Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ

Директор по персоналу

Письмо о результатах собеседования

31 октября 2019
273
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, зачем писать кандидату письмо после собеседования и как правильного его составить. Разберем 6 распространенных ошибок HR-а при написании отказа кандидату. Приведем примеры корректных писем после собеседования.

Материалы по теме:

Предложение о работе (job offer)Направляйте кандидату, которого решили пригласить на работу
Образец письма-отказа соискателюИспользуйте как шаблон, чтобы избежать ошибок

Зачем нужно письмо после собеседования

В нашей стране традиция сообщать кандидатам о результатах собеседования только формируется. Большинство российских работодателей могут написать или сообщить устно о положительном результате собеседования, однако они не считают нужным сообщать соискателю об отказе в трудоустройстве. На Западе такой подход считается непрофессиональным по следующим причинам:

  1. Отсутствие обратной связи от работодателя девальвирует HR-бренд компании. Ситуация на рынке труда меняется стремительно. Возможно, сотрудник, которому отказали сегодня, понадобится в будущем. При наличии нескольких альтернатив трудоустройства, он предпочтет ту компанию, которая пусть когда-то и отказала ему, но сделала это вежливо и обоснованно. Другими словами, обратная связь повышает доверие кандидата к компании.
  2. Письмо о результатах собеседования (как положительных, так и отрицательных) — базовый принцип делового этикета. Менеджеры по подбору часто забывают, что их работа не сводится только к оценке и отсеву неподходящих кандидатов. Одна из важнейших задач — мотивировать человека, поддержать интерес к работе в компании. Кроме того, соискатель может порекомендовать работодателя своим знакомым. 

Скачайте документ

Что написать работодателю после собеседования: пошаговый алгоритм и примеры

Шаг 1. Определяем тему письма. Здесь может быть два варианта — приглашение на работу (job offer) или отказ в трудоустройстве. 

Шаг. 2. Составляем текст письма. Приглашение на работу составляется в произвольной форме. Вводная часть письма содержит приветствие и поздравление от лица компании. В основную часть рекомендуем включить следующие пункты:

  • названия должности и структурного подразделения;
  • уровень подчиненности;
  • список основных функциональных обязанностей;
  • задачи на испытательный срок;
  • структуру дохода будущего сотрудника (оклад, премии и бонусы);
  • социальный пакет, предлагаемый компании для этой должности;
  • дату выхода на работу. 

Образец предложения о работе

В случае отказа поблагодарите кандидата за проявленный интерес к компании и выразите сожаление в связи с отрицательным результатом собеседования. Далее изложите причину отказа. Если вы этого не сделаете, кандидат будет вправе потребовать от вас официального объяснения причин отказа в трудоустройстве. Объяснение нужно будет предоставить в течение 7 рабочих дней (ст. 64 ТК). Поэтому лучше быть на шаг впереди и написать письмо с мотивированным отказом, не дожидаясь запроса от соискателя. 

Причина отказа не должна противоречить нормам трудового законодательства. Самые распространенные законные причины отказа:

  • у соискателя нет необходимых деловых качеств. При такой формулировке оснований отказа нужно перечислить недостающие навыки и сослаться на документ, где они описаны. Чаще всего это должностная инструкция;
  • кандидат относится к категории лиц, прием которых именно на эту должность запрещает закон. Например, несовершеннолетний сотрудник не может нести полную материальную ответственность;
  • должность сократили в связи с изменением штатного расписания. 

Справка

Отказ в трудоустройстве считается необоснованным, если сделан на основании:

  • пола, возраста и национальности;
  • беременности;
  • социального и должностного положения;
  • местожительства (в т.ч. отсутствия постоянной или временной регистрации);
  • наличия детей.

Другими словами, отказ по любым основаниям, кроме деловых качеств кандидата, считается необоснованным. Об этом говорится в частях 2 и 3 статьи 64 Трудового кодекса

Письмо с объяснением причин отказа должно содержать подпись ответственного лица, печать компании и дату. 

Образец письма-отказа кандидату

Шаг 3. Доставляем письмо кандидату. Сделать это можно любым способом, однако, если вы отправляете отказ, сделайте это таким образом, чтобы в случае суда можно было доказать, что доставили письмо лично в руки кандидату. Например, пошлите отказ заказным письмом с уведомлением о вручении. 

6 распространенных ошибок HR-ов при написании отказа кандидату

Ошибка 1. Не указали причину отказа. Если в  письме о  результатах собеседования HR просто напишет «руководство компании в настоящее время не может сделать вам предложение о работе», такую формулировку соискатель расценит как необоснованный отказ, нарушающий нормы трудового законодательства. В частности, статьи 64 ТК. Это чревато административным наказанием для компании.

Как исправить ошибку. Укажите конкретную причину, связанную с деловыми качествами соискателя. Любой немотивированный отказ суд расценит как дискриминацию, а письмо использует как доказательство нарушения прав кандидата. Причиной отказа может несоответствие соискателя по уровню образования или квалификации, опыту работы. Если кандидат формально соответствуют требованиям компании, HR может указать, что кандидату необходимы знания в узкой профильной области, которых у него нет:

 Письмо о результатах собеседования 

Ошибка 2. HR ссылается на рекомендации коллег. Реальный случай из практики: HR торговой компании отказал претенденту на должность маркетолога на том основании, что на эту позицию уже приняли кандидата по рекомендации коллег. Для суда такая формулировка означает, что выбор в пользу другого кандидата был сделан по протекции. Такая ситуация нарушает ст. 3 ТК  «Запрещение дискриминации в сфере труда». 

Как исправить ошибку. Напишите, что на вакантную должность перевели штатного работника компании, у которого есть необходимый опыт работы в смежном отделе.

 Письмо о результатах собеседования

Ошибка 3. Кандидат «не прошел конкурс». Для обоснования отказа кандидату HR использовал формулировку «вы не прошли конкурс». Согласно ТК,  под конкурсом понимают «избрание на вакантную должность согласно уставу организации и нормам трудового права» (ст. 18 ТК), а не выбор из множества резюме кандидатов. Если в уставе компании не определен порядок проведения такого конкурса, то использовать ссылку на него как причину отказа нельзя. 

Как исправить ошибку. Напишите в отказе, что трудовой договор заключили с другим кандидатом, который уже прошел все этапы собеседования, и руководство приняло решение не ждать результатов других соискателей:

 Письмо о результатах собеседования

Ошибка 4. Вакансия остается открытой. В качестве причины отказа HR компании указал следующее: «должность пока остается вакантной, поэтому предложения сделать не можем». По закону компания не обязана закрывать все имеющиеся вакансии, однако кандидат может расценить такой отказ как необоснованный. 

Как исправить ошибку. Сообщите в письме кандидату, что вакансию сократили в ходе оргштатных мероприятий. Доказывать, проходили ли в компании оргштатные мероприятия, HR не обязан.

 Письмо о результатах собеседования

5. Неправильная ссылка на нормативные документы. HR международной компании, отказывая кандидату на должность юрисконсульта, сослалась на требования Квалификационного справочника должностей. Однако условия, указанные в Справочнике, не обязательны для должности юрисконсульта. Ссылка на Квалификационный справочник в данном случае некорректна. 

Как исправить ошибку. Сошлитесь на должностную инструкцию, в которой есть пункт о необходимом образовании. Если применяете профстандарты, говорите о требованиях к должности, прописанные в них

 Письмо о результатах собеседования

Ошибка 6. HR упоминает беременность соискательницы как косвенную причину отказа. Случай из практики: на должность водителя в погрузочный цех претендует беременная женщина. Отказать ей нельзя по закону. Взять на работу — значит, подвергнуть ее здоровье опасности. В качества обоснования отказа HR компании использовал формулировку о невозможности пройти медосмотр в связи с беременностью соискательницы. 

Как исправить ошибку. Выявите, какие есть дополнительные требования к кандидату на должность. Например, наличие водительского удостоверения на право управления самоходными машинами. Если у женщины его нет, то в качестве причины отказа укажите отсутствие необходимых деловых качеств, но ни в коем случае — беременность.

Вывод

Письмо о результатах собеседования (как положительных, так и отрицательных) — базовый принцип делового этикета. Обратная связь от HR-а повышает доверие кандидата к компании и укрепляет HR-бренд фирмы. Существует два варианта письма о результатах собеседования — приглашение на работу (job offer) или отказ в трудоустройстве. Причина отказа не должна противоречить нормам трудового законодательства. Основная причина отказа — отсутствие у соискателя необходимых деловых качеств, перечисленных в должностной инструкции.

logo
×
Ой! Это только для зарегистрированных HR-ов

Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.