Выяснили, что часть кадровых документов утеряна, а другая без подписи. Как привести в порядок архив?

450

Вопрос

В конце прошлого года мы переехали в другой офис. А в начале этого года провели аудит документов HR-службы, чтобы убедиться, что все на месте. Однако мы обнаружили, что недостает приказов по персоналу. Заодно мы увидели, что на некоторых документах (приказах, локальных нормативных актах) нет подписей сотрудников, свидетельствующих о том, что они ознакомились с этими документами. Скажите, пожалуйста, какие даты поставить на приказах, которые мы сейчас восстановим? Можно ли указать те, которые изначально значились на документах? И как быть, если люди прочитали локальные нормативные акты, но не расписались в свое время? Каким числом теперь просить их подписать документы? Как поступить, чтобы избежать проблем во время проверки гострудинспекцией?

Ответ

На восстановленных приказах по персоналу и локальных нормативных актах (далее – ЛНА) должны быть те даты, которые изначально были проставлены на них. Это следует из статей 68 , 72.1 , 84.1 Трудового кодекса. Разумеется, содержание приказов и документов должно быть в точности воспроизведено. Сделать это не так сложно. Например, по вариантам локальных нормативных документов и приказов, которые хранятся в электронном виде в компьютере либо на бумажном носителе. Кроме того, приказы по персоналу можно восстановить по записям в трудовых книжках сотрудников, а также в их личных карточках (форма Т-2, если используете образец, установленный постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1).

Восстановив приказы и локальные нормативные документы, не забудьте ознакомить с ними сотрудников под подпись. Какую дату должны поставить сотрудники, ознакомившись с документами? Исходя из смысла части 2 статьи 22 и части 3 статьи 68 Трудового кодекса, – ту же дату, что указана на приказах о приеме сотрудника на должность. Как именно нужно ознакомить сотрудников с ЛНА, в законе четко не прописано, поэтому используйте один из трех существующих вариантов. Первый: к локальному нормативному акту приложите лист ознакомления сотрудников – в нем они и поставят подпись. Второй вариант: к трудовому договору приложите перечень ЛНА, с которыми сотрудник ознакомлен под роспись. Третий вариант: заведите журнал, в котором люди будут расписываться в знак того, что ознакомились с документами и приказами.

Если к вам в компанию придет с проверкой гострудинспекция, то она уделит пристальное внимание тому, есть ли все приказы по персоналу, ознакомлены ли с ними и с ЛНА сотрудники, заполнены ли личные карточки. Данные в личных карточках сотрудников и в приказах должны быть идентичными, иначе проверяющие наложат штраф. Постарайтесь восстановить документы правильно и получить подписи у работников.


Подробнее о оценке кадрового потенциала организации мы написали в материале по ссылке.


Не исключено, кто-то из сотрудников может отказаться подписать восстановленный приказ задним числом, ссылаясь на то, что это незаконно. Тогда вы сошлитесь на пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225) и на статью 66 Трудового кодекса. В пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек говорится, что в личной карточке сотрудника работодатель делает те же записи, что и в трудовой книжке (при приеме на работу, переводе и увольнении), и просит сотрудника расписаться в карточке. Если сотрудник расписался в личной карточке и поставил дату, то во исполнение требований статьи 66 Трудового кодекса попросите его поставить такую же дату и на восстановленном приказе или другом документе.

Вам также пригодятся материалы:

Регламентов уже слишком много. Как уменьшить их количество? Проведите аудит документов

Лишь в трех случаях трудинспекция вправе провести внеплановую проверку

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль