text
В честь Дня HR-а "Директор по персоналу" всего за 13 990 руб.!  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Директор по персоналу

Выяснили, что часть кадровых документов утеряна, а другая без подписи. Как привести в порядок архив?

  • 22 сентября 2015
  • 491

Вопрос

В конце прошлого года мы переехали в другой офис. А в начале этого года провели аудит документов HR-службы, чтобы убедиться, что все на месте. Однако мы обнаружили, что недостает приказов по персоналу. Заодно мы увидели, что на некоторых документах (приказах, локальных нормативных актах) нет подписей сотрудников, свидетельствующих о том, что они ознакомились с этими документами. Скажите, пожалуйста, какие даты поставить на приказах, которые мы сейчас восстановим? Можно ли указать те, которые изначально значились на документах? И как быть, если люди прочитали локальные нормативные акты, но не расписались в свое время? Каким числом теперь просить их подписать документы? Как поступить, чтобы избежать проблем во время проверки гострудинспекцией?

Ответ

На восстановленных приказах по персоналу и локальных нормативных актах (далее – ЛНА) должны быть те даты, которые изначально были проставлены на них. Это следует из статей 68 , 72.1 , 84.1 Трудового кодекса. Разумеется, содержание приказов и документов должно быть в точности воспроизведено. Сделать это не так сложно. Например, по вариантам локальных нормативных документов и приказов, которые хранятся в электронном виде в компьютере либо на бумажном носителе. Кроме того, приказы по персоналу можно восстановить по записям в трудовых книжках сотрудников, а также в их личных карточках (форма Т-2, если используете образец, установленный постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1).

Восстановив приказы и локальные нормативные документы, не забудьте ознакомить с ними сотрудников под подпись. Какую дату должны поставить сотрудники, ознакомившись с документами? Исходя из смысла части 2 статьи 22 и части 3 статьи 68 Трудового кодекса, – ту же дату, что указана на приказах о приеме сотрудника на должность. Как именно нужно ознакомить сотрудников с ЛНА, в законе четко не прописано, поэтому используйте один из трех существующих вариантов. Первый: к локальному нормативному акту приложите лист ознакомления сотрудников – в нем они и поставят подпись. Второй вариант: к трудовому договору приложите перечень ЛНА, с которыми сотрудник ознакомлен под роспись. Третий вариант: заведите журнал, в котором люди будут расписываться в знак того, что ознакомились с документами и приказами.

Если к вам в компанию придет с проверкой гострудинспекция, то она уделит пристальное внимание тому, есть ли все приказы по персоналу, ознакомлены ли с ними и с ЛНА сотрудники, заполнены ли личные карточки. Данные в личных карточках сотрудников и в приказах должны быть идентичными, иначе проверяющие наложат штраф. Постарайтесь восстановить документы правильно и получить подписи у работников.


Подробнее о оценке кадрового потенциала организации мы написали в материале по ссылке.


Не исключено, кто-то из сотрудников может отказаться подписать восстановленный приказ задним числом, ссылаясь на то, что это незаконно. Тогда вы сошлитесь на пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225) и на статью 66 Трудового кодекса. В пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек говорится, что в личной карточке сотрудника работодатель делает те же записи, что и в трудовой книжке (при приеме на работу, переводе и увольнении), и просит сотрудника расписаться в карточке. Если сотрудник расписался в личной карточке и поставил дату, то во исполнение требований статьи 66 Трудового кодекса попросите его поставить такую же дату и на восстановленном приказе или другом документе.

Вам также пригодятся материалы:

Регламентов уже слишком много. Как уменьшить их количество? Проведите аудит документов

Лишь в трех случаях трудинспекция вправе провести внеплановую проверку

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
2 минуты, и вы продолжите читать
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.