Какие возможности открывает для компании переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и на что обращать внимание в функционале решения, рассказывает Елизавета Скибина, аналитик продукта «Цитрос КЭДО» компании SL Soft.
Система КЭДО призвана упорядочить цифровизацию, обработку и хранение документов отдела кадров за счет отказа (полного или частичного) от бумажных носителей. При использовании КЭДО формируется единое цифровое досье сотрудника, информация в котором автоматически обновляется на протяжении всего времени, что он работает в компании.
Что получает организация при внедрении КЭДО
- Экономию времени: процесс подписания документов ускоряется в несколько раз, что особенно актуально для компаний, имеющих разветвленную офисную сеть или распределенные команды специалистов.
- Сохранение юридической значимости документов: они признаются контролирующими органами и регуляторами и не требуют дублирования на бумажных носителях.
- Сокращение рисков нарушения ТК РФ: при внедрении КЭДО все документы будут подписаны в срок, любой из них можно легко найти в системе при необходимости.
- Облегчение работы HR-специалистов: необходимо только проконтролировать, чтобы тот или иной сотрудник нажал нужную кнопку в системе. Освободившись от рутинных задач, специалисты могут больше времени посвятить развитию бренда работодателя, рекрутингу и решению оперативных вопросов.
- Снижение затрат: уменьшаются расходы на бумагу, логистику (курьерские и почтовые службы) и хранение документов. Но, самое главное, происходит оптимизация рабочего времени сотрудников.
Какие функции должны быть доступны в наиболее современных продуктах для КЭДО
- Простая, бесплатная и легальная выдача электронных подписей, поскольку все сотрудники будут использовать цифровую подпись для оформления документов.
- Поэтапное расширение функционала КЭДО: при переходе на электронный документооборот компания вначале может использовать ПЭП, затем –НЭП или КЭП. И в решении для КЭДО должна быть возможность перехода на разные виды электронных подписей. «Цитрос КЭДО» позволяет выпускать УНЭП с помощью удостоверяющего центра «Астрал.Платформа». Делать это могут как администраторы системы, так и специалисты службы управления персоналом. Выпуск подписи осуществляется через цифровое досье сотрудника: необходимо кликнуть на его личную карточку и выбрать «выпустить сертификат». Откроется дополнительное диалоговое окно с данными специалиста, после их проверки и подтверждения происходит идентификация пользователя на портале «Госуслуги», и в личном деле пользователя появляется уникальный номер сертификата, а закрытая часть (ключ подписания) остается в УЦ. Таким образом, при подписании пользователь взаимодействует непосредственно с сервисами УЦ (получает pin-коды подтверждения подписания), а компания работодателя избавлена от необходимости поддерживать, хранить и обновлять сертификаты, крипто-средства на рабочих местах.
- Возможностью интеграции с кадровыми системами («1С», «БОСС», SAP HR и пр.).
- Автоматизация различных проверок сведений в государственных источниках и архивное хранение кадровых документов. Многие из них должны быть доступны на протяжении 50 или 75 лет, а юридическая значимость электронного документа обеспечивается сроком действия электронной подписи. Поэтому необходим механизм продления электронной подписи.
- Интеграция с федеральной информационной системой «Работа России»: порталом, который предоставляет физическим лицам возможность подписания и хранения документов.
- Интеграция с приложением «Госключ»: с его помощью можно подписывать документы и заключать сделки.
По умолчанию у системы КЭДО должны быть гибкими маршрутизация кадровых документов, а также ролевая модель и настройки доступа (это важно для работы с персональными данными, доступ к которым есть у ограниченного круга лиц).
Важна и возможность настраивать рабочие места, чтобы они были доступны не только администратору, но и рядовым пользователем. Полезна будет и поддержка версионирования документов (чтобы при необходимости посмотреть не только текущий вариант, но и предыдущие).
Необходима гибкая настройка уведомлений и возможность их отправки по различным каналам (электронной почте, СМС и т.д.), а также доступ к работе с мобильных устройств, с помощью мобильных приложений и веб-браузеров – ведь в процесс вовлечено много пользователей, часто находящихся вне офисов и стационарных рабочих мест.
Кроме того, часть кадровых процессов все равно отражена и ведется и на бумажных носителях, поэтому система КЭДО должна уметь работать и с ними.
Остается ли место бумаге?
Небольшую часть кадровых процессов до сих пор необходимо вести на бумаге – поэтому система КЭДО должна уметь работать и с такими носителями. Часть сотрудников может отказаться от перехода на кадровый ЭДО – законодательно это допустимо, значит, система должна бесшовно встраивать «бумажный мир», чтобы не терять эффективности для цифрового большинства.