Как объяснить подчиненным разницу между описанием функций сотрудников и должностной инструкцией?

1912

Вопрос

Недавно компания присоединила небольшую фирму в регионе, которая станет филиалом. Некоторые функции в региональной фирме и в компании дублируются, поэтому придется часть персонала сократить. Но чтобы не совершить ошибок и не сократить тех, кого не надо, генеральный директор поручил HR-департаменту составить перечень функций подразделений региональной фирмы, а также их сотрудников. Мы принялись за дело. Я объяснила подчиненным, что нужно, двоих командировали в регион, чтобы они на месте во всем разобрались и зафиксировали функции. Но в итоге я получила фактически чуть иначе написанные должностные инструкции – перечень обязанностей, а не функций. Попыталась еще раз объяснить, что требуется описание функций, но подчиненные не улавливают разницы. Может быть, я слишком многого жду от них? Как объяснить им, в чем разница между функциями и обязанностями сотрудников?

Ответ

Лучше не тратьте время на разъяснение, в чем разница между обязанностями и функциями сотрудников. Чтобы выполнить задачу, создайте три справочника. Можете назвать их так – «Справочник унифицированных наименований функций первого/второго/третьего уровня». В них вы, по сути, и пропишете все функции филиала, но сделаете это без лишних сложностей. Во всяком случае, для подчиненных процесс работы будет более понятным.


О адаптации персонала читайте подробнее по ссылке.


В первом справочнике пропишите, какие решения принимаются в филиале в принципе, кто их принимает, кто исполняет, кто проводит экспертизу. Поручите своим подчиненным собрать всю информацию об этом и четко сформулировать ее. Во втором справочнике перечислите HR-документы, которыми руководствуются сотрудники, выполняя свою работу. По идее, это должен быть перечень всех локальных нормативных актов, которые есть в филиале. И наконец, в третьем справочнике укажите, для кого и для чего каждая функция выполняется. Скажем, для персонала других подразделений или для разных групп клиентов (мелких/крупных, постоянных/потенциальных).


Более подробно о неисполнении подчиненным приказа начальника вы можете узнать в статье.


Когда сборники будут составлены, ознакомьте с их содержанием новых сотрудников. Проведите разъяснительную работу. Пусть ваши подчиненные объяснят, какие локальные нормативные акты надо соблюдать, какие решения вырабатывать, с какими категориями персонала/клиентов взаимодействовать. После этого фиксируйте, какие функции выполняются сотрудниками в реальности. Для этого пусть HR-менеджеры в течение трех месяцев записывают, чем реально занимаются сотрудники.

Заведите книги действий и задач. Добивайтесь, чтобы сотрудники в конце каждого дня заполняли их, указывали все виды активностей за день. В конце каждого месяца подводите итоги, сопоставляйте то, что в реальности, с тем, что было прописано. Так вы выявите расхождения и при необходимости скорректируете ваши локальные нормативные документы и справочники. Благодаря этому HR-департамент общими усилиями составит справочники, в которых будут точно описаны реальные функции сотрудников филиала. Кроме того, увидите, в чем их функции пересекаются или дублируются с функциями сотрудников других подразделений. Это поможет устранить дублирование, перераспределить нагрузку.

Вам могут быть полезны материалы:

Нужно ли прописывать правила пользования зарплатной карточкой?

Сотрудники целыми днями сидят в Интернете. Как это прекратить и призвать их к ответственности

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Как понять, будет ли кандидат эффективен на должности? Проводите метапрограммное интервью: разные качества выявите и оцените одним методом.

      Что это такое, и как работает, попробуем разобраться в статье. 

      – что такое метапрограммы;
      – по каким метапрограммам оценивать кандидата;
      – как составить метапрограммный портрет соискателя;
      – как проводить лингвистический анализ речи претендента