text
Директор по персоналу

Как убедить нового руководителя сократить количество и продолжительность совещаний?

  • 2 сентября 2015
  • 492

Вопрос

В компании сменился гендиректор. Новый руководитель ввел правило – проводить совещания начальников подразделений по важным вопросам. Какого именно направления работы они касаются, не важно. В любом случае должны присутствовать руководители всех подразделений. Теперь каждый управленец ежедневно ходит на совещания и на каждом проводит не менее трех часов. Начальники отделов и служб стали жаловаться, что на совещания уходит слишком много времени и некогда работать, невозможно планировать другие дела. Никогда неизвестно, как долго продлится совещание. Управленцы просят, чтобы я как-то дала понять гендиректору, что он слишком увлекается и затягивает собрания и что надо сократить их количество, ограничивать их по времени. Как это лучше сделать?

Ответ

В первую очередь попытайтесь понять, почему новый генеральный директор так часто проводит совещания. Только после этого нужно подумать, как можно сократить совещания или проводить их в другом формате, какие аргументы привести руководителю компании.

Возможно, гендиректор видит, что каждый топ-менеджер знает только то, чем занимаются подконтрольные ему подразделения, а что делается в других отделах и службах, не в курсе. Например, маркетологи не имеют представления о том, над чем работают в службе по управлению персоналом, финансисты не знают, что делают IT-разработчики, и не понимают, почему это требует таких больших затрат. Ваш начальник хочет изменить это и наладить обмен информацией, чтобы корректировать и синхронизировать существующие в компании бизнес-процессы. Может быть, генеральный директор хочет выстроить иную систему устной отчетности, но вначале на это нужно много времени. Либо руководитель компании просто еще не понял, кто за что отвечает, у кого какие профессиональные компетенции.

Выяснив цель совещаний, проанализируйте, что и как на них обсуждается, как долго они продолжаются. Уточните, как работают подразделения и как совещания влияют на эту работу. Возможно, Вы поймете, в какое время лучше всего (с наименьшим вредом для работы отделов и служб) проводить совещания. Посмотрите, можно ли разделить их на три вида: оперативные, отчетные, плановые. Если можно, то предложите гендиректору сделать это и предусмотреть для каждого вида свою периодичность и продолжительность. Например, оперативные совещания можно проводить быстро в конце или в начале рабочего дня.

Ускорить собрания можно, если заранее готовить перечень вопросов и регламент их обсуждения, проект протокола, в котором указать точные формулировки заданий, ответственных, сроки. В этом Вам может помочь ассистент (секретарь) генерального директора. Скажите ей, что она не будет задерживаться по вечерам (если такая практика существует), если удастся сократить время совещаний.

А чтобы новый руководитель компании лучше узнал, что представляет собой каждый из топ-менеджеров, чем занимается в данный момент, предложите использовать вместо совещаний другой формат встреч – бизнес-завтраки. Скажем, устраивать такой завтрак в конце рабочей недели. За чашкой ароматного кофе все смогут в непринужденной обстановке обсудить текущие вопросы, поздравить коллег с днем рождения, узнать, что изменилось в их личной жизни.

Когда будете беседовать с руководителем компании и предлагать свои варианты оптимизации совещаний, упирайте на то, что это даст, насколько может повыситься эффективность работы.

Вам могут быть полезны и другие материалы:

Как проблемное совещание превратить в позитивное

Что сделать, чтобы гендиректор принял решение, нужное вам

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.