Как уменьшить негатив в прощальных письмах увольняющихся сотрудников?

256

Вопрос

Недавно из компании уволился сотрудник – руководитель среднего звена. Генеральный директор ценил его и хотел вручить этому сотруднику в последний день его работы памятный сувенир. Но потом забыл это сделать. В итоге сотрудник ушел без сувенира. После этого гендиректор попросил меня ввести правило – каждый, кто покидает компанию по собственному желанию, в последний день работы пишет и рассылает на электронную почту всем работникам, которые остаются (включая гендиректора), прощальные письма. Мои подчиненные стали просить об этом увольняющихся. Но мы столкнулись с проблемой: некоторые в своем письме указывают на то, что уходят с неприятными чувствами. Что предпринять, чтобы сотрудники избегали негатива и писали позитивные прощальные письма?

Ответ

Чтобы сотрудники не писали в прощальных письмах негативных слов, постарайтесь заранее выявлять, что может вызвать у них негатив, а затем – устранять подобные факты. Если численность персонала меньше 1000 человек, ежегодно проводите опрос. Внесите в опросник вопросы о том, намеревается ли сотрудник продолжать работать в вашей компании, стремится ли развиваться, брать на себя новый функционал. Вы будете знать о настроениях сотрудников и, по сути, проводить профилактику увольнений. А значит, и в прощальных письмах снизится количество негатива.

Кроме того, введите правило:с сотрудниками, написавшими заявление об увольнении, непосредственный руководитель проводит беседу, в ходе которой подводит итоги работы этого сотрудника, говорит о его трудовых достижениях, трудностях и о том, как он их преодолел. Пусть обсудит и планы человека на будущее. Все это нужно делать в позитивном ключе. Иначе процедура будет выглядеть как мало кому нужная формальность.

Просите работников, покидающих компанию, заполнять анкету с вопросами о возможных причинах ухода. К каждому вопросу сформулируйте варианты ответов, чтобы человек выбирал наиболее подходящий. Ответы должны быть максимально дипломатичными. Делая самостоятельный выбор из вариантов, не содержащих негатива, человек накладывает на свой неприятный опыт грамотное объяснение этого опыта. Вряд ли сотрудник приведет это объяснение в прощальном письме.

Но имейте в виду: даже если вы будете предпринимать максимум усилий, уровень негатива никогда не будет нулевым. С этим надо смириться. Но следите за градусом нелицеприятных отзывов сотрудников. Если он становится очень высоким, во-первых, разбирайтесь с системой мотивации, а во-вторых, составьте официальное разъяснение для сотрудников, в котором дайте конструктивную обратную связь. Это разъяснение незамедлительно отправьте сотрудникам на e-mail или выложите на корпоративный сайт. Оно должно быть последним, то есть нельзя допускать, чтобы увольняющийся сотрудник прислал еще одно письмо. Человек лучше запоминает последнее. К тому же меняйте подход к прощальным письмам. Скажем, сделайте шаблон, который исключает возможность писать явные гадости про компанию.

Читайте также:

Нужно уволить управленца, у которого непростой характер. Как расстаться без негатива

Предстоит перекроить оргструктуру, сократить штат. Чтобы минимизировать негатив, создаем корпоративное СМИ

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль