Как убедить нового руководителя сократить количество и продолжительность совещаний?

470

Вопрос

В компании сменился гендиректор. Новый руководитель ввел правило – проводить совещания начальников подразделений по важным вопросам. Какого именно направления работы они касаются, не важно. В любом случае должны присутствовать руководители всех подразделений. Теперь каждый управленец ежедневно ходит на совещания и на каждом проводит не менее трех часов. Начальники отделов и служб стали жаловаться, что на совещания уходит слишком много времени и некогда работать, невозможно планировать другие дела. Никогда неизвестно, как долго продлится совещание. Управленцы просят, чтобы я как-то дала понять гендиректору, что он слишком увлекается и затягивает собрания и что надо сократить их количество, ограничивать их по времени. Как это лучше сделать?

Ответ

В первую очередь попытайтесь понять, почему новый генеральный директор так часто проводит совещания. Только после этого нужно подумать, как можно сократить совещания или проводить их в другом формате, какие аргументы привести руководителю компании.

Возможно, гендиректор видит, что каждый топ-менеджер знает только то, чем занимаются подконтрольные ему подразделения, а что делается в других отделах и службах, не в курсе. Например, маркетологи не имеют представления о том, над чем работают в службе по управлению персоналом, финансисты не знают, что делают IT-разработчики, и не понимают, почему это требует таких больших затрат. Ваш начальник хочет изменить это и наладить обмен информацией, чтобы корректировать и синхронизировать существующие в компании бизнес-процессы. Может быть, генеральный директор хочет выстроить иную систему устной отчетности, но вначале на это нужно много времени. Либо руководитель компании просто еще не понял, кто за что отвечает, у кого какие профессиональные компетенции.

Выяснив цель совещаний, проанализируйте, что и как на них обсуждается, как долго они продолжаются. Уточните, как работают подразделения и как совещания влияют на эту работу. Возможно, Вы поймете, в какое время лучше всего (с наименьшим вредом для работы отделов и служб) проводить совещания. Посмотрите, можно ли разделить их на три вида: оперативные, отчетные, плановые. Если можно, то предложите гендиректору сделать это и предусмотреть для каждого вида свою периодичность и продолжительность. Например, оперативные совещания можно проводить быстро в конце или в начале рабочего дня.

Ускорить собрания можно, если заранее готовить перечень вопросов и регламент их обсуждения, проект протокола, в котором указать точные формулировки заданий, ответственных, сроки. В этом Вам может помочь ассистент (секретарь) генерального директора. Скажите ей, что она не будет задерживаться по вечерам (если такая практика существует), если удастся сократить время совещаний.

А чтобы новый руководитель компании лучше узнал, что представляет собой каждый из топ-менеджеров, чем занимается в данный момент, предложите использовать вместо совещаний другой формат встреч – бизнес-завтраки. Скажем, устраивать такой завтрак в конце рабочей недели. За чашкой ароматного кофе все смогут в непринужденной обстановке обсудить текущие вопросы, поздравить коллег с днем рождения, узнать, что изменилось в их личной жизни.

Когда будете беседовать с руководителем компании и предлагать свои варианты оптимизации совещаний, упирайте на то, что это даст, насколько может повыситься эффективность работы.

Вам могут быть полезны и другие материалы:

Как проблемное совещание превратить в позитивное

Что сделать, чтобы гендиректор принял решение, нужное вам

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Как понять, будет ли кандидат эффективен на должности? Проводите метапрограммное интервью: разные качества выявите и оцените одним методом.

      Что это такое, и как работает, попробуем разобраться в статье. 

      – что такое метапрограммы;
      – по каким метапрограммам оценивать кандидата;
      – как составить метапрограммный портрет соискателя;
      – как проводить лингвистический анализ речи претендента