Массовый подбор персонала: как провести и автоматизировать

Как автоматизировать подбор персонала

Успех рекрутинговой кампании зависит от time to offer — это срок с момента отклика до предложения о работе. Массовый подбор требует оперативности: на одного кандидата претендуют сразу несколько компаний-конкурентов. В России рекордно низкая безработица — всего 3%. Как следствие, работодатели испытывают кадровый голод. 

Далее опишем основные уровни воронки подбора, проблемы, с которыми сталкивается эйчар, и как автоматизация помогает выиграть время и нанимать более качественных соискателей. 

Этап 1. Формирование вакансии

Типичные проблемы:

• вместо описания вакансии присылают копипаст должностной инструкции (в реальности многие требования излишни);

• долгие этапы согласования текста вакансии перед публикацией (в среднем и крупном бизнесе).

Как поможет автоматизация:

• заказчик сам заполняет форму заявки с требованиями к соискателю, обязанностями и условиями работы;

• заявка последовательно «падает» в ответственные отделы: финансовый, юридический и т.д.

Максим Королёв, руководитель продуктового направления «Поток Рекрутмент»:

Массовка — это всегда про большие массивы информации и повторяющиеся процессы: определить потребность, создать и опубликовать вакансию, отработать отклик, связаться с кандидатом, отправить ему оффер или или отказать. И опять на новый круг. 

Как тут можно помочь рекрутеру?  В «Поток Рекрутменте» есть модуль для автоматизации подбора «синих воротничков». В этом модуле рекрутер может в рамках одной вакансии создавать конкретные задачи (потребности) по подбору. Потребность будет содержать всю необходимую информацию: количество FTE к подбору, адрес вакансии, график работы, период закрытия, приоритет, ответственный. Не нужно каждый раз создавать вручную новую заявку. 

Этап 2. Публикация

Типичная проблема:

публикация вакансий на профильных площадках, в соцсетях и в телеграм-каналах расширяет воронку подбора — но в ручном режиме отнимает часы работы. 

Как поможет автоматизация:

• оставаясь в одном интерфейсе, можно создавать и размещать объявления на нескольких площадках. Например, сервис «Поток Рекрутмент» умеет публиковать вакансии на площадках hh.ru, SuperJob, Авито, в соцсетях (VK, LinkedIn) и на карьерных страницах;

• редактировать объявление можно в одной системе – изменения отобразятся одновременно на всех площадках.

Этап 3. Подбор кандидатов

Типичная проблема: 

при массовом подборе из 1000 откликов ¾ могут оказаться нерелевантными. Отсмотреть вручную 750 заведомо неподходящих кандидатов — колоссальная потеря времени. 

Как поможет автоматизация:

• Скоринг. Рекрутер загружает компетенции, которым должен соответствовать идеальный кандидат. ИИ сравнивает отклики с образцом. Кандидаты, резюме которых не преодолело заданного порога (например, 70%), получат автоматический отказ.

• Анкетирование. Робот отсеет нерелевантных кандидатов из оставшихся простым опросом в чат-боте или с помощью голосового бота.

• Массовые действия. ATS позволяет совершать массовые действия с кандидатами. В пару кликов можно отобрать кандидатов на вакансию, деперсонализировать их, изменить статус в воронке и отправить письма.

Максим Королёв, руководитель продуктового направления «Поток Рекрутмент»:

Система скоринга не выявит лучших, но отсеет очень длинный «хвост» из соискателей, которые откликнулись «просто так». В основе — технология ML-модели, которая реализована, к примеру, в сервисе «Поток Рекрутмент». 

На рутинные уточнения, есть ли у соискателя водительские права (на вакансию водителя) или медкнижка (для общепита), рекрутеры потратили бы часы. 

Добавлю, что есть иностранные продвинутые решения, пока недоступные на российском рынке:

• роботы умеют назначать собеседования кандидатам, предлагая свободные слоты рекрутера;

• ИИ SkillsCloud «расщепляет» базу кандидатов на навыки, которые требуются для разных должностей. Например, в UX-исследователи могут взять кандидата с опытом в техподдержке: ему нетрудно разобраться в продукте, в том числе в технической части, а также коммуницировать с людьми.

Этап 4. Коммуникация с кандидатом

Типичная проблема — соискатели «отваливаются»:

• из-за обилия каналов коммуникации, особенно если рекрутеров несколько; причем каждый HR-специалист изобретает свой стиль коммуникации;

• так как кандидат, с которым договорился рекрутер, не доходит до очного собеседования; часть не устраивает компания, часть успевает переманить компания-конкурент. 

Как поможет автоматизация:

• шаблоны писем кандидатам позволят сократить время на коммуникацию, избежать гостинга;

• учет времени нахождения на этапе (SLA) поможет увидеть соискателей. которые слишком долго находятся на том или ином этапе подбора;

• автоматические оповещения участников процесса. Система напомнит заказчику дать обратную связь по кандидату. 

Максим Королёв, руководитель продуктового направления «Поток Рекрутмент»:

ATS позволяет собрать в единое окно историю взаимодействия с кандидатом: первые сообщения на работных сайтах, SMS, переписка в соцсетях, записи звонков.

Для поддержания единого tone of voice и экономии времени рекрутеры создают шаблоны ответов на разные случаи и сохраняют их на платформе.

Этап 5. Оценочные процедуры

Типичные проблемы при проверке службой безопасности:

• непрозрачность процедуры проверки;

• слишком долгие сроки проверки; 

• часто анкеты заполняют вручную, что повышает риск ошибок.

Как поможет автоматизация:

• проверка по формальным признакам займет не более получаса;

• участники видят весь процесс согласования в одной системе;

• SLA не дает затянуть с обработкой кандидатов, которые слишком долго находятся на том или ином этапе.

Максим Королёв, руководитель продуктового направления «Поток Рекрутмент»:

Все базы, по которым службы безопасности проверяют соискателей, известны. Их примерно 30. В системе «Поток Рекрутмент» скоро появится возможность заполнить анкету для СБ онлайн. Далее данные прогоняются по общедоступным базам: информация о судимости, об административных правонарушениях, кредитной нагрузке и др. Время автоматической проверки — около получаса. 

Этап 6. Оффер

Типичные проблемы:

• рекрутеру важно быстро сгенерировать письмо-оффер и не ошибиться в деталях;

• нужно передать кандидата из HR-системы в кадровую.

Максим Королёв, руководитель продуктового направления «Поток Рекрутмент»:

Наша система позволяет подтягивать данные для оффера прямо из вакансии: вероятность ошибки с обязанностями, зарплатой и системой бонусов — околонулевая.

Далее, если нужно, текст оффера проходит согласование у нанимающих менеджеров, и специалисты по кадрам подгружают данные кандидата в систему кадрового электронного документооборота. Можно начинать пребординг и онбординг новичка.

Резюме

Итак, воронка массового подбора — это многоуровневый процесс для отбора кандидатов на однотипные вакансии за максимально короткое время.

Какие процессы при массовом рекрутменте улучшит автоматизация:

• подготовку текста вакансии;

• холодный поиск и отбор подходящих резюме;

• поиск людей в имеющейся базе соискателей;

• оценку релевантности кандидатов за счет ML-технологий.

Автоматизация на каждом этапе освобождает эйчару драгоценное время на работу с релевантными кандидатами: интервью, согласование, сопровождение одобренных кандидатов.

Максим Королёв, руководитель продуктового направления «Поток Рекрутмент»:

Система «Поток Рекрутмент» на базе искусственного интеллекта:

• выстроит единый удобный процесс массового подбора;

• минимизирует рутину HR-специалистам;

• сократит время на наем каждой единицы;

• предоставит прозрачную аналитику;

• повысит эффективность HR-департамента компании.

Это решение легко быстро внедрить в IT-инфраструктуру компании и адаптировать под бизнес любой отрасли. 

Попробовать демоверсию сервиса «Поток Рекрутмент».