Аттестация персонала позволяет оценить профессиональный уровень работников, своевременно принять решение об обучение персонала. Расскажем, как провести процедуру, что делать с её результатами. Поделимся образцами документов, которые понадобятся для деловой оценки.
Что такое аттестация персонала в организации
Аттестация персонала — это определение текущей квалификации, знаний и умений работников организации. Процедура помогает оценить соответствие специалиста занимаемой должности, а также уровень профессиональной подготовки с дальнейшим присвоением квалификационного разряда.
В целом процедура аттестации персонала регламентируется законом, а внутри организации — отдельным Положением. Как правило, её выполняют раз в 2-4 года или по истечению срока действия контракта. Эксперты рекомендуют проводить процедуру только на основании официальных документов — без них оценку признают неофициальной.
Положение об аттестации: образец от Системы Кадры
Скачайте образец документа:
Цели аттестации персонала
Основная цель аттестации персонала — определить деловые качества и соответствие уровня квалификации выполняемой работе, а также оценить результаты труда сотрудников. Это не означает, что каждый работник, который не прошёл оценку, будет уволен. Чаще всего работодатель подбирает способы устранения недочётов в работе персонала, например, отправляет на обучение, прикрепляет к сотруднику более опытного специалиста-наставника.
Кроме основной цели есть и дополнительные задачи аттестации персонала:
- узнать степень мотивации персонала;
- определить вектор развития компании на ближайшие годы;
- повысить дисциплинированность сотрудников;
- проверить уровень соответствия компании корпоративной культуре.
Проведение аттестации персонала позволяет определить, нужны ли в штате дополнительные сотрудники с более высоким уровнем квалификации. Кроме того, она способствует выявлению различных проблем, формированию кадрового резерва, оценке эффективности деятельности организации. На основании результатов оценки происходит пересмотр размера заработной платы.
Какие сотрудники должны проходить аттестацию
По закону отдельные категории граждан не подлежат оценке, поэтому вы не имеете права в принудительном порядке заставить её проходить. Опирайтесь на таблицу при составлении списков сотрудников.
Таблица. Какие сотрудники должны пройти аттестацию, а какие не обязаны
|
Кто подлежит аттестации |
|
|
Кто не проходит оценку |
|
Учитывайте, что работодатель вправе решать, когда и при каких обстоятельствах проводить аттестацию и деловую оценку персонала. Но он не может принуждать сотрудников. Если они откажутся от внеочередной проверки, а вы начнёте пугать увольнением, возможны жалобы в трудовую инспекцию или прокуратуру. Права выбора нет у работников организаций, поднадзорных Ростехнадзору. Они обязаны проходить аттестацию согласно утверждённому графику, в противном случае не смогут выполнять должностные обязанности.
Образец графика, который составлен без ошибок и согласован с представителями Ростехнадзора
График составляют минимум за месяц до проведения аттестации и согласуют его с представителями Ростехнадзора. Если это сделать непосредственно тогда, когда надо проводить аттестацию персонала, работники вправе обжаловать сроки и не расписаться в документе. Соответственно, вам придётся пересматривать его.
Как провести аттестацию сотрудников: инструкция от Системы Кадры
Чтобы провести аттестацию сотрудников, закрепите порядок ее проведения в локальном акте организации, например в Положение об аттестации. Затем издайте приказ о проведении аттестации, определите состав аттестационной комиссии и известите сотрудников. После того как проведете аттестацию, оформите ее результаты. Эксперты Системы Кадры подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет провести аттестацию персонала. В ней вы найдете ответы на вопросы по аттестации и готовые образцы документов для каждого случая.
Виды аттестации персонала
Длительность и частота прохождения оценки на базе специальных учреждений зависит от вида аттестации персонала. Руководитель обязан информировать о дате за 1 месяц до её начала. Сотрудники должны быть готовы к тому, что оценочные мероприятия будут длиться от 3 месяцев до полугода.
Типы аттестации персонала
⇒ Очередная аттестация обязательна для всех сотрудников. Периодичность её проведения — 1 раз в 2 года для руководителей, 1 раз в 3 года для всех остальных.
⇒ При повышении в должности. Оценка проводится с целью выявить профессиональные качества, навыки и знания работника. Процедура позволяет понять, готов ли сотрудник к карьерному росту.
⇒ После окончания испытательного срока. С помощью неё руководитель проверяет, насколько специалист адаптировался.
⇒ При перемещении в другое подразделение аттестацию проводят только в том случае, если у сотрудника изменились обязанности.
Формы и методы аттестации персонала
Новые методики не всегда эффективны, а оценка по ним ошибочна. Если вы выбираете методы аттестации персонала в организации, берите во внимание распространённые формы оценки. Они доказали свою достоверность, так как используются на протяжении многих лет.
№1. Метод классификации. Он основан на заранее утверждённых критериях. Эксперты учитывают достижения и заслуги работника, дают общую оценку.
№2. Метод ранжирования. Аттестационные мероприятия направлены на расстановку специалистов по способностям к выполнению задач или по заслугам. В некоторых случаях применяют и другие критерии.
№3. Оценочная шкала. Она основана на пятибалльной оценке. В качестве основы выступает список, в котором перечислены характеристики. Руководитель проставляет оценки, опираясь на способности сотрудника, качество труда и прочие характеристики.
№4. Открытая аттестация персонала в организации. Это одна из новых методик. Её ввели в качестве альтернативы оценочным шкалам. Вместо баллов используют устную или письменную характеристику работников. Для получения достоверных результатов оценки рекомендуем выбирать коллегиальное или индивидуальное собеседование, письменное тестирование. Во время устной проверки сотрудников члены комиссии задают вопросы, после чего проверяют правильность ответов. Каждому специалисту присуждают определённое количество баллов, которые характеризуют степень профессионализма. Письменное тестирование не сильно отличается от устного.
Шпаргалка: все методы оценки персонала в ходе аттестационных мероприятий
Руководитель фирмы «Дельта» решил отправлять работников на собеседования, в ходе которых проводилась аттестация. Один из сотрудников получил низкий балл, хотя он был одним из лидеров компании. Менеджер начал выяснять причины. Оказалось, что работник растерялся и не сразу сообразил, что ответить. В ходе повторной оценки, которая была уже в письменной форме, специалист доказал свой профессионализм, получив высшую экспертную оценку.
Ежегодная аттестация кадровых специалистов – 2024
Разберитесь во всех изменениях трудового законодательства и освойте, как решать основные кадровые задачи, в программе «Ежегодная аттестация кадровых специалистов-2024». Узнаете, как без ошибок оформлять кадровые документы, вести воинский учет, сдавать новые отчёты и без проблем проходить проверки. Активируйте бесплатный доступ к программе на 7 дней — он откроется автоматически при переходе на сайт.
Этапы проведения аттестации персонала
Этап № 1. Перед началом проведения аттестации подумайте, что именно вы хотите проверить. Если в организации много сотрудников, разработайте план, согласно которому будет организован процесс экспертной оценки. Запишите показатели, которые вас интересуют. Выберите методики проверки персонала. Определите лиц, которые войдут в состав комиссии.
Обратите внимание. Состав комиссии может быть любым. Обычно в неё входят некоторые руководители, кадровики, эксперты. Если в организации имеется профсоюз, его представитель также привлекается к оценке, о чём сказано в ст. 82 ТК РФ и в письме Минтруда от 18.09.2019 № 14-3/В-742.
Этап № 2. Подготовьте Положение об аттестации, если его ранее не было. Чтобы облегчить процесс составления — опирайтесь на образец. Укажите в нём следующие данные:
- цели и задачи проверки;
- категории работников, подлежащих аттестации;
- сроки проведения, утверждённый график;
- порядок проведения проверки и состав аттестационной комиссии;
- критерии оценки;
- сроки и описание процедуры подведения итогов проверки.
Этап № 3. Издайте приказ в произвольной форме. В нём укажите вид, сроки аттестации, перечислите работников, которые будут оценены. В последующем ознакомьте с ним подчинённым под подпись. Если работник сам изъявил желание пройти аттестацию, попросите его написать соответствующее заявление.
Приказ о проведении аттестации: образец
Используйте при подготовке к аттестации работников:
Этап № 4. Дополнительно соберите необходимую информацию о каждом работнике, результаты предыдущего тестирования, анкетные листы и прочее. Документацию предоставьте аттестационной комиссии.
Этап № 5. Попросите сотрудников заполнить отчёты о выполненной работе, а сами приступайте к подготовке таблицы с критериями оценки. Будьте честны по отношению к специалистам — не завышайте оценку тем, с кем у вас теплые отношения.
Чек-лист: обязательные документы для проведения аттестации на соответствие занимаемой должности
Этап № 6. Комиссия проводит устное или письменное тестирование, изучает данные, предоставленные руководителем. После этого подготавливает заключение. Например, она может вынести вердикт, что работник соответствует занимаемой должности, условно соответствует или не соответствует. Эксперты пишут рекомендации работодателю в протоколе. В нём может быть указано отправить работника на обучение, повысить или понизить его в должности или же уволить.
Важно. Если в данный момент работник отсутствует по уважительной причине, его аттестацию переносят на другое время. Проводить оценку профпригодности без него нельзя.
Этап № 7. Комиссия систематизирует полученные результаты, составляет таблицу со сравнительными характеристиками, пишет рекомендации руководителю. Опираясь на них, вы сможете понять, кого можно повысить сейчас, а кого направить на обучение или сократить. Помимо всего прочего по итогам аттестации выпускается приказ, в котором указываются разработанные мероприятия, фиксируются изменения в расстановке кадров, должностных окладах, зачисление отличившихся работников в резерв на выдвижение, поощряются положительно аттестованные сотрудники.
Пригодится в работе:
Этап № 8. Если проводилась массовая аттестация, соберите коллектив и ознакомьте его с результатами. При индивидуальной оценке проводите беседу с тестируемым работником с глазу на глаз. Не критикуйте тех, кто показал плохие результаты, прилюдно.
Этап № 9. Отправьте на обучение работников, которые условно соответствуют занимаемой должности. В качестве альтернативного варианта вы можете перевести их на другую позицию. Однако учитывайте, что если такой рекомендации нет в протоколе, то возможны серьёзные разбирательства.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как начать учиться новому и не бросить на полпути: семь принципов успеха
Распространённые ошибки при аттестации персонала
Если система аттестации персонала не проработана, не исключены ошибки, которые приводят к неправильной оценке. Не проводите процедуру только для того, чтобы избавиться от неугодных работников. В противном случае вы испортите репутацию компании, так как негативные отзывы быстро распространятся. Не исключены и проверки, если работники начнут жаловаться в инстанции.
Пример
В компании «Омега» менеджер Сергей Иванович давно практиковал проведение аттестации, чтобы избавиться от работников, которые ему не нравились. После очередной проверки уволили двух молодых сотрудников — Ивана и Олега. Они решили не оставлять все так, как есть. После прохождения независимой оценки работники написали заявление в прокуратуру. В ходе выяснения обстоятельств, опроса других лиц, работающих в компании «Омега», выяснились намерения руководителя. Чтобы репутация фирмы не пострадала, сотрудников восстановили в должностях, а управленца уволили.
Низкий уровень информированности работников также негативно отражается на итогах оценки. Заранее предупреждайте об аттестации персонала, знакомьте работников с положением и приказом. Разъясняйте и особенности проведения процедуры. Дайте возможность подготовиться к ней.
Следите за тем, чтобы комиссия не сравнивала сотрудников друг с другом, не затрагивала личность специалистов, не меняла условия при аттестации. Важен одинаковый подход к работникам, занимающим одну и ту же должность. Для получения достоверных результатов должен быть большой диапазон оценок, которые в последующем суммируют.
Используйте вспомогательные оценочные инструменты, если вас насторожили итоги аттестации
Организация проведения аттестации персонала — важный этап, которому нужно уделять максимум внимания. Привлекайте непосредственных руководителей работников, учитывайте мнение опытных коллег. Если вы не готовы тратить время на подготовку к процедуре, передайте задачу на аутсорс.