Приказ на ежегодный отпуск можно составлять по форме Т-6 или Т-6а, а также на бланке организации. Расскажем, что в нем писать, дадим образцы приказов на отпуск, скачать которые можно в один клик.
Приказ о предоставлении ежегодного отпуска: по какой форме составлять образец
Приказ на отпуск — это обязательный локальный нормативный акт, который выступает обоснованием отсутствия работника на месте определенный период времени. Кроме того, документ нужен для начисления отпускных. Для оформления приказа чаще всего используют форму №Т-6 или №Т-6а, если отдыхать в один день идут сразу несколько сотрудников. Можно также применять бланк, который компания разработала сама: главное, чтобы в нем были основные сведения.
Образец приказа о ежегодном отпуске по форме Т-6
Форму приказа на отпуск, которую компания разработала самостоятельно, можно применять в индивидуальных случаях. Например, если речь идет об отпуске генерального директора. Учтите: гендир не может отправить в отпуск самого себя. Важно, чтобы в Уставе был перечень уполномоченных. Только у них будет право подписать распоряжение.
Эксперты журнала «Кадровое дело» подготовили большую подборку документов и автоматических расчетчиков, которые упростят вашу работу в период отпусков. Скачайте образцы и протестируйте сервисы прямо сейчас
За сколько дней писать приказ о ежегодном отпуске
Если отдельные уведомления о начале отпуска в компании не предусмотрены, приказ оформите не позднее чем за две недели до даты начала отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. Если такие уведомления были, то приказ составьте не позднее чем за один день до даты начала отпуска сотрудника. Распоряжение обязательно нужно подписать у руководителя организации и ознакомить с ним сотрудника под подпись.
Как составить приказ на отпуск и указать в нем периоды работы
Унифицированная форма приказа на отпуск состоит из трех разделов:
- «А» — основные ежегодные оплачиваемые отпуска;
- «Б» — дополнительные и иные виды отдыха;
- «В» — итоговый, в нем продолжительность отдыха суммируют.
Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск, заполняйте документ в соответствии со стандартными правилами ведения документации. Вносите в него обязательные данные:
- порядковый номер и дату составления документа;
- наименование организации;
- Ф.И.О. сотрудника, должность и подразделение, где он работает;
- вид используемого отпуска, например, ежегодный, дополнительный, по уходу за ребенком;
- период работы в приказе на отпуск в месяцах;
- длительность отпуска в календарных днях и период, когда сотрудник будет отсутствовать.
Бланк приказа на отпуск
В строке «за период работы» укажите индивидуальный рабочий год сотрудника, за который ему предоставляют отпуск. Это может быть как текущий рабочий год, так и более ранние, если у сотрудника накопились неиспользованные отпуска за прошлые годы. Рабочий год всегда отражайте в приказе полностью, независимо от того, весь отпуск использует сотрудник или только его часть. Учтите: что рабочий год часто не совпадает с календарным.
Моментально рассчитать количество календарных дней в периоде для заполнения приказа на отпуск любого типа поможет специальный расчетчик в Системе Кадры
Как составить приказ на ежегодный отпуск на несколько сотрудников
Бывают ситуации, когда в отпуск в конкретный день уходят сразу несколько сотрудников. В таком случае можно не издавать отдельный приказ на каждого, а сформировать один общий. Используйте для этого унифицированную форму № Т-6а. В целом правила ее заполнения не сильно отличаются от индивидуального бланка: также надо указать рабочие годы каждого сотрудника, продолжительность отдыха в календарных дней. Всех сотрудников, которых касается приказ, надо ознакомить с ним под подпись.
Образец приказа на отпуск сразу для нескольких сотрудников: форма № Т-6а
Что написать в приказе на отпуск за два периода
Если оформляете ежегодный отпуск за два периода работы, которые идут подряд, то в приказе на отпуск в строке «за период работы» укажите совокупный период за два рабочих года. Например, «с 1 сентября 2021 года по 31 августа 2023 года». Если два рабочих года идут не подряд, то укажите их через запятую. Например, «с 1 сентября 2018 года по 31 августа 2019 года, с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года». В разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие рабочие годы их предоставляют.
Приказ о предоставлении ежегодного отпуска за разные периоды работы
Учитывайте, что отпуск хоть и можно давать за прошлые годы, если работник их вовремя не израсходовал, но все-таки нежелательно. Старайтесь следить за тем, чтобы все вовремя использовали все дни или писали заявление на компенсацию. Если при проверках инспекторы ГИТ обнаружат, что на протяжении многих лет сотрудники не брали отпуска, то возникнет много вопросов. Не факт, что в итоге не обнаружат нарушения ТК РФ.
Сроки хранения приказа на отпуск
Согласно Перечню типовых управленческих документов и сроков их хранения, приказы на ежегодные отпуска сотрудников должны храниться не менее 5 лет, а об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда, отпусках без сохранения и по уходу за ребенком сроки другие:
- 75 лет, если документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года;
- 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 1 января 2003 года.
Учтите, что начало срока хранения приказа — 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не дата их создания. Если вы уничтожите документ раньше — ждите штраф.
Смотрите в Системе Кадры: Сроки хранения всех кадровых документов
В каких еще случаях понадобится приказ на отпуск
Ежегодный оплачиваемый отпуск — не единственный случай, когда понадобится издать приказ. В той же унифицированной форме Т6 есть возможность указать тип отпуска, для которой составляют приказ. А именно:
- дополнительный оплачиваемый;
- учебный;
- без сохранения заработной платы;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком.
Распоряжение на отпуск оформляйте на основании утвержденного графика или заявления работника, где должно быть указано, какой вид отдыха и на какой срок он просит предоставить, будут ли эти дни оплачиваемыми. Образцы приказов для разных типов отпусков скачайте ниже:
