Как организовать работу HR-департамента, чтобы оперативно обновить документы из-за смены формы собственности и юридического адреса компании?

237

Вопрос

Сейчас в штате компании работает 1800 человек, с большей частью из них заключены трудовые договоры. Кроме того, сотрудники сидят в двух офисах: головной находится в городе, а производственные подразделения – в области. Со всеми надо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, внести записи в трудовые книжки, в локальные нормативные акты компании. Но у меня в HR-департаменте всего два инспектора по кадрам, они такой объем работы вряд ли осилят в приемлемые сроки. Может быть, привлечь к подготовке и оформлению документов менеджеров по управлению персоналом (их пять человек), хотя это не является их обязанностью. Но думаю, смогут ли они все правильно сделать? Подскажите, как распределить работу среди подчиненных, чтобы оформить все документы в срок?

Ответ

Рассмотрим ситуацию на похожем примере. В компании изменялись форма собственности и юридический адрес, а также адреса филиалов. Общая численность сотрудников составляла более 2000 человек. Нужно было внести изменения в кадровые документы в сроки, установленные законодательством.


Также прочитайте о оптимизации отдела персонала более подробно.


Например, записи в трудовую книжку вносятся в течение недельного срока после того, как издан приказ (пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»). Такая задача поначалу пугает своей масштабностью. Но это в первые минуты. Помните: у вас есть команда – HR-департамент. Если вы сработаете слаженно, то переоформите документы в срок. Объясните подчиненным, какая задача стоит перед всем HR-департаментом. Опишите это как глобальное мероприятие, которое затрагивает всех сотрудников. Потом распределите работу.


Вам будет полезно узнать о Личной эффективности HR-директора в материале по ссылке.


Вы правы, HR-ы не знают тонкостей делопроизводства и могут сделать ошибку в документах. Чтобы этого не произошло, пусть записи в трудовые книжки, договоры и локальные нормативные акты вносят инспекторы по кадрам. Чтобы упростить их работу, привлеките на помощь IT-специалистов. Попросите настроить программу так, чтобы она распечатывала шаблоны документов, меняя в них реквизиты.


О HR-бюджете на проекты: расчет и обоснование читайте подробнее здесь.


HR-менеджерам поручите другую часть работы – организовать подписание документов сотрудниками. Как Вы сказали, в вашем департаменте – пять HR-ов. Распределите между ними все подразделения компании, включая областные. Если есть возможность, пусть HR-менеджер вызывает каждого сотрудника в кабинет, дает ему документы, кратко объясняя, что их нужно подписать. Если в каком-то подразделении сотрудников много, то HR-менеджер может отдать все документы руководителю департамента, который раздаст их сотрудникам, попросит подписать и вернет уже с подписями.

Пусть HR-специалисты обзвонят руководителей департаментов и договорятся с каждым, как лучше организовать процесс подписания документов. Установите сроки, когда все должно быть сделано.

Читайте также:

«Сотрудников, которые делают что-то помимо своих обязанностей, поощряйте! Даже если превысите бюджет…»

Переводим персонал на посменную работу. Какие документы и как составить?

Трудовые инспекторы придут с проверкой. Рано или поздно. Как подготовиться к ней и отстаивать свои интересы уже в ходе нее

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатную подписку и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль