего месячного заработка. В ряде случаев ему сохраняют средний заработок на период трудоустройства. Это период не должен быть превышать 2 месяца со дня расторжения трудового договора. В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняют за уволенным сотрудником в течение 3-х месяцев. Для этого необходимо решение органа службы занятости населения. Такое решение может быть принято при условии, что сотрудник обратился в этот орган в течение 2 недель после увольнения и его не трудоустроили в течение 2 месяцев. 

Как составить уведомление: алгоритм и пример

При составлении уведомления сотрудника о предстоящем увольнении в связи с сокращении должности в штатном расписании придерживайтесь следующего порядка действий. 

В «шапке» документа слева укажите полное и сокращенное наименование компании:

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

Ниже, по правому краю, укажите должность, инициалы и фамилии сотрудника, которому адресовано уведомление:

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

Наименование документа расположите по левому краю:

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

Преамбула и основная часть: приведите констатирующую часть документа и причину, по которой принято решение.

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

Внесите дату, когда проведете увольнение, и условия, можно ли его отсрочить:

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

Сообщите, в течение какого срока сотруднику направят уведомление о возможности перейти на другую должность внутри компании:

Уведомление о сокращении должности: как правильно составить документ

Документ должен подписать руководитель организации. На нем должна быть и подпись сотрудника об ознакомлении

В какие сроки следует отправить уведомление

Согласно стандартным правилам, уведомление направляют сотрудникам за два месяца до даты увольнения. В ряде случаев эти сроки можно сократить. Ниже перечислены такие случаи:

  • с сотрудником заключен срочный трудовой договор на срок менее 2 месяцев. Тогда уведомление направьте не менее чем за 3 календарных дня;
  • сотрудник занят на сезонных работах. В таком случае уведомление направьте не менее чем за 7 календарных дней;
  • сотрудник работает у индивидуального предпринимателя. Срок предупреждения о сокращении устанавливайте самостоятельно. 

Каких сотрудников нельзя уволить при сокращении должности в штатном расписании

Существует несколько категорий сотрудников, которых нельзя уволить ни при каких обстоятельствах. Это
  • беременные сотрудницы
  • сотрудницы, у которых есть дети до трех лет, при это неважно, находится сотрудница в декретном отпуске или уже вышла на работу
  • сотрудницы-матери, которые в одиночку воспитывают сына или дочь до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет. 

Вывод

Причина сокращения должности в штатном расписании — материальные трудности компании, реорганизация предприятия или оптимизация его организационной структуры. При увольнении сотрудника придерживайтесь следующей схемы: издайте приказ о сокращении штата, подготовьте список сотрудников, подлежащих увольнению, уведомите сотрудников об увольнении. В уведомлении укажите дату расторжения договора и сообщите сотруднику, в течение какого срока будете рассылать предложения о переводе на другую должность внутри компании.

logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать
Когда вы нажимаете на крестик, в мире остается без премии один HR

Здравствуйте! Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

Это займет менее 2 минут

А кроме того, ваc ждут подарки:
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам,
- профессиональные тесты и актуальные образцы документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.