text
Скидка 30% на подписку! Ваша цена сегодня - 15 312 руб.  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Директор по персоналу

Как посчитать командировочные траты, если сотрудники останавливаются в квартирах?

  • 26 ноября 2015
  • 110

Вопрос

Когда на совещании обсуждали, как можно сократить расходы на персонал, коммерческий директор как бы мимоходом, в шутку обронил фразу: «В командировках можно останавливаться у частных лиц, на квартирах. Гораздо дешевле, чем в отелях и гостиницах!» Генеральный директор ухватился за эту идею. Теперь все, кто в нашей компании отправляется в командировки, останавливаются на частных квартирах. Но из-за этого у HR-cлужбы постоянные трения с бухгалтерией. Она требует, чтобы мы заставили сотрудников подтверждать, что они действительно жили на квартире и потратили определенные деньги на оплату проживания. Причем бухгалтерия принимает не любые документы. Ей требуются такие, с помощью которых она отнесет затраты на проживание в расходы, то есть уменьшит на их сумму налогооблагаемую прибыль. Подскажите, что это должны быть за документы?

Ответ

Как следует из Налогового кодекса, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Какими документами можно подтвердить расходы на аренду квартир в командировке? Основным таким документом будет договор найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ). Просите сотрудников заключать с владельцами квартир, в которых останавливаются в командировках, такой договор. Его можно составить самостоятельно, типовые формы несложно найти в интернете. Главное, указать адрес, по которому находится квартира, ФИО и паспортные данные ее владельца, срок, на который квартира сдается вашему сотруднику, а также общую стоимость. Обе стороны – квартиросъемщик (ваш сотрудник) и арендодатель – должны расписаться.

Бухгалтерия может запросить также подтверждение, что лицо, указанное в договоре в качестве наймодателя, реальное, а не выдуманное. Им является ксерокопия паспорта этого лица.

Кроме того, нужно подтвердить, что ваш сотрудник действительно уплатил деньги за аренду квартиры. Документом, подтверждающим это, станет расписка владельца квартиры. Расписка пишется от руки в произвольной форме. Там должны быть указаны сумма, которую владелец квартиры получил от вашего сотрудника, паспортные данные владельца, адрес квартиры, дата.

И наконец, необходим еще один документ – подтверждающий, что жилое помещение, которое арендовал ваш сотрудник в командировке, на самом деле принадлежит лицу, указанному в договоре найма. Это может быть свидетельство о праве собственности. Поручите вашим сотрудникам делать такую ксерокопию.

Если снимают жилье через риэлтерскую компанию, потребуется договор оказания услуг, заключенный с риэлторами и выданный ими чек ККТ.

В пункте 1 статьи 252 НК РФ говорится также, что подтверждающими документами можно считать и  таможенную декларацию, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе. Пусть сотрудники приложат эти документы к тем, о которых говорилось выше, и проблем с бухгалтерским и налоговым учетом расходов на проживание в командировке на квартирах не будет. Кроме того, эти расходы, документально подтвержденные, не облагаются НДФЛ.

Вам могут быть интересны материалы:

Покупать подарки сотрудникам, выплачивать выходное пособие теперь можно смелее! Бухгалтерия уверенно отнесет затраты на это в расходы

Закон о заемном труде принят. Но это не радует HR-ов

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Мы еще не знакомы? Давайте это исправим

Пользователи, которые регистрируются на нашем сайте получают ряд преимуществ:

  • Читают статьи с закрытыми материалами
  • Первыми узнают последние кадровые новости
  • Пользуются специальными сервисами

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

  • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
  • Тестам оценки персонала;
  • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
  • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
  • Другим полезным материалам для развития личности.
Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.